辅导员档案制度管理

PAGE辅导员档案制度管理一、总则（一）目的为加强辅导员队伍建设，规范辅导员档案管理，全面、客观、准确地反映辅导员的工作表现、业务能力和综合素质，为辅导员的选拔、任用、考核、培训、晋升等提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体专职辅导员档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、客观地反映辅导员的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集辅导员在工作、学习、培训等方面的相关材料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对辅导员档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据辅导员的工作变动和发展情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.自然情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、籍贯、学历、学位、毕业院校、所学专业等。2.入职信息：入职时间、所在部门、职务、联系方式等。（二）教育培训经历1.学历教育：从高中起的各阶段学历教育经历，包括学校名称、入学时间、毕业时间、所学专业等。2.职业培训：参加的与辅导员工作相关的培训课程、研讨会、讲座等，包括培训名称、举办机构、培训时间、培训内容等。（三）工作经历1.任职经历：历任辅导员岗位的任职时间、所在学院（系）、班级数量、学生人数等。2.工作业绩：在学生思想政治教育、班级管理、学生活动组织、学生就业指导等方面取得的突出成绩，如获得的奖项、荣誉称号、工作创新成果等。3.工作失误与教训：记录在工作中出现过的失误及从中吸取的教训，包括失误的原因、造成的影响、改进措施等。（四）考核评价材料1.年度考核：每年的年度考核表，包括个人总结、领导评价、同事评价、学生评价等内容，考核结果分为优秀、合格、基本合格、不合格四个等次。2.聘期考核：聘期届满时的考核材料，全面总结聘期内的工作表现、工作业绩、业务能力等方面的情况，考核结果分为优秀、合格（称职）、不合格（不称职）三个等次。3.专项考核：根据工作需要进行的专项考核材料，如思想政治教育工作专项考核、心理健康教育工作专项考核等。（五）奖惩材料1.奖励：获得的各级各类奖励证书、表彰决定等，包括学校、教育主管部门、政府部门等颁发的奖励。2.惩处：受到的批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分决定及相关材料。（六）科研成果1.论文著作：发表的与辅导员工作相关的学术论文、著作，包括论文题目、发表刊物名称、发表时间、著作名称、出版社名称、出版时间等。2.课题研究：主持或参与的科研课题，包括课题名称、课题来源、立项时间、结题时间、研究成果等。（七）学生工作案例1.典型案例：选取在学生工作中具有代表性、创新性、启发性的案例，详细描述案例背景、问题分析、解决措施及取得的成效等。2.案例分析报告：对典型案例进行深入分析，总结经验教训，提出改进建议和工作启示，形成案例分析报告。（八）其他材料1.个人述职报告：定期撰写的个人述职报告，全面总结个人工作情况、存在问题及下一步工作计划等。2.工作计划与总结：每学期、每年的工作计划和工作总结，反映工作思路、工作重点、工作措施及工作成效等。3.学生反馈意见：收集整理学生对辅导员工作的意见和建议，作为改进工作的参考依据。4.其他与辅导员工作相关的重要材料：如参加的重要会议记录、调研报告、工作经验交流材料等。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新入职辅导员报到后，由所在部门负责收集其个人基本信息及相关证明材料，建立个人档案。2.档案管理人员对收集到的材料进行审核、整理，确保材料真实、完整、规范，并按照档案内容分类进行归档。（二）材料收集1.定期收集：每年年初，档案管理人员向各部门发出档案材料收集通知，要求辅导员按照档案内容分类，及时提交上一年度的相关材料。2.不定期收集：根据工作需要，如辅导员职务变动、参加培训、取得科研成果等情况，及时收集相关材料。3.主动收集：档案管理人员主动关注辅导员的工作动态，及时收集在各类媒体上发表的与辅导员工作相关的文章、报道等材料。（三）材料审核1.档案管理人员对收集到的材料进行认真审核，重点审核材料的真实性、完整性、规范性。2.对于不符合要求的材料，及时与辅导员本人或相关部门沟通，要求补充或更正材料。3.审核通过的材料，由档案管理人员签字确认，并注明审核日期。四、档案整理与归档（一）整理原则1.分类清晰：按照档案内容的不同类别，分别进行整理，确保各类材料之间界限分明。2.顺序规范：同一类材料按照时间顺序或重要程度依次排列，便于查阅。3.编号统一：对每份档案材料进行编号，建立档案材料目录，便于查找和管理。（二）整理方法1.装订成册：对于纸张较多的材料，如年度考核表、聘期考核表等，采用A4纸规格进行打印，并装订成册。2.编目索引：编制档案材料目录，注明材料名称、日期、编号等信息，便于查阅。3.电子归档：建立电子档案库，将纸质档案材料进行扫描录入，形成电子档案，实现档案的数字化管理。（三）归档要求1.及时归档：档案管理人员对审核通过的材料，应及时进行整理归档，确保档案资料的时效性。2.专柜存放：设立专门的档案柜，按照辅导员姓名或编号顺序存放档案，便于查找和管理。3.标识清晰：在档案柜上标明档案类别、年份等信息，便于快速定位所需档案。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.辅导员本人：有权查阅自己的档案，了解档案内容。2.所在部门负责人：因工作需要，经档案管理部门负责人批准，可以查阅本部门辅导员的档案。3.组织人事部门：根据干部选拔任用、考核等工作需要，经档案管理部门负责人批准，可以查阅相关辅导员的档案。4.其他经批准的人员：因特殊原因需要查阅辅导员档案的，经档案管理部门负责人批准后，可以查阅。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人填写《辅导员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人或相关领导审批。2.审批签字：申请表经审批签字后，交档案管理部门。3.查阅登记：档案管理人员对查阅申请进行登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.现场查阅：查阅人在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束：查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行检查，确保档案完整无损。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅辅导员档案，确因工作需要借阅的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人填写《辅导员档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人或相关领导审批。2.审批签字：申请表经审批签字后，交档案管理部门。3.借阅登记：档案管理人员对借阅申请进行登记，记录借阅人姓名、借阅时间、预计归还时间、借阅内容等信息，并收取借阅押金。4.借阅档案：档案管理人员将档案交给借阅人，并提醒借阅人妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。5.归还档案：借阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案保管与保密（一）保管要求1.安全保管：档案管理部门应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，是否存在霉变、虫蛀等情况，如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.环境维护：保持档案保管场所的清洁卫生，控制温度、湿度等环境条件，为档案保管提供良好的环境。（二）保密措施1.人员管理：档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.场所管理：档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案保管场所应安装监控设备，对档案查阅、借阅等情况进行实时监控。3.文件管理：对涉及辅导员个人隐私的档案材料，应进行加密处理，严格控制知悉范围。对档案材料的电子文档，应设置访问权限，防止信息泄露。七、档案更新与维护（一）更新内容1.随着辅导员工作的开展，及时更新档案中的个人基本信息、工作经历、考核评价材料、奖惩材料、科研成果等内容。2.对于档案中存在的错误信息或过时信息，应及时进行更正和更新。（二）更新程序1.信息变更：辅导员个人基本信息、工作经历等发生变更时，应及时向所在部门提交变更申请，并提供相关证明材料。2.材料收集：所在部门对变更申请及证明材料进行审核后，将相关材料提交档案管理部门。3.档案更新：档案管理人员对提交的材料进行审核后，及时更新档案内容，并在档案材料目录中注明更新时间。（三）维护责任1.档案管理人员负责档案的日常维护工作，确保档案的完整性、准确性和时效性。2.各部门应配合档案管理部门做好档案的更新与维护工作，及时提供相关材料。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案材料超过保管期限，且已无保存价值的，可以进行销毁。2.档案材料因保管不善，造成损坏、丢失，无法继续保存的，可以进行销毁。3.档案材料涉及的事项已经办结，且法律法规规定可以销毁的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定审批：档案管理部门组织相关人员对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《辅导员档案销毁审批表》，报档案管理部门负责人审批。2.审批签字：《辅导员档案销毁审批表》经审批签字后，交档案