工程合同档案管理制度

PAGE工程合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同档案管理，确保工程合同档案的完整、准确、系统和安全，提高工程合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合同档案的管理，包括但不限于工程建设、安装、维修、装饰等各类工程项目所签订的合同。（三）管理原则1.集中统一管理原则：工程合同档案由公司指定的部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：工程合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项活动，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强工程合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程合同档案管理制度，并组织实施。2.负责工程合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立工程合同档案数据库，实现档案信息的电子化管理。4.负责按照规定提供工程合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。5.负责对工程合同档案的安全保密情况进行检查和监督，发现问题及时处理。6.负责组织对工程合同档案管理人员的培训和考核工作。（二）合同签订部门职责1.负责本部门工程合同的起草、审核、签订和履行工作。2.负责及时将工程合同文本及相关资料提交给档案管理部门归档。3.负责配合档案管理部门做好工程合同档案的查阅、借阅等工作。4.负责对本部门工程合同档案的整理和保管情况进行自查，确保档案的完整和安全。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，协助档案管理部门做好工程合同档案的管理工作。2.按照规定提供与工程合同相关的资料和信息，配合档案管理部门完成档案的收集和整理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程合同文本（包括主合同、补充协议、变更协议等）。2.合同签订过程中的相关文件，如立项批复、可行性研究报告、招投标文件、评标报告、中标通知书等。3.合同履行过程中的各类文件，如工程进度报告、质量检验报告、付款凭证、验收文件等。4.与工程合同有关的其他文件，如往来信函、会议纪要、电话记录等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交给档案管理部门。2.在合同履行过程中，各部门应及时将产生的相关文件整理好，定期提交给档案管理部门。3.对于重要的工程合同，档案管理部门应提前介入收集工作，确保档案资料的完整性。（三）整理方法1.按照工程合同的类别、项目名称、合同编号等进行分类整理。2.每份合同档案应建立档案目录，目录内容包括合同名称、编号、签订日期、履行期限、主要内容等。3.对合同文本及相关资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.对合同中的重要条款、关键数据等进行标注，以便于查阅和引用。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照整理好的档案目录，对工程合同档案进行归档，确保档案资料的顺序与目录一致。2.归档的档案应装订成册，编制页码，并在封面和封底加盖档案管理章。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。（二）保管期限1.工程合同档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性工程合同档案。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要工程合同档案。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的工程合同档案。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程合同档案的，应填写《工程合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的内容提供档案查阅服务，并做好查阅记录，记录内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号等。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅工程合同档案的，应填写《工程合同档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。4.借阅人员应按时归还所借阅的档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理延期手续。5.档案管理部门应定期对借阅档案进行催还和清查，发现问题及时处理。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司工程合同档案的，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，由档案管理部门按照规定提供查阅或借阅服务。2.外单位查阅或借阅档案时，应严格遵守公司的相关规定，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅或借阅记录。3.外单位如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。六、档案统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应建立工程合同档案统计台账，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅次数等，统计数据应真实、准确、完整。3.档案管理部门应定期向上级主管部门报送工程合同档案统计报表，为公司领导决策提供依据。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的工程合同档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同合同签订部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，经鉴定小组组长签字同意后，报公司主管领导批准，予以销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，记录内容包括销毁日期、档案名称及编号、数量、销毁原因等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的工程合同档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索、查询、借阅、统计等功能。2.通过信息化手段，提高工程合同档案管理的效率和准确性，降低管理成本。3.确保档案信息的安全保密，防止信息泄露和非法访问。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：能够将工程合同档案的基本信息、文本内容及相关资料录入系统，实现档案信息的电子化存储。2.检索查询功能：提供多种检索查询方式，如按合同编号、项目名称、签订日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理功能：能够对档案的借阅申请、审批、登记、归还等环节进行全程管理，记录借阅情况。4.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅次数等进行统计分析，并生成统计报表。5.安全保密功能：设置用户权限管理，不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息；采用加密技术，确保档案信息在传输和存储过程中的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信