灌区档案管理工作制度

PAGE灌区档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强灌区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在灌区建设、管理和运行中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于灌区管理机构及所属各部门、各单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。灌区档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映灌区各项工作的历史过程和实际情况，保证档案的完整性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责灌区档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门、各单位的档案管理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。6.参与档案的鉴定、销毁工作，确保档案的真实性和有效性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.灌区规划、设计、建设等方面的文件资料。2.灌区运行管理、调度决策、工程维护等方面的文件资料。3.灌区水资源管理、灌溉用水管理等方面的文件资料。4.灌区人事、财务、物资等方面的文件资料。5.灌区与上级主管部门、相关单位及社会各界的往来文件资料。6.其他与灌区工作相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件资料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐美观。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将收集整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.归档的档案应符合档案管理的相关标准和要求。3.档案管理部门应及时对归档的档案进行审核，发现问题及时通知相关部门进行整改。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：反映灌区历史沿革、重大事件、重要决策等方面的档案。2.长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如灌区规划、设计、建设等方面的档案。3.短期保管的档案：保存期限为10年以下的档案，如灌区日常工作中的一般性文件资料。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案的安全和完整。2.建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用。2.档案利用应有利于灌区的建设、管理和发展，为工作提供支持和服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。3.复制：对需要复制的档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行复制。（三）借阅期限借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.借阅者应在规定的期限内归还档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、保存价值等进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限和保存价值。2.对已到保管期限的档案，进行重点审查，确定是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人、分管领导审核签字后，报上级主管部门备案。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁档案后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等，并由监销人签字。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、完整，按时报送上级主管部门。（二）移交工作1.灌区管理机构发生撤销、合并等情况时，应按照档案管理的相关规定，将档案移交给上级主管部门或指定的单位。2.移交档案时，应编制档案移交清册，办理交接手续。八、档案管理的信息化建设（一）建设目标建立完善的灌区档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和规范化。（二）建设内容1.档案管理信息系统的开发与应用，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等全过程的信息化管理。2.档案数据库的建设，包括档案目录数据库、全文数据库等，提高档案检索的效率和准确性。3.档案数字化建设，对重要档案进行数字化处理，实现档案的远程查阅和利用。（三）管理要求1.加强档案管理信息系统及相关设备的维护和管理，确保系统正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，提高工作效率。3.建立档案管理信息系统的安全保密制度，防止档案信息的泄露。九、监督与检查（一）监督检查机构及职责成立档案管理监督检查小组，负责对灌区档案管理工作进行监督检查。监督检查小组应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理信息化建设情况