档案人员岗位资格制度

PAGE档案人员岗位资格制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，确保档案管理工作的规范化、科学化、制度化，特制定本档案人员岗位资格制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有从事档案管理工作的人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.专业胜任原则：档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，能够胜任档案管理工作。3.动态管理原则：根据公司发展和档案管理工作的需要，对档案人员岗位资格进行动态调整和管理。二、档案人员岗位资格要求（一）基本条件1.遵守国家法律法规，具有良好的职业道德和敬业精神。2.具备高中以上文化程度。3.身体健康，能够适应档案管理工作的需要。（二）专业知识1.熟悉国家档案工作的方针、政策和法规，了解档案管理的基本理论和方法。2.掌握档案管理学、文书学、档案保护技术等专业知识。3.熟悉公司各类档案的形成规律和特点，了解公司业务流程。（三）业务能力1.具备档案收集、整理、鉴定、保管、利用等业务操作能力。2.能够熟练使用档案管理软件和办公软件，进行档案信息的录入、检索和统计分析。3.具有较强的沟通协调能力和团队合作精神，能够与公司各部门有效沟通，开展档案管理工作。（四）资格证书档案管理人员应取得相应的档案人员岗位资格证书。档案人员岗位资格证书分为初级、中级和高级三个等级，具体要求如下：1.初级档案人员岗位资格证书：具备基本条件，掌握档案管理基础知识和技能，经培训考核合格后取得。2.中级档案人员岗位资格证书：在取得初级证书后，从事档案管理工作满三年，具备较系统专业知识和较强业务能力，经培训考核合格后取得。3.高级档案人员岗位资格证书：在取得中级证书后，从事档案管理工作满五年，具有丰富的档案管理经验和较高的专业水平，经培训考核合格后取得。三、档案人员岗位资格取得与管理（一）取得方式1.培训：公司定期组织档案人员参加专业培训，培训内容包括档案管理法律法规、专业知识和业务技能等。培训可邀请专家授课、内部交流研讨等方式进行。2.考核：培训结束后，组织档案人员进行考核。考核分为理论考核和实践考核两部分，理论考核采用闭卷考试形式，实践考核通过实际操作和案例分析等方式进行。考核成绩合格者颁发相应等级的档案人员岗位资格证书。3.继续教育：鼓励档案人员参加继续教育，不断更新知识结构，提高业务水平。档案人员每年应参加不少于规定学时的继续教育学习，学习内容包括新知识、新技术、新法规等。（二）证书管理1.档案人员岗位资格证书由公司统一保管，建立证书管理台账，记录证书颁发、使用、更换等情况。2.档案人员岗位资格证书有效期为三年，有效期满需重新参加培训考核，合格后方可换发新证。3.档案人员岗位资格证书遗失或损坏的，应及时向公司提出申请，经核实后予以补发。（三）岗位调整1.档案人员因工作需要调整岗位的，应根据新岗位的要求，重新评估其岗位资格。如不具备相应资格，应进行培训考核，合格后方可上岗。2.档案人员晋升职务的，应具备相应等级的档案人员岗位资格证书。四、档案人员岗位职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.组织档案人员的培训和考核，提高档案人员的业务素质和工作能力。3.负责档案管理工作的经费预算和使用，保障档案管理工作的正常开展。4.定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题，确保档案管理工作质量。5.协调公司各部门之间的档案管理工作，促进档案信息资源的共享和利用。（二）档案管理人员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等具体工作。2.按照档案管理的规范和标准，对档案进行分类、编号、装订、上架等操作，确保档案的整齐有序。3.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.做好档案的安全保密工作，严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。5.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。6.协助公司各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，指导兼职档案员开展工作。五、档案人员培训与考核（一）培训计划1.根据档案人员岗位资格要求和公司档案管理工作实际，制定年度培训计划。培训计划应明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间和培训人员等。2.培训计划应具有针对性和实用性，注重培训效果的评估和反馈。根据培训效果，及时调整培训计划，确保培训质量。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训可采用内部培训与外部培训相结合的方式。内部培训由公司档案管理部门负责人或业务骨干担任讲师，外部培训可邀请档案管理专家、学者或培训机构进行授课。2.培训过程中，应注重教学方法的多样性和灵活性，采用课堂讲授、案例分析、小组讨论、实地操作等多种教学方法，提高培训效果。3.建立培训档案，记录培训内容、培训时间、培训人员、考核成绩等信息，为档案人员的培训管理提供依据。（三）考核评价1.培训结束后，对档案人员进行考核评价。考核评价应包括培训内容的掌握程度、实际操作能力、工作态度等方面。2.考核评价采用考试、撰写心得体会、实际操作演示等方式进行，考核成绩应与档案人员的岗位晋升、薪酬调整等挂钩。3.对考核不合格的档案人员，应进行补考或重新培训，直至考核合格为止。六、档案人员监督与奖惩（一）监督检查1.公司定期对档案人员的岗位资格情况进行监督检查，检查内容包括档案人员是否具备相应的岗位资格证书、是否按规定参加继续教育、是否履行岗位职责等。2.监督检查可采用查阅档案、实地查看、问卷调查、个别访谈等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）奖励1.对在档案管理工作中表现突出、取得显著成绩的档案人员，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。2.档案人员在档案管理工作中提出合理化建议，被公司采纳并取得良好效果的；或在档案业务竞赛中获得优异成绩的，可给予相应奖励。（三）惩罚1.对不具备档案人员岗位资格证书上岗的，或未按规定参加继续教育的档案人员，责令其限期改