地方档案规章制度汇编

PAGE地方档案规章制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织地方档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本规章制度汇编。（二）适用范围本汇编适用于本公司/组织内各部门及全体员工在地方档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集和保存与公司/组织相关的各类档案，确保档案的系统性和连贯性。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责集中统一管理本公司/组织的各类地方档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，确保档案的安全和完整。3.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。6.积极开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程，提高档案管理工作效率。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案整理归档，并向档案管理部门移交。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案，确保档案的安全。4.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的监督、指导和检查，及时整改存在的问题。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的法律法规和职业道德规范，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，熟悉档案管理业务，熟练掌握档案管理的方法和技能，确保档案管理工作的质量和效率。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、查阅登记等，及时更新档案信息。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施进行处理。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、备份等工作，保障档案信息系统的正常运行。6.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.反映本公司/组织各项活动的各类文件、资料、图表、数据等，包括上级文件、内部发文、会议记录、工作计划、工作总结、业务报表、技术资料、合同协议、项目文档等。2.本公司/组织在经营管理、生产科研、基本建设活动中形成的具有保存价值的文件材料。3.本公司/组织员工在工作中形成的与工作相关的各类材料，如个人工作总结、业务成果、培训记录、考核材料等。4.其他与本公司/组织密切相关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案，并确保档案材料的齐全、完整。2.档案材料应真实、准确、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.对于重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存地点。4.各部门应建立档案收集台账，详细记录档案的收集时间、内容、数量等信息，便于查询和统计。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、合理，便于检索和查找。3.整理方法应符合国家档案管理的有关规定和标准。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。将每年形成的文件材料按照保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按照机构（问题）进行分类，编制案卷目录。2.科技档案整理：按照项目专业阶段的分类方法进行整理。将每个项目形成的文件材料按照专业进行分类，再按照项目进展阶段进行排列，编制科技档案目录。3.人事档案整理：按照干部档案管理的有关规定进行整理，分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料。每类材料按照时间顺序排列，编制人事档案目录。4.财务档案整理：按照会计档案管理的有关规定进行整理，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四类。按照年度类别进行排列，编制财务档案目录。5.业务档案整理：根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法。一般按照业务流程时间顺序进行整理，编制业务档案目录。四、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案分类：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。机构（问题）：根据公司/组织的机构设置或业务职能进行分类，可以按照部门、业务类型等进行划分。2.科技档案分类：按照项目专业阶段进行分类。项目：以公司/组织承担的科研项目、工程项目等为单位进行划分。专业：根据项目涉及的专业领域进行分类，如工程技术、科研开发、生产制造等。阶段：按照项目的进展阶段进行分类，如项目前期、项目实施、项目验收等。3.人事档案分类：按照干部档案管理的有关规定分为十大类。4.财务档案分类：按照会计档案管理的有关规定分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四类。5.业务档案分类：根据不同业务类型的特点进行分类，如市场营销业务档案、客户服务业务档案、生产管理业务档案等。（二）档案编号1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023Y001，表示2023年形成的永久保管的第1卷文书档案。保管期限代码：Y表示永久，C表示长期，D表示短期。2.科技档案编号：采用“项目编号+专业代码+阶段代码+流水号”的方式进行编号。例如，X202301J0101，表示项目编号为X202301的科研项目中，专业代码为J的第1阶段的第1卷科技档案。3.人事档案编号：按照干部档案管理的有关规定进行编号。4.财务档案编号：采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023K001，表示2023年形成的会计凭证类第1卷财务档案。类别代码：K表示会计凭证，Z表示会计账簿，B表示财务报告，Q表示其他会计资料。5.业务档案编号：根据不同业务类型的特点制定编号规则，一般采用“业务类型代码+年度+流水号”的方式进行编号。例如，S2023001，表示市场营销业务类型在2023年形成的第1卷业务档案。五、档案保管与保护（一）档案保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）档案保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案袋等进行装订和包装，确保档案的整齐和安全。3.对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储、检索等管理。4.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。（三）档案保护措施1.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房。2.定期对档案进行检查和维护，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，保持档案库房的清洁卫生。4.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、密封保存等。5.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和应急处理能力。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外部单位查阅本公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织的利益和声誉。2.利用档案时，应注意保护档案的安全和完整，不得涂改、损坏、丢失档案。3.如需将档案用于对外宣传、交流等活动，应经公司/组织主管领导批准，并按照规定进行审核和备案。4.档案管理部门应定期对档案的查阅和利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施进行改进。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的保管期限和价值。4.对鉴定结果应形成书面报告，注明档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息，并由鉴定小组组长签字确认。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁