执法档案信息管理制度

PAGE执法档案信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司执法档案信息管理，规范执法档案信息的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等环节，确保执法档案信息的真实性、完整性、安全性和保密性，提高公司执法工作的规范化水平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及执法工作的部门和人员，包括但不限于执法机构、执法人员以及与执法档案信息管理相关的其他部门。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保执法档案信息管理活动合法合规。2.真实准确原则：执法档案信息应如实记录执法过程和结果，保证信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施保障执法档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息严格保密。4.规范统一原则：统一执法档案信息管理的标准和流程，确保档案格式、内容结构等方面的规范性和一致性。5.便捷高效原则：在保证档案信息质量的前提下，优化管理流程，提高管理效率，便于执法档案信息的查询、使用和共享。二、执法档案信息管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善执法档案信息管理制度，并组织实施。2.指导和监督各执法部门的执法档案信息收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理执法档案信息，建立执法档案信息数据库，确保档案信息的安全存储和有效利用。4.定期对执法档案信息进行检查、清理和鉴定，按照规定进行档案的保管和销毁。5.负责执法档案信息的查阅、借阅和复制等服务工作，严格执行审批程序。（二）执法部门职责1.负责本部门执法档案信息的收集、整理和初步审核工作，确保档案信息的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的执法档案信息移交归档。3.配合档案管理部门做好执法档案信息的查询、借阅等工作，提供必要的协助和说明。4.负责对本部门执法档案信息管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（三）其他相关部门职责1.协助档案管理部门和执法部门做好执法档案信息管理工作，提供必要的技术支持和保障。2.在各自职责范围内，对涉及执法档案信息的工作进行监督和管理，确保信息的合法使用。三、执法档案信息的收集与整理（一）收集范围执法档案信息收集范围包括但不限于以下内容：1.执法依据文件，如法律法规、规章、规范性文件等。2.执法案件相关材料，包括立案审批表、调查取证材料、询问笔录、现场检查记录、鉴定报告、处罚决定书等。3.执法过程中的视听资料，如执法记录仪拍摄的视频、音频等。4.与执法工作相关的会议纪要、工作汇报、请示批复等文件。5.其他与执法档案信息管理有关的资料。（二）收集要求1.各执法部门应明确专人负责执法档案信息的收集工作，确保信息收集的及时性和准确性。2.收集的执法档案信息应真实、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于执法过程中形成的电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性。4.收集的执法档案信息应注明来源、形成时间、保管期限等相关信息。（三）整理要求1.执法档案信息应按照分类标准进行整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.同一案件的档案信息应集中整理，按照案件办理流程的先后顺序排列，便于查阅和管理。3.每份档案应编制页码，填写档案目录，注明档案内容的标题、日期、页码等信息，确保目录清晰、准确。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效或无关的信息，保证档案信息的精炼和有效。四、执法档案信息的存储与保管（一）存储方式1.执法档案信息应采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（二）保管期限执法档案信息的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于一些时效性较强、对后续执法工作参考价值较小的档案信息。2.中期保管期限为[X]年，适用于一般执法案件的档案信息，对公司执法工作具有一定的参考价值。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及重大案件、具有重要历史意义或对公司执法工作有长期参考价值的档案信息。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案信息的安全存储。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。4.对电子档案应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露和非法访问。五、执法档案信息的使用与共享（一）使用权限1.执法档案信息的使用应严格按照规定的权限进行，未经授权不得擅自查阅、借阅或复制档案信息。2.执法部门工作人员因工作需要查阅本部门执法档案信息的，应填写《执法档案信息查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.其他部门人员因工作需要查阅执法档案信息的，应填写《执法档案信息查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）使用要求1.使用执法档案信息时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息中的国家秘密、商业秘密和个人隐私。2.查阅档案信息应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.使用执法档案信息后，应及时归还档案管理部门，不得擅自留存或转借他人。（三）共享规定1.执法档案信息的共享应遵循合法、必要、安全的原则，严格控制共享范围和共享方式。2.因工作需要共享执法档案信息的，应填写《执法档案信息共享申请表》，明确共享目的、共享对象、共享内容等信息，经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可进行共享。3.共享执法档案信息时，应采取加密传输、授权访问等安全措施，确保信息在共享过程中的安全。六、执法档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定原则执法档案信息的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立执法档案信息鉴定小组由档案管理部门、执法部门以及相关业务专家组成，负责对执法档案信息进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案信息的真实性、完整性和准确性。2.档案信息与执法工作的相关性和重要性。3.档案信息的保管期限是否已满。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的执法档案信息进行清理，提出拟鉴定的档案清单。2.鉴定小组对拟鉴定的档案信息进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案信息的存毁意见。3.鉴定小组形成鉴定报告，报公司分管领导审批。（五）销毁程序1.经批准销毁的执法档案信息，由档案管理部门按照规定进行销毁。2.纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.电子档案应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并进行备份验证，确保数据彻底删除。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，记录保存期限与原档案保管期限一致。七、监督与检查（一）监督机制1.建立健全执法档案信息管理监督机制公司内部审计部门定期对执法档案信息管理工作进行审计监督，检查制度执行情况和档案信息管理的规范性。2.档案管理部门应加强对执法档案信息管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.执法档案信息管理制度的执行情况。2.执法档案信息的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等环节的工作质量。3.执法档案信息管理工作中存在的问题及整改情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应提交整改报告，由档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对违反