设计档案管理制度范本

PAGE设计档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司设计档案的管理，确保设计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥设计档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有设计项目档案的管理，包括但不限于产品设计、工程设计、平面设计等各类设计活动中形成的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设计档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则设计档案应如实反映设计项目的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集设计项目各个阶段形成的各类文件资料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密和技术秘密的设计档案进行保密管理。二、设计档案的分类与编号（一）分类1.产品设计档案包括产品研发过程中的各类文档，如设计任务书、设计图纸、技术规范、测试报告等。2.工程设计档案涵盖工程建设项目的设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更记录等。3.平面设计档案包含公司各类宣传资料、广告设计、包装设计等相关档案。4.其他设计档案如室内设计、景观设计等其他专项设计活动形成的档案。（二）编号设计档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式如下：[公司简称首字母缩写][年份][设计项目类别代码][流水号]例如：SJ202301001，其中“SJ”为公司简称首字母缩写，“2023”为年份，“01”为产品设计项目类别代码，“001”为流水号。三、设计档案的形成与收集（一）形成要求1.设计项目承担部门应按照项目进度和相关要求，及时形成各类设计文件资料，确保文件内容准确、清晰、完整。2.设计文件资料应使用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水、纸质档案应选用优质纸张等。3.设计过程中的修改、补充等变更信息应及时记录，并与原文件进行关联，确保档案的准确性和连贯性。（二）收集范围1.设计项目前期资料包括项目立项批复、可行性研究报告、市场调研资料等。2.设计过程文件如设计方案、设计图纸、计算书、技术交底记录等。3.设计评审文件包括评审会议纪要、专家意见、评审报告等。4.设计变更文件设计变更申请、变更审批文件、变更后的设计图纸等。5.设计验证与确认文件测试报告、用户反馈意见、验收报告等。6.其他相关文件如与设计项目有关的合同、协议、来往信函等。（三）收集职责1.设计项目负责人负责组织本项目档案资料的收集工作，确保项目档案资料的齐全、完整。2.项目参与人员应及时将各自工作中形成的文件资料提交给项目负责人，不得私自留存。3.公司档案管理部门负责对设计档案收集工作进行指导和监督，定期检查收集情况。四、设计档案的整理与归档（一）整理要求1.设计档案应按照分类方案进行分类整理，确保同一项目的档案资料集中存放。2.每份文件应编制页号，页号应编写在有书写内容的页面正面的右上角，背面的左上角。3.对破损的文件应进行修复或复制，对字迹模糊或易褪色的文件应进行复制，并与原件一并归档。4.归档文件应去除金属物，采用线装或左侧胶装等方式装订，保持文件整齐、牢固。（二）归档流程1.设计项目完成后，项目负责人应及时对本项目档案资料进行整理，填写《设计档案归档清单》，详细列出档案的名称、数量、形成时间等信息。2.项目负责人将整理好的档案资料连同《设计档案归档清单》一并提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对提交的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。审核合格后，办理档案归档手续，将档案资料存入档案库房，并在档案管理系统中录入相关信息。五、设计档案的保管与保护（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限设计档案的保管期限根据其重要程度和实际利用价值确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及公司核心技术、重大项目、重要知识产权等具有长期保存价值的档案。2.长期保管的档案保存期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括一般性的设计项目档案、有一定参考价值的技术资料等。3.短期保管的档案保存期限为110年的档案，如临时性设计项目档案、时效性较强的资料等。（三）保护措施1.防火档案库房应配备防火设施，如灭火器、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.防潮档案库房应保持适宜的湿度，可安装除湿设备，防止档案受潮发霉。档案存放应远离水源，避免档案被水浸泡。3.防虫定期对档案库房进行清洁消毒，防止虫害滋生。可采用防虫药剂、防虫网等措施，防止害虫对档案的侵害。4.防盗档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。5.防磁对磁性载体的设计档案，应采取防磁措施，如使用防磁柜存放，避免磁场对档案信息的破坏。六、设计档案的利用与借阅（一）利用原则设计档案的利用应遵循“方便利用、确保安全、严格审批”的原则，在确保档案安全的前提下，为公司的生产、经营、管理和技术创新提供有效支持。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅设计档案，应填写《设计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅设计档案的，应填写《设计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅和借阅设计档案时，档案管理人员应严格按照审批内容提供档案资料，并对利用情况进行登记。2.查阅和借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。3.借阅的档案应按时归还，如发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、设计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立设计档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家和业务骨干组成，负责对到期设计档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性检查档案是否齐全、完整，内容是否准确反映设计项目的实际情况。2.档案的保管期限根据档案的重要程度和实际利用价值，判断档案的保管期限是否合理。3.档案的密级审查档案是否涉及公司商业秘密和技术秘密，是否需要继续保密。（三）销毁程序1.鉴定小组对到期设计档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《设计档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁理由等信息。2.《设计档案销毁清单》