校园人员档案管理制度

PAGE校园人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强校园人员档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为学校各项工作提供有力的人员信息支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职员工、学生以及与学校有工作往来的临时工作人员等各类人员档案的管理。（三）管理原则1.集中统一原则：学校设立专门的档案管理部门，对各类人员档案进行集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映人员的实际情况，信息准确无误，严禁虚假信息录入档案。3.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，确保档案的保密性和完整性。4.动态管理原则：根据人员的变动情况及时更新档案信息，保证档案信息的时效性和有效性。二、档案分类与内容（一）教职员工档案1.个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。提供身份证、学历学位证书、教师资格证书等相关证件的复印件。2.教育背景从高中起的学历层次、就读学校、专业、入学时间、毕业时间等信息。如有进修、培训经历，详细记录相关情况。3.工作经历按时间顺序记录在本校及其他工作单位的工作经历，包括入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责等。提供工作证明、离职证明等相关材料。4.专业技术职务专业技术资格证书获得情况，如职称评定时间、职称等级、聘任时间等。参与的科研项目、发表的学术论文、著作等情况。5.考核评价年度考核、学期考核结果记录，包括考核等级、评语等。各类评优评先情况，如优秀教师、优秀班主任等荣誉称号的获得时间及相关文件。6.薪资福利工资变动情况记录，包括基本工资、绩效工资、津贴补贴等调整记录。社保、公积金缴纳情况，以及福利待遇享受情况。7.培训与发展参加学校组织或自行参加的各类培训课程、研讨会、学术交流活动等记录。个人职业发展规划及相关培训需求记录。8.奖惩情况获得的奖励，如教学成果奖、科研成果奖等详细信息。受到的纪律处分、行政处罚等记录及相关文件。9.其他个人重要证件、证书的复印件（如身份证、学历学位证、职业资格证）。个人认为需要归档的其他重要资料。（二）学生档案1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等。提供身份证或户口本复印件。2.学籍信息入学时间、学制、专业、班级、学号等。学籍变动记录，如休学、复学、转学、退学等相关手续及审批文件。3.学习成绩各学期的课程成绩记录，包括必修课、选修课成绩及学分。补考、重修情况记录。4.奖惩情况获得的学校、市级及以上奖励，如三好学生、优秀学生干部荣誉称号及相关文件。违反校规校纪受到的处分记录及相关处理文件。5.社会实践与实习参与的社会实践活动、实习经历记录，包括活动内容、时间、单位及表现评价。6.毕业鉴定毕业实习鉴定、毕业论文（设计）成绩及评语。毕业生综合素质评价结果。（三）临时工作人员档案1.个人基本信息同教职员工档案要求。2.工作经历在本校及其他工作单位的临时工作经历，包括工作时间、工作岗位、工作内容等。3.工作表现记录工作期间的考核评价记录，如工作态度、工作能力、工作业绩等方面的评价。4.其他与工作相关的重要证明材料，如工作合同、任务指派单等。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.新入职教职员工、新入学学生或新聘请临时工作人员在入职、入学或聘用手续办理完成后，由本人填写档案信息登记表，并提交相关证明材料。2.所在部门负责人对提交的信息进行初步审核，确保信息真实、完整后签字确认。3.档案管理部门收到经部门负责人审核后的材料，进行统一编号、整理，并录入电子档案系统。4.建立档案目录，将各类档案材料按照目录顺序进行分类装订，存入专门的档案柜。（二）档案收集要求1.档案管理部门定期发布档案收集通知，明确各类人员档案更新及补充材料的要求和时间节点。2.各部门负责督促本部门人员及时提交档案更新材料，并对提交的材料进行初审。3.个人应主动配合档案管理工作，及时提供真实、准确、完整的档案材料，如有信息变更应在规定时间内提交变更材料。4.对于重要的档案材料，如学历学位证书、职称证书等原件，在审核后应及时归还本人，并做好复印件存档工作。四、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案分类方案，对各类人员档案进行分类整理，同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。3.去除档案材料中的金属物，破损或褪色的材料应进行修复或复制。（二）归档方法1.纸质档案按照档案分类目录顺序依次装订成册，每册档案应编写页码，并在封面注明档案类别、人员姓名、档案编号等信息。2.电子档案按照人员类别和档案内容进行分类存储，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，确保电子档案与纸质档案内容一致，并定期进行备份。3.对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并与纸质或电子档案建立关联。五、档案保管与保护（一）保管场所1.学校设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存放安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.教职员工档案长期保管，直至人员离职后按照国家档案管理规定确定最终保管期限。2.学生档案在学生毕业离校后，按照学校规定的保管期限进行保管，一般为[X]年。3.临时工作人员档案在工作结束后，根据实际情况确定保管期限，一般为[X]年。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如发现问题及时采取措施进行处理。2.对电子档案进行定期维护，检查数据的完整性和准确性，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应进行登记，严禁在库房内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。4.按照档案保密规定，对档案信息进行严格保密，防止档案信息泄露。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教职员工因工作需要查阅本人档案的，可直接向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后查阅。2.学校其他部门因工作需要查阅相关人员档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字并加盖部门公章后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容进行审核，必要时征求档案所有者意见，批准后方可查阅。3.外单位因工作需要查阅本校人员档案的，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅范围等，经学校主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅规定1.一般情况下，档案不予外借。如有特殊情况确需借阅的，须填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人及学校主管领导批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，检查档案是否有损坏、涂改等情况，确认无误后办理归还手续。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立校园人员档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计、分析等功能。2.系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将新建立的档案信息录入系统，并定期对系统中的档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和时效性。2.建立数据备份机制，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行身份认证和授权管理，设置强密码策略，定期更换密码，防止用户账号被盗用。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。八、档案统计与分析（一）统计内容1.定期对校园人员档案进行统计，统计内容包括人员基本信息、学历结构、职称结构、年龄分布、奖惩情况等。2.根据学校管理需要，开展专项统计分析，如教师队伍建设情况分析、学生综合素质分析等。（二）统计方法1.利用档案管理信息系统进行数据采集和统计，生成各类统计报表。2.对统计数据进行整理和分析，采用图表、文字等形式直观展示统计结果，为学校决策提供数据支持。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且按照国家档案管理规定无需继续保存的。2.档案内容已失去保存价值，如重复、无效或已被新的档案材料替代的。3.因保管不善导致档案严重损坏，无法修复且失去利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或需要销毁的档案进行清理核对，编制档案销毁清单，注明档案类别、人员姓名、档案编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁