城管局档案工作制度

PAGE城管局档案工作制度一、总则（一）目的为加强城管局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关各科室、下属各事业单位以及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则城管局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责全局档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映城市管理工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理城市管理工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以城管局局长为组长，各分管副局长为副组长，机关各科室、下属各事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。其职责为：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全局档案工作发展规划和年度计划。2.研究解决档案工作中的重大问题，协调各部门之间的档案工作关系。3.对档案工作进行监督、检查和指导，确保档案工作任务的完成。（二）局办公室作为全局档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理工作的具体实施细则和操作规程。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理制度，对档案的保管、利用、鉴定、销毁等环节进行规范管理。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全保管。6.定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.负责向市档案局报送档案工作统计报表和年度总结，接受市档案局的业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的完整和准确。严格遵守档案管理制度，做好档案的保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。积极开展档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的数字化管理。负责档案库房的日常管理，定期对档案进行检查和清点，做好库房的清洁卫生和安全防范工作。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和反馈工作。2.科室兼职档案员负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保本科室档案的齐全和完整。定期将本科室整理好的档案移交局办公室统一保管，并办理交接手续。协助档案管理员做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本科室相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的与城市管理工作有关的文件、通知、指示、批复等。城管局形成的各类公文，包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、会议纪要等。城管局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。城管局工作人员的任免、奖惩、考核等文件材料。2.业务档案城市规划管理档案，包括建设项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等审批文件及相关图纸资料。城市建设管理档案，包括市政工程建设、园林绿化建设、环境卫生建设等项目的立项、设计、施工、验收等文件材料。城市管理行政执法档案，包括行政处罚决定书、行政强制决定书、执法文书等。城市环境卫生管理档案，包括垃圾处理、清扫保洁、公厕管理等方面的文件材料。城市园林绿化管理档案，包括公园管理、绿地养护、树木移植审批等文件材料。3.声像档案城管局组织或参与的重要会议、活动的照片、录音、录像等资料。反映城市管理工作成果、城市风貌变化等方面的照片、录像资料。领导视察城市管理工作的照片、录像资料。4.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统产生的数据文件等。扫描录入的纸质档案数字化副本。（二）收集要求1.各科室、下属各事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交局办公室。一般情况下，文书档案应在次年上半年移交，业务档案应在项目结束后一个月内移交。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。4.对于重要的、具有保存价值的文件材料，应同时收集其电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类，然后按机构（问题）进行排列。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。2.业务档案根据业务特点和档案形成规律，采用不同的分类方法进行整理。如城市规划管理档案可按建设项目类别分类，城市建设管理档案可按工程项目分类等。对业务档案中的文件材料进行编号、编目，建立档案目录数据库，便于查询和利用。对于业务档案中的图纸资料，应单独整理，按图号顺序排列，编制图纸目录，并在图纸上加盖档号章。3.声像档案照片档案应按照片内容、时间顺序进行整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。录音、录像档案应按照录制内容、时间顺序进行整理，编写录音、录像文字说明，注明录制时间、地点、人物、内容摘要等信息。声像档案应制作电子目录，并刻录成光盘保存，同时打印纸质目录与光盘一并归档。4.电子档案电子档案应按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案目录数据库。对电子档案进行加密处理，确保档案信息的安全。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的地点。2.库房面积应根据档案数量和发展规划合理确定，满足档案存放和管理的需要。3.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合国家标准，确保档案存放安全、整齐、有序。4.库房应设置专门的整理区、查阅区、休息区等功能区域，方便档案管理和利用工作的开展。（二）档案保管措施1.建立健全档案库房管理制度，严格控制库房温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和清点，一般每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防鼠工作，定期在库房内投放防虫、防鼠药物，保持库房清洁卫生，防止害虫、老鼠对档案造成损害。4.加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮等设施设备，如消防器材、监控设备、除湿机等，并确保其正常运行。5.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识，严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定工作成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员和相关业务科室人员组成。定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.销毁工作对经过鉴定确定销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。销毁清册应经档案鉴定小组组长审核签字，并报局领导批准。档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局相关档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本局相关档案。4.公民、法人和其他组织因涉及自身权益等正当理由查阅本局相关档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息。申请表经所在科室负责人签字同意后，报局办公室负责人审批。档案管理人员根据审批意见，为利用者提供档案查阅、借阅服务，并做好利用登记工作。利用者应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。2.上级机关、其他单位查阅档案查阅单位应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等信息。局办公室根据查阅单位的介绍信，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅单位如需借阅档案，应按照本局工作人员借阅档案的手续办理。3.司法机关、纪检监察机关查阅档案司法机关、纪检监察机关应出具相关法律文书或调查通知书，注明查阅档案的具体内容和要求。局办公室按照法律规定和工作程序，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。司法机关、纪检监察机关如需借阅档案，应按照本局工作人员借阅档案的手续办理。4.公民、法人和其他组织查阅档案公民、法人和其他组织应提交有效身份证件和相关证明材料，说明查阅档案的目的和用途。局办公室对查阅申请进行审核，符合条件的，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。公民、法人和其他组织如需借阅档案，应按照本局工作人员借阅档案的手续办理。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅应经局领导批准。3.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、损毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损。4.档案利用者如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。六、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化加工对库存的纸质档案进行扫描录入，形成数字化副本，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保数字化档案的质量。按照档案整理的要求，对数字化档案进行分类、编目、存储，建立数字化档案目录数据库。2.档案信息化管理系统建设选用适合城管局档案管理工作的信息化管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。在信息化管理系统中设置权限管理模块，对不同用户的档案查阅、借阅等权限进行严格控制。建立档案信息检索模块，方便利用者快速准确地查询所需档案信息。3.档案数据安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止网络攻击和数据泄露。定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。建立档案数据安全审计机制，对档案数据的访问、操作等情况进行实时监测和审计，及时发现和处理安全隐患。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）开展档案信息化建设需求调研，了解本局档案管理工作现状和业务需求。制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。成立档案信息化建设领导小组，负责统筹协调档案信息化建设工作。2.实施阶段（[具体时间区间2]）按照档案数字化加工的要求，组织开展纸质档案的扫描录入工作。选用档案信息化管理软件，进行系统安装、调试和配置，建立档案信息化管理系统。将数字化档案数据录入信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储和管理。3.完善阶段（[具体时间区间3]）对档案信息化