贮存处理厂档案管理制度

PAGE贮存处理厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强贮存处理厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在贮存处理厂生产运营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贮存处理厂各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则贮存处理厂档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映贮存处理厂各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集和保存贮存处理厂在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其系统化、条理化。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，确保档案信息安全。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善贮存处理厂档案管理制度。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存储环境安全、适宜。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。按照规定向有关部门移交档案，并做好档案统计工作。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整。明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案管理部门的业务指导。严格按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。在工作中积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案上级机关下发的与贮存处理厂相关的文件、指示、通知等。贮存处理厂制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。贮存处理厂召开的各类会议文件、记录及纪要。贮存处理厂组织机构变更、人事任免、劳动工资等方面的文件材料。贮存处理厂对外签订的合同、协议、意向书等。贮存处理厂获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。2.生产技术类档案贮存处理厂的建设项目可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件等。贮存处理厂的工艺流程、操作规程、技术标准、设备图纸等。贮存处理厂的生产运行记录、质量检测报告、设备维护保养记录等。贮存处理厂的技术改造、科研项目、新技术新工艺应用等方面的文件材料。3.安全环保类档案贮存处理厂的安全管理制度、应急预案、安全检查记录等。贮存处理厂的环保设施运行记录、环境监测报告、污染物排放数据等。贮存处理厂发生的安全事故、环保事件的调查处理报告及相关文件材料。4.财务审计类档案贮存处理厂的财务预算、决算报表、会计凭证、账簿等。贮存处理厂的审计报告、审计工作底稿、财务收支审计资料等。5.党群工作类档案党组织的工作计划、总结、会议记录、党员名册等。团组织的工作文件、活动记录、团员名册等。工会组织的工作文件、职工代表大会文件、会员名册等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案资料的完整性和真实性。对于重要文件和资料，应实行双套制收集，即同时保存纸质和电子文档。3.档案收集过程中，应注意对档案资料的原件进行收集，如有特殊情况需收集复印件的，应注明原件存放处，并加盖原件保存单位公章。4.对于零散的档案资料，应进行系统整理后再行收集，确保档案资料的系统性和规范性。（三）整理方法1.分类档案管理部门按照档案的形成领域和内容性质，将贮存处理厂档案分为行政管理类、生产技术类、安全环保类、财务审计类、党群工作类等五大类，并在大类下进一步细分二级类目。具体分类如下：行政管理类：分为上级文件、厂发文件、会议文件、人事档案、合同协议、荣誉证书等。生产技术类：分为项目建设、工艺流程、设备管理、生产运行、技术创新等。安全环保类：分为安全管理、环保设施运行、环境监测、事故处理等。财务审计类：分为财务报表、会计凭证、审计报告等。党群工作类：分为党组织工作、团组织工作、工会工作等。2.编号档案管理部门对每一份档案编制唯一的档案编号，编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。例如：2023XM001，表示该档案为2023年度项目建设类档案中的第1份。3.编目档案管理部门按照档案分类编号顺序，对档案进行编目。编目内容包括档案编号、题名、日期（形成时间）、责任者（文件制发单位或个人）、保管期限、密级等。编目完成后，填写档案目录清单，并打印装订成册。4.装订档案管理部门对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张规格不一致的档案，应进行托裱或折叠处理，使其规格统一。装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的完整性和美观性。三、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管贮存处理厂的重要文件、法规性文件、年度综合计划、财务决算、重大项目建设资料等。贮存处理厂的历史沿革、大事记、组织沿革等反映厂情厂史的重要档案。贮存处理厂获得的省部级以上荣誉证书、奖杯等。贮存处理厂涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的重要档案。2.长期保管贮存处理厂的一般性文件、规章制度、工作计划、总结等。贮存处理厂的生产技术资料、设备档案、质量检测报告等。贮存处理厂的安全环保资料、事故处理报告等。贮存处理厂的党群工作资料、职工代表大会文件等。保管期限为30年。3.短期保管贮存处理厂的临时性文件、一次性使用的资料等。保管期限为10年。（二）保管要求1.档案库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点进行建设。库房应具备良好的密封性和隔热性，配备温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案存储环境安全适宜。2.档案存放档案应按照分类编号顺序上架存放，不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。档案架应排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据安全。3.库房管理档案管理部门应指定专人负责档案库房的日常管理，定期对库房进行巡查，检查档案存储环境的温湿度、设备运行情况等，发现问题及时处理。库房管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房，确保档案安全。4.档案清点与核对档案管理部门应定期对档案进行清点与核对，确保档案数量准确、内容完整。清点核对工作每年至少进行一次，如发现档案缺失或损坏，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。四、档案的利用（一）利用范围1.贮存处理厂内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅贮存处理厂档案的，须经贮存处理厂主管领导批准，并办理相关查阅手续。3.司法机关因办案需要查阅贮存处理厂档案的，须按照法定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.借阅借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据借阅申请表，对借阅人员的借阅资格进行审核，审核通过后，为借阅人员办理档案借阅手续，并将档案交付借阅人员。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，如发现档案丢失或损坏，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称及编号、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）期限、归还日期等。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织档案管理部门成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门档案兼职管理员及相关专业人员组成。档案鉴定小组负责对贮存处理厂档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法档案鉴定小组根据档案保管期限表和档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查。审查内容包括档案的内容价值、历史意义、现实利用价值等。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，档案鉴定小组应提出销毁意见；对于保管期限已满但仍有一定保存价值的档案，应延长保管期限；对于涉及重要事项或仍在生效的档案，应永久保存。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限、密级等内容。2.《档案销毁清册》经贮存处理厂主管领导审批后，报上级主管部门备案。3.档案管理部门按照批准的《档案销毁清册》，组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《档案销毁清册》是否一致，确保销毁工作彻底、无误。4.档案销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的贮存处理厂档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储与管理，提高档案管理效率和服务水平，为贮存处理厂的生产运营、管理决策提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集档案管理部门按照档案整理要求，对纸质档案进行数字化扫描。扫描分辨率应不低于300dpi，并采用PDF格式存储。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的准确性和完整性。（三）档案信息化管理系统建设1.建立档案信息数据库，将数字化档案及相关元数据录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。2.开发档案信息化管理系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行日常操作和管理。3.建立档案信息