档案材料安全管理制度

PAGE档案材料安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案材料的安全管理，确保档案材料的完整、准确、系统，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案材料的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案材料的安全置于首位，采取有效措施防止档案材料的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案材料进行分类、整理、保管和利用，提高管理效率和质量。4.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案材料的作用，为公司各项工作提供有力支持。二、档案材料的范围及分类（一）档案材料范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司经营活动中产生的合同、协议、订单、发票、报表等业务文件。3.公司内部管理活动中形成的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结等文件。4.公司技术研发活动中产生的技术方案、实验报告、专利申请等技术文件。5.公司员工人事档案，包括入职申请表、劳动合同、薪资记录、培训记录、考核评价等。6.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司其他具有保存价值的文件、资料、图表、音像等材料。（二）档案材料分类1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等文件，行政管理规章制度，会议记录，工作计划与总结，公文收发，印章管理等相关材料。2.业务经营类档案：涵盖合同、协议、订单、销售记录、采购文件、市场调研报告等与公司业务经营活动相关的材料。3.技术研发类档案：包含技术方案、实验数据、研究报告、专利申请文件、技术图纸等技术研发过程中产生的材料。4.人事管理类档案：主要有人事档案（入职申请表、劳动合同、薪资记录、培训记录、考核评价等），员工招聘、培训、晋升、奖惩等相关文件。5.财务管理类档案：包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务管理活动中形成的材料。6.其他类档案：如公司重大活动记录、荣誉证书、宣传资料、客户档案等不属于上述分类的档案材料。三、档案材料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保各类档案材料及时、完整地收集。2.在业务活动结束后，相关人员应及时将形成的档案材料移交至档案管理部门，不得拖延或擅自留存。3.对于外来文件、资料等，应按照规定进行登记、签收，并及时传递给相关部门进行处理，处理完毕后将相关档案材料收集归档。（二）整理规范1.档案管理部门应按照档案材料的分类标准，对收集到的档案材料进行整理。2.整理过程中，应确保档案材料的齐全、完整，对破损、褪色的材料进行修复或复制。3.按照一定的顺序对档案材料进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。4.对于电子档案材料，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案材料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性等物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）保管方式1.档案材料应根据其性质和保存期限，分别采用纸质档案和电子档案两种保管方式。2.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，并建立相应的档案架、档案柜等存储设备。3.电子档案应存储在专用的存储介质上，并进行备份。备份存储介质应分别存放在不同的地点，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。4.对于重要的电子档案，应采用加密存储等技术手段进行保护，确保档案信息的安全。（三）保管期限1.档案材料的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销文件，公司章程，重要合同协议，财务审计报告等具有重要历史价值和法律意义的档案材料。3.长期保管的档案一般保管期限为10年以上，包括公司一般性业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年以下，如一般性的会议记录、工作计划等。（四）定期盘点1.档案管理部门应定期对档案材料进行盘点，确保档案材料的实际数量与档案目录记录一致。2.盘点工作每年至少进行一次，盘点结果应形成书面报告，对发现的问题及时进行处理。3.对于丢失、损坏的档案材料，应查明原因，采取相应的补救措施，并追究相关人员的责任。五、档案材料的利用（一）利用原则1.档案材料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.利用档案材料应填写档案利用申请表，明确利用目的、利用范围、利用期限等内容，经档案管理部门负责人审批后方可进行。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅纸质档案或电子档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。2.借阅档案：对于确需借阅的档案材料，应按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅者应妥善保管档案材料，不得转借他人，不得在档案材料上批注、涂改、污损。3.复制档案：因工作需要复制档案材料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案材料应与原件一致，复制件应加盖档案管理部门印章。（三）保密规定1.档案管理人员应对档案材料的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案利用过程中，利用者应遵守保密规定，不得擅自传播、公布档案内容。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案材料，应采取特殊的保密措施。3.档案管理部门应加强对档案利用场所的管理，确保档案利用过程中的安全和保密。六、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理部门应定期对保管期满的档案材料进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员等组成。3.鉴定小组应根据档案材料的内容、性质、历史价值、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和公司制定的鉴定标准进行鉴定。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案材料，应填写档案销毁申请表，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案一般应采用焚烧、粉碎等方式销毁，电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应作为档案管理工作的重要资料进行保存，保存期限与相应档案材料的保管期限一致。七、档案材料的安全防护措施（一）防火措施1.档案库房应配备符合国家标准的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.档案库房内严禁使用明火，如需进行电气焊等明火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.定期组织档案管理人员进行消防安全培训，提高消防安全意识和应急处置能力。（二）防潮措施1.档案库房应安装防潮设备，如除湿机等，保持库房内湿度适宜。2.档案存储设备应放置在通风良好、干燥的地方，避免档案材料受潮发霉。3.对于受潮的档案材料，应及时进行干燥处理或修复，防止档案材料损坏。（三）防虫措施1.档案库房内应定期进行清洁卫生，保持环境整洁，防止害虫滋生。2.在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸等，但应注意避免对档案材料造成损害。3.对档案材料进行定期检查，发现虫害应及时采取措施进行处理。（四）防盗措施1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全防护设施，确保档案库房的安全。2.档案库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。下班时，应确保档案库房门窗关闭，监控设备正常运行。3.加强对档案库房周边环境的巡查，发现异常情况及时报告并处理。（五）防光措施1.档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免阳光直射档案材料。2.对于需要长期保存的档案材料，应尽量减少光照时间，防止档案材料褪色、老化。（六）防尘措施1.档案库房应安装空气过滤设备，减少灰尘进入库房。2.档案管理人员进入库房时应穿戴工作服、工作帽等，防止灰尘沾染档案材料。3.定期对档案库房进行清洁，清除灰尘。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责档案管理人员的培训、考核和管理，提高档案管理队伍的业务素质和工作水平。3.审核档案材料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作流程，确保档案管理工作规范、有序。4.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案材料的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案材料的完整、准确、系统。2.按照档案保管要求，做好档案材料的保管工作，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案材料的安全。3.负责档案材料的利用服务工作，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅、复制等服务，并做好登记和记录。4.参与档案材料的鉴定和销毁工作，按照规定程序进行操作，并做好相关记录。5.负责档案管理信息化建设，建立和维护电子档案管理系统，确保电子档案的安全存储和有效利用。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断提高档案管理工作质量。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案材料的