医院档案室存档制度

PAGE医院档案室存档制度一、总则（一）目的为加强医院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本存档制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在工作中形成的各类档案资料的存档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案室对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映医院各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则应将医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料全部归档，保证档案的完整性。4.准确性原则归档的文件材料应准确无误，字迹清晰，格式规范，签署完备。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案资料进行保密管理。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置医院设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备，负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全医院档案管理制度。2.负责制定医院档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.负责档案的鉴定工作，按照国家有关规定和医院实际情况，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行鉴定和处置。6.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。8.负责组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院员工的档案意识和档案管理水平。9.负责与上级档案行政管理部门和其他相关单位的业务联系，接受业务指导和监督检查。（三）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.按照医院档案管理规定，及时将本科室形成的文件材料整理分类，定期移交档案室。3.协助档案室做好档案的整理、编目、鉴定、统计等工作，提供相关档案利用信息。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极配合档案室开展档案业务培训和宣传工作，提高本科室员工的档案意识。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：主要包括医院党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：主要包括医院行政管理工作中形成的各类文件材料，如医院规划、工作计划、总结、规章制度、会议记录、文件收发、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件。3.医疗业务类：主要包括医院医疗业务工作中形成的各类文件材料，如医疗质量管理、医疗技术操作规程、病历档案、医疗统计报表、科研项目管理、新技术新项目开展等方面的文件。4.护理工作类：主要包括医院护理工作中形成的各类文件材料，如护理管理制度、护理质量控制、护理记录、护理教学、护理科研等方面的文件。5.教学工作类：主要包括医院教学管理工作中形成的各类文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、教学评估、实习带教等方面的文件。6.科研工作类：主要包括医院科研项目申报、立项、实施、结题等过程中形成的各类文件材料，如科研课题申请书、研究方案、实验数据、科研论文、科研成果鉴定材料等。7.设备管理类：主要包括医院设备采购、验收、安装、调试、使用、维护、报废等过程中形成的各类文件材料，如设备购置计划、合同、验收报告、设备档案、设备维修记录等。8.物资管理类：主要包括医院物资采购、供应、库存管理等方面形成的各类文件材料，如物资采购计划、合同、出入库单、库存盘点表等。9.基建工作类：主要包括医院基本建设项目规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类文件材料，如基建项目可行性研究报告、设计图纸、施工许可证、工程决算书等。10.其他类：不属于以上九类的其他文件材料，如医院荣誉证书、对外交流合作材料、重要活动记录等。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和查找利用。2.编号方法采用“年度类别流水号”的编号方法。例如：2023YL001，表示2023年医疗业务类的第1份档案。3.编号说明“年度”：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份。“类别”：用大写英文字母表示档案的类别，如“YL”表示医疗业务类。“流水号”：用三位阿拉伯数字表示同一类别档案的顺序号，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.医院各科室在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、记录等，包括纸质文件、电子文件、照片、录像、录音等。2.医院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.医院员工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、学术论文等。4.医院举办的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、照片等。5.医院收到的上级文件、指示、批复等，以及医院向上级报送的请示、报告、总结等文件。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署完备，不得使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料书写。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性，同时应按照规定进行备份。4.照片、录像、录音等声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理归档。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息。五、档案的保管（一）保管设施1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品等。2.档案柜应坚固耐用，便于分类存放档案，档案应按照类别、年度、编号顺序排列上架。3.档案室应安装防盗门窗、监控设备等安全防范设施，确保档案的安全。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括医院重要的规章制度、会议记录、人事档案、财务档案、基建档案、科研成果档案等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括医院一般的医疗业务档案、教学档案、设备档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括医院临时性的文件材料、一般性的业务资料等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.按照档案保管期限，定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定审批后进行销毁。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的利用（一）利用范围1.医院内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.医院外部单位因工作需要查阅、借阅医院档案，需按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关等因工作需要查阅、借阅医院档案，需依法办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，利用者可在档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：医院内部员工因工作需要借阅档案，需填写借阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。医院外部单位借阅档案，需出具单位介绍信，经医院主管领导批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限根据具体情况确定，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失、损坏档案。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。2.如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案室印章。3.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案室，档案管理人员应认真核对档案，确保档案的完整和安全。4.涉及医院机密、患者隐私等重要档案资料的利用，应严格按照保密规定进行管理，防止泄密。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合医院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.鉴定工作应严格按照规定的程序进行，确保鉴定结果的客观性和公正性。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值和保管期限。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，根据其重要程度、利用频率等因素，确定其保存价值和保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因