档案材料流程管理制度

PAGE档案材料流程管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案材料流程管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案材料形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案材料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的档案材料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案材料的内容和数据应准确无误，整理和归档应符合规范要求。4.安全性原则：采取有效措施确保档案材料的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.及时性原则：档案材料应及时形成、收集、整理和归档，确保档案信息的时效性。二、档案材料的形成与收集（一）档案材料的形成1.公司各部门及员工在日常工作中应按照国家法律法规、行业标准及公司相关规定，及时形成各类档案材料。档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，并注明形成日期、责任者等信息。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案材料，相关部门应指定专人负责记录和整理，确保材料的全面性和准确性。（二）档案材料的收集1.各部门应明确档案材料收集责任人，负责定期收集本部门形成的档案材料。收集责任人应按照档案材料的分类目录，对各类档案材料进行全面收集，确保无遗漏。2.对于公司内部流转的文件、资料等，应在办理完毕后及时送交档案管理部门或指定的档案收集点。3.涉及公司外部往来的文件、信函、合同等档案材料，由相关业务部门负责收集，并在规定时间内移交档案管理部门。4.档案收集责任人应认真核对收集的档案材料，确保材料的质量和数量符合要求。对于不符合要求的档案材料，应及时与形成部门沟通，要求其补充或更正。三、档案材料的整理（一）整理要求1.档案管理部门应按照档案材料的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行科学分类、组卷和编目。2.档案材料应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，同一类别的档案材料应集中整理。3.组卷时应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.编目应准确反映档案材料的内容和排列顺序，包括案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背等。（二）分类标准1.行政类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务类：根据公司业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理等类别，每个类别下再根据具体业务内容进一步细分。3.项目类：针对公司的各类项目，按照项目名称进行分类，每个项目档案下包括项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、项目实施过程中的各类文件、验收报告等。4.财务类：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。5.技术类：包括公司的技术研发文件、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。（三）编号规则1.档案类别代码：采用大写字母表示，如行政类用“XZ”表示，业务类用“YW”表示，项目类用“XM”表示，财务类用“CW”表示，技术类用“JS”表示。2.年度代码：采用公元纪年的四位数字表示，如“2023”。3.机构（问题）代码：根据公司内部机构设置或问题类别，用两位数字或字母表示，如“01”表示总经理办公室，“02”表示财务部等。4.保管期限代码：用一位字母表示，“L”表示永久，“Y”表示长期（15年以上），“D”表示短期（15年以下）。5.案卷顺序号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如：“XZ202301L0001”表示2023年总经理办公室形成的永久保管的行政类档案中的第一卷。四、档案材料的归档（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案材料整理归档完毕。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案材料，应在项目结束或活动完成后三个月内归档。（二）归档程序1.档案整理完毕后，档案收集责任人应填写《档案归档清单》，详细列出档案的类别、年度、机构（问题）、保管期限、案卷顺序号、题名、数量等信息。2.将整理好的档案材料连同《档案归档清单》一并移交档案管理部门。档案管理部门接收后，应进行认真核对，确保归档档案与清单内容一致。3.档案管理部门对归档的档案材料进行编目、上架，并在档案管理系统中录入相关信息，建立档案数据库。五、档案材料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案材料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对于纸质档案，应采用装订成册、盒装等方式进行保管；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。3.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管过程中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应形成《档案清查报告》，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及处理意见等。六、档案材料的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。3.对于涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照相关规定进行管理和利用，防止信息泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案，并做好查阅登记。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。3.复制：对于需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、复制范围等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门指定专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、查阅或借阅范围、复制内容等。利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.鉴定工作应根据国家有关规定和公司实际情况，制定科学合理的鉴定标准和方法。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息。2.档案的保存价值，包括档案对公司历史研究、业务开展、决策支持等方面的重要性。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、信息错误等情况。4.档案的保管期限是否已满，是否符合国家和公司相关规定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.档案销毁申请批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作。销毁档案时，应严格执行保密制度，确保档案信息不被泄露。3.档案