市场监管局档案制度及分

PAGE市场监管局档案制度及分一、总则（一）目的为加强市场监管局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在市场监管工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场监管局机关各科室、直属单位以及派出机构形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案由办公室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案的形成过程和内容应真实可靠，全面反映市场监管工作的历史面貌。3.科学分类原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室、直属单位负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室作为本局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.组织开展档案的查阅、利用工作，为市场监管工作提供服务。5.指导、监督各科室、直属单位以及派出机构的档案管理工作。（三）各科室、直属单位及派出机构负责本部门形成档案的收集、整理、初步立卷，并定期向办公室移交。指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与市场监管工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、执法文书、合同协议等。3.本局开展各类专项工作形成的文件材料，如市场专项整治、食品安全检查、商标广告监管等。4.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括工作业绩、培训记录、考核情况等。5.本局参与的各类会议、活动形成的文件、照片、录像等资料。6.本局固定资产档案，包括购置、验收、使用、维修、报废等环节的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的齐全、完整。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对重要文件和资料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理方法1.按照档案的形成年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.按照分类方案，将档案材料装订成册，编制案卷封面、封底和脊背。4.建立档案电子目录，实现档案信息的数字化管理，便于查询和利用。四、档案的分类与编号（一）分类本局档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案：主要包括本局在行政管理活动中形成的各类文件、材料，按照年度机构（问题）保管期限进行分类。2.业务档案：根据市场监管业务工作的不同，分为市场主体登记档案、食品药品监管档案、特种设备安全监管档案、知识产权保护档案、消费者权益保护档案等，按照业务类别年度保管期限进行分类。3.人事档案：按照干部人事档案管理的有关规定，对本局工作人员的档案进行分类整理。4.财务档案：包括本局财务收支、会计核算、审计监督等方面形成的档案，按照会计年度类别保管期限进行分类。5.声像档案：主要包括本局在各类活动中形成的照片、录像、录音等资料，按照内容年度保管期限进行分类。6.实物档案：包括本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、印章等实物，按照实物类别年度进行分类。（二）编号1.文书档案编号：采用年度流水号的方式，如“2023001”表示2023年度的第1份文书档案。2.业务档案编号：根据不同业务类别，采用业务类别代码年度流水号的方式，如“SCJD2023001”表示市场主体登记业务2023年度的第1份档案。3.人事档案编号：按照干部人事档案管理的编号规则执行。财务档案编号：采用会计年度类别代码（如凭证、账簿等）流水号的方式。4.声像档案编号：采用年度内容代码流水号的方式，如“2023ZP001”表示2023年度的第1张照片档案。5.实物档案编号：采用实物类别代码年度流水号的方式，如“RY2023001”表示2023年度的第1份荣誉类实物档案。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定的标准。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案：反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.定期保管的档案：在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案。其中，保管期限为30年的档案，主要涉及重要业务工作、重大事件等；保管期限为10年的档案，主要涉及一般性业务工作、短期有效的文件等。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格执行档案借阅、归还制度，防止档案丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.成立档案鉴定小组，由办公室牵头，各相关业务科室人员参加。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的价值和保管状况，确定档案的存毁。3.鉴定工作应依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本局实际情况进行。对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报局领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅本局档案，应提前向本局办公室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等信息，并加盖单位公章。经本局办公室审核同意后，填写《档案查阅登记表》，办理查阅手续。查阅申请函和《档案查阅登记表》应归档保存。（三）查阅利用要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。八、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表，为档案管理决策提供依据。档案统计报表应及