学校地震档案管理制度

PAGE学校地震档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校地震档案的科学管理，有效保护和利用地震档案资源，提高学校应对地震灾害的能力，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在地震监测、预防、应急处置等工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校地震档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，规范地震档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.安全保密原则保障地震档案的安全，防止档案信息泄露，确保国家秘密和学校利益不受损害。4.服务利用原则充分发挥地震档案的作用，为学校地震工作决策、教学科研、应急处置等提供有效服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校地震档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校地震档案，接收、整理、保管、统计和提供利用地震档案。3.指导和监督各部门地震档案的形成、积累和整理工作。4.定期对地震档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁。5.开展地震档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门地震档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好地震档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作。3.按照规定的范围和要求，及时向档案管理部门提供利用地震档案的相关信息。三、档案收集（一）收集范围1.地震监测数据包括地震台站的观测记录、仪器设备运行数据、地震监测报告等。2.地震预防资料如地震应急预案、地震灾害风险评估报告、地震科普宣传资料等。3.地震应急处置文件包括地震应急响应记录、救援行动方案、人员伤亡和财产损失统计等。4.地震科研成果有关地震研究的论文、著作、科研项目报告等。5.其他与地震工作相关的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责地震档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对重要的地震档案资料，应同时收集电子版本，并确保电子数据与纸质档案一致。4.档案收集过程中，应做好记录，注明档案的来源、日期、内容等信息。四、档案整理（一）分类标准1.按照地震工作的不同阶段和内容，将地震档案分为地震监测类、地震预防类、地震应急类、地震科研类等类别。2.在每个类别下，再根据档案的具体内容和性质进行细分。例如，地震监测类可分为地震台站档案、监测数据档案等；地震预防类可分为应急预案档案、风险评估档案等。（二）整理方法1.对收集到的地震档案资料进行分类、编号、编目。2.按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查询和利用。4.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的地震档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和保管期限进行分类存放。（二）保管期限1.根据地震档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、涉及学校重大利益或对地震工作有长期指导意义的文件资料。3.长期保管的档案一般为保存10年以上至50年的文件资料，如地震监测数据、应急预案等。4.短期保管的档案为保存10年以下的文件资料，如临时性的地震工作记录等。（三）保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因地震工作决策、教学科研、应急处置等需要，可查阅、借阅地震档案。2.校外单位因工作需要，并经学校批准，可查阅、借阅相关地震档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅因工作需要借阅地震档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、用途等信息。利用登记应长期保存，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对地震档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限、重要性和利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对地震档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理库存档案，对超过保管期限的档案进行初步筛选。2.将初步筛选的档案提交鉴定小组进行鉴定。鉴定小组根据档案的内容、价值等因素，逐一进行审查，并提出存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，编制销毁清单，经学校主管领导批准后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。销毁过程中，应安排专人监销，确保档案彻底销毁。2.对电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并对销毁情况进行记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校地震档案信息管理系统，实现地震档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.对已整理好的地震档案进行数字化录入，确保电子数据与纸质档案一致。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行更新和维护，保证数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.加强地震档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.