舞蹈培训档案管理制度

PAGE舞蹈培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强舞蹈培训档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为教学、管理、研究等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本舞蹈培训机构所有部门及员工在教学、管理、活动组织等工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：各类档案由专门的档案管理部门或指定人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映舞蹈培训工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责舞蹈培训档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。2.建立档案目录和索引，便于查询和利用。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。6.参与档案管理工作的培训和宣传，提高全体员工的档案意识。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、准确。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.教学档案教学计划、教学大纲、教案、教学总结等。学员培训记录、成绩考核记录、考勤记录等。教学研究成果、教学改革方案等。2.师资档案教师个人简历、资质证书、教学经历等。教师教学评估、培训记录、获奖情况等。3.学员档案学员报名登记表、个人基本信息、健康状况等。学员学习记录、成绩报告、奖惩记录等。学员毕业（结业）证书、考级证书等复印件。4.活动档案各类演出、比赛、汇报活动的策划方案、组织记录、活动总结等。活动照片、视频、音频等资料。5.行政档案机构设立、变更、注销等相关文件。年度工作计划、总结、报告等。会议记录、决议、纪要等。财务档案、人事档案等相关资料（按照国家相关规定另行管理）。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案类别进行编号。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。1.类别代码：用大写字母表示各类档案，如“JX”表示教学档案，“SZ”表示师资档案，“XY”表示学员档案，“HD”表示活动档案，“XZ”表示行政档案。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，一份2023年形成的教学档案，其编号为“JX2023005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集应遵循全面、系统、真实的原则，涵盖舞蹈培训工作的各个方面。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同介质（如纸质、电子等）。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案分类准确、排列有序。2.每份档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等。3.对纸质档案进行装订时，应使用统一规格的档案夹或装订线，确保档案整齐、牢固。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案目录，便于查询和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的、具有历史价值的档案，应采取特殊的保管措施，如进行数字化处理、制作缩微胶片等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：机构设立、变更、注销等重要文件；具有重大历史价值和长期利用价值的教学、活动等档案。2.长期保管的档案：教学计划、大纲、教案等教学档案；教师资质证书、教学评估等师资档案；学员毕业（结业）证书、考级证书等学员档案；各类演出、比赛等活动的重要策划方案、总结等档案；行政档案中的年度工作计划、总结等重要文件。保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管的档案：学员考勤记录、成绩考核记录等教学档案；一般性的活动组织记录、照片等活动档案；行政档案中的一般性文件、会议记录等。保管期限为110年。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、机构负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。4.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等，并由监销人员签字确认。5.销毁记录应与《档案销毁申请表》一并保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案的查询与借阅（一）查询规定1.本机构员工因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、查询目的等。2.《档案查询申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，在不违反保密规定的前提下，为查询人员提供档案查阅服务。4.查询人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。5.查询人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应提前向本机构提出书面申请，说明借阅档案的内容、用途、借阅期限等。2.借阅申请经本机构负责人批准后，档案管理部门与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅单位应指定专人负责档案的借阅和归还工作，并按照协议规定的期限归还档案。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、转借、转让或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.档案管理部门应对借阅档案的情况进行跟踪和监督，及时提醒借阅人员归还档案。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、完整，报送及时。统计数据应作为档案管理工作决策的重要依据。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，提高统计工作的效率和质量。（二）移交工作1.机构发生分立、合并、撤销等情况时，应按照国家有关规定进行档案移交工作。2.档案移交应编制