资料档案管理制度包括

PAGE资料档案管理制度包括一、总则（一）目的为加强公司/组织资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工在工作中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：资料档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的资料档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的资料档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于资料档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、请示等各类行政公文。2.人事档案类：员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价、奖惩情况等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：公司/组织对外签订的各类业务合同、协议等。5.项目资料类：公司/组织承担的各类项目的立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工资料、验收报告等。6.技术资料类：公司/组织的技术研发资料、专利文件、技术标准、操作规程等。7.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、广告宣传资料等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他各类资料档案。（二）编号1.资料档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.编号方法：采用“分类代码+年度+流水号”的方式进行编号。例如，行政文件类用“XZ”表示，2023年度的第5份行政文件编号为“XZ2023005”。3.具体分类代码如下：行政文件类：XZ人事档案类：RS财务档案类：CW业务合同类：HT项目资料类：XM技术资料类：JS市场营销类：SC其他资料类：QT三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.资料档案形成后，承办人应在规定时间内将资料档案移交至本部门的资料档案管理人员。3.对于外来文件、资料等，由相关部门负责签收，并及时移交至档案管理部门。（二）整理1.档案管理人员应按照资料档案的分类标准，对收集到的资料档案进行分类整理。2.对每份资料档案进行编号，并编制目录清单，注明资料档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.对资料档案进行装订、编页，确保资料档案的整齐、规范。4.对于电子资料档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。四、资料档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放资料档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对资料档案进行检查，确保资料档案的安全。如发现资料档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。2.对电子资料档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.对档案库房应进行定期清洁，保持库房的整洁卫生。（三）借阅与归还1.公司/组织内部人员因工作需要借阅资料档案时，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅资料档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据《资料档案借阅申请表》，对借阅人员的身份和借阅权限进行核实，并登记借阅资料档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应按照规定的时间归还借阅的资料档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露资料档案的内容。如因保管不善造成资料档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。（四）查阅与复制1.公司/组织内部人员因工作需要查阅资料档案时，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅资料档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据《资料档案查阅申请表》，为查阅人员提供必要的查阅条件，并对查阅过程进行监督。3.如需复制资料档案，应填写《资料档案复制申请表》，注明复制资料档案的名称、编号、复制份数、复制用途等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理复制手续。4.档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。（五）保密规定1.涉及公司/组织机密的资料档案，应严格按照保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。2.档案管理人员应与查阅、借阅、复制资料档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对因工作需要接触机密资料档案的人员，应进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识。五、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对资料档案进行鉴定，确定资料档案的保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司/组织领导组成的鉴定小组负责进行。3.鉴定小组应根据资料档案的形成时间、内容、来源、重要性等因素，对资料档案的保存价值进行评估，并提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的资料档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁资料档案时，应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁资料档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门负责组织实施。3.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案资料长期保存。六、资料档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织资料档案管理信息系统，实现资料档案的电子化管理，提高资料档案的管理效率和利用水平。2.通过信息化手段，实现资料档案的快速检索、借阅、审批、统计等功能，为公司/组织的决策提供有力支持。（二）信息系统建设1.公司/组织应根据资料档案管理的实际需求，选择合适的资料档案管理信息系统，并进行定制化开发。2.资料档案管理信息系统应具备资料档案的录入、存储、查询、借阅、审批、统计、备份等功能，同时应具备权限管理、安全审计等功能，确保资料档案的安全和保密。3.档案管理人员应负责资料档案管理信息系统的日常维护和管理，及时更新系统中的资料档案信息，保证系统数据的准确性和完整性。（三）数据备份与安全1.对资料档案管理信息系统中的数据，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防止数据丢失。2.加强资料档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。3.对资料档案管理信息系统的用户权限进行严格管理，根