档案工作上墙制度

PAGE档案工作上墙制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的统筹协调和具体实施。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目及数字化处理等工作。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案查询利用。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全、整洁、有序。6.对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。7.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作。8.负责向公司内部及外部提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并接受综合管理部的业务指导。2.按照档案管理要求，及时将本部门形成的各类档案整理归档，确保档案的真实、完整、准确。3.严格遵守档案借阅、保密等制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合综合管理部做好档案清查、统计等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决议、会议纪要等。2.科技档案：涵盖公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、项目资料等。3.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等方面的材料。4.财务档案：涉及公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务核算及财务管理过程中形成的各类文件。5.业务档案：根据公司不同业务类型，如市场营销、客户服务、项目管理等，分别归集各业务活动中产生的合同、协议、业务报表、项目文档等资料。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目名称专业分类顺序号进行编制。如：[项目名称]工艺01，代表某项目工艺方面的第1份科技档案。3.人事档案编号：以员工工号为唯一标识，保持与员工个人信息的一致性。4.财务档案编号：依据会计年度档案类别顺序号确定。如：2023会计凭证005，即2023年度第5本会计凭证档案。5.业务档案编号：根据业务板块年份流水号编制。例如：销售2023010，表示2023年销售业务的第10份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工在工作中产生的重要业务成果、调研报告、工作总结等。4.公司举办或参与的各类会议、活动形成的文件、照片、影像等资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在事件结束后[X]个工作日内完成收集整理并移交综合管理部。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等易褪色书写工具。（三）整理方法1.文书档案：按照文件形成时间顺序，结合事由、重要程度等因素进行分类排序，去除重复、无效文件，对文件进行编号、编目、装订。2.科技档案：根据项目进展阶段和专业分类，对技术文件、图纸等进行系统整理，编制项目档案目录，标注每份文件的密级、保管期限等信息。3.人事档案：按照档案材料的类别和时间顺序进行排列，对每份材料进行编号、编目，确保档案信息的准确无误。4.财务档案：依据会计凭证、账簿、报表等的类别和时间顺序进行整理，编制财务档案索引，便于查询。5.业务档案：根据业务流程和档案内容进行分类，如合同档案按合同签订时间、项目档案按项目阶段等进行整理，建立业务档案清单。五、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案存储环境安全可靠。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，定期进行检查和维护。3.档案架（柜）应排列整齐，标识清晰，便于档案的存放和查找。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照分类编号顺序存放于档案架（柜）中，不同保管期限、不同类别档案应分开存放。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别整理，标注日期、内容等信息，妥善保管在专门的存储介质中。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。2.科技档案保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般为长期（10年以上）或短期（10年以下）。3.人事档案、财务档案等按照国家相关规定确定保管期限。（四）档案清查与统计1.综合管理部每年定期对档案进行清查，核对档案数量、内容、保管期限等信息，确保档案的准确完整。2.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录，定期向上级主管部门报送档案统计报表。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到综合管理部办理查阅手续。2.查阅档案应在指定的档案查阅室进行，查阅人员必须遵守档案查阅室的管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。归还档案时，应确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应责任。（二）档案出具证明1.公司外部单位因工作需要要求公司出具档案证明的，应提供正式的申请函，说明用途及所需证明的档案内容。2.综合管理部对申请函进行审核，经公司相关领导批准后，根据档案内容如实出具证明，并加盖公司公章。（三）档案信息公开1.涉及公司公开信息的档案，经公司领导批准后，可按照规定程序进行信息公开。2.档案信息公开应遵循合法、合规、适度的原则，确保公司商业秘密和敏感信息不被泄露。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门代表及档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审核鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷（件）审查，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录材料应留存备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案信息查询和利用服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求，确保图像清晰可读。2.数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于快速检索。3.定期对数字化档案进行备份，确保数据安全。（三）系统功能与应用1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借