技术档案及图书管理制度

PAGE技术档案及图书管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案及图书的管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，提高图书资料的利用效率，为公司的生产、经营、科研等活动提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有技术档案及图书资料的管理，包括但不限于纸质档案、电子档案、各类图书、期刊、杂志等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：技术档案及图书资料由公司指定的部门统一管理，确保管理的规范性和一致性。2.分类管理原则：按照技术档案和图书资料的类别、性质、来源等进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保技术档案及图书资料的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及公司机密的档案和资料严格保密。4.动态管理原则：根据公司业务发展和实际需求，及时更新和完善技术档案及图书资料的内容，确保其时效性和实用性。二、技术档案管理（一）档案收集1.各部门负责本部门产生的技术文件、资料的收集和整理，并定期移交至技术档案管理部门。2.项目负责人在项目结束后，应及时将项目过程中形成的各类技术文档、图纸、报告等资料进行整理，移交至技术档案管理部门归档。3.对于外部引进的技术资料、合作项目文件等，由相关业务部门负责收集，并交技术档案管理部门统一管理。（二）档案整理1.技术档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.根据档案的性质和内容，分为产品研发档案、生产工艺档案、质量控制档案、设备技术档案、科研项目档案等类别。3.为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。4.建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查阅和检索。（三）档案归档1.整理好的技术档案应及时归档，按照档案类别和编号顺序存放于档案柜或电子存储设备中。2.对于纸质档案，应存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。4.建立档案索引，方便快速查找所需档案。索引应包括纸质档案索引和电子档案索引，索引内容应涵盖档案编号、名称、存放位置等信息。（四）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息。2.《技术档案借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，交技术档案管理部门审核。技术档案管理部门根据档案的保密级别和借阅用途进行审批，对于涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准后方可借阅。3.借阅人凭批准后的《技术档案借阅申请表》到技术档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅时应登记档案的借阅时间、归还时间、借阅人姓名等信息。4.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自复印、转借、涂改、损坏档案。如需复印档案，应另行填写《技术档案复印申请表》，经技术档案管理部门批准后方可复印。5.借阅期限届满，借阅人应及时归还所借阅的档案。如需延期借阅，应重新办理借阅申请手续。（五）档案保管期限1.技术档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、核心技术资料、重大项目文件等；长期保管的档案一般为公司生产经营活动中具有一定历史价值和参考价值的文件资料，保管期限为10年以上；短期保管的档案为一般性文件资料，保管期限为110年。3.技术档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对于已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（六）档案鉴定与销毁1.技术档案管理部门定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的档案鉴定小组。2.档案鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对于需要销毁的档案，应填写《技术档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。《技术档案销毁申请表》经档案鉴定小组组长签字批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，销毁后应在《技术档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。（七）档案保密1.技术档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责。2.对涉及公司机密的技术档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，防止信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露档案内容。在档案借阅、使用过程中，应监督借阅人遵守保密制度。4.如发现技术档案有泄露、丢失等情况，应立即采取措施进行补救，并及时报告公司领导。对造成泄密事故的责任人，应依法追究其责任。三、图书管理（一）图书采购1.根据公司员工的阅读需求和公司业务发展需要，制定图书采购计划。图书采购计划应包括采购图书的类别、数量、预算等信息。2.图书采购由图书管理部门负责实施，采购人员应通过正规渠道采购图书，确保图书的质量和版权合法性。3.在采购图书时，应与供应商签订采购合同，明确图书的品种、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。4.采购人员应及时跟踪图书的到货情况，对验收合格的图书进行入库登记。（二）图书分类与编目1.图书管理部门对采购的图书进行分类整理，按照图书的学科、主题、体裁等进行分类。2.为每本图书编制唯一的编号，编号应体现图书的分类号、出版社、出版年份等信息，便于管理和查询。3.建立图书目录，详细记录图书的编号、书名、作者、出版社、出版年份、价格、馆藏位置等信息，方便读者借阅和查找。（三）图书借阅1.公司员工可凭本人工作证到图书管理部门办理图书借阅手续。借阅时应填写《图书借阅登记表》，注明借阅图书的名称、编号、借阅期限等信息。2.图书管理部门根据图书的库存情况和借阅规定，确定是否批准借阅申请。一般情况下，每人每次借阅图书数量不超过[X]本，借阅期限不超过[X]天。3.借阅人应妥善保管所借阅的图书，不得在图书上涂改、损坏、撕页等。如需续借图书，应在借阅期限届满前[X]天到图书管理部门办理续借手续。4.如发现借阅的图书有丢失、损坏等情况，借阅人应按照图书的原价进行赔偿。（四）图书归还1.借阅期限届满，借阅人应按时归还所借阅的图书。图书管理部门在办理归还手续时，应检查图书的完整性和是否有损坏情况。2.如图书有损坏，借阅人应照价赔偿或负责修复。如图书丢失，借阅人应按照图书的原价进行赔偿，并承担相应的责任。3.图书管理部门应及时将归还的图书上架归位，确保图书的正常流通。（五）图书盘点1.图书管理部门定期对图书进行盘点，确保图书的实际数量与图书目录记录一致。2.盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、方法、时间安排等。3.盘点过程中，应认真核对每本图书的编号、书名、数量等信息，对盘盈、盘亏的图书进行详细记录。4.盘点结束后，应编制图书盘点报告，分析盘盈、盘亏的原因，并提出相应的处理建议。对盘亏的图书，应查明原因，追究相关责任人的责任。（六）图书维护1.图书管理部门应定期对图书进行清洁、消毒、防虫等维护工作，确保图书的完好无损。2.对于破损、老化的图书，应及时进行修复或报废处理。修复后的图书应重新进行编目和上架。3.根据图书的使用情况和市场需求，定期更新图书库存，淘汰过时、无用的图书，补充新的热门图书。四、信息化管理（一）技术档案信息化1.建立技术档案管理信息系统，实现技术档案的电子化管理。技术档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。2.将纸质技术档案逐步进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描后的电子档案应与纸质档案内容一致，并进行严格的审核和校对。3.利用技术档案管理信息系统，对技术档案的借阅、使用情况进行实时跟踪和统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.加强技术档案管理信息系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行备份，确保数据的安全性和完整性。（二）图书信息化1.建立图书管理信息系统，实现图书的采购、编目、借阅、盘点等业务的信息化管理。图书管理信息系统应具备图书信息录入、查询、借阅登记、续借、催还、统计分析等功能。2.通过图书管理信息系统，读者可以方便地查询图书的库存情况、借阅状态等信息，提高图书的利用效率。3.利用图书管理信息系统，对图书的借阅数据进行统计分析，了解读者的阅读需求和借阅规律，为图书采购和管理提供参考依据。4.加强图书管理信息系统的维护和更新，确保系统的稳定性和可靠性。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。五、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的档案及图书管理监督小组，定期对技术档案及图书管理工作进行监督检查。2.监督小组应检查档案及图书的收集、整理、归档、借阅、保管等环节的工作是否符合本制度的要求，是否存在安全隐患。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）考核评价1.建立技术档案及图书管理工作考核评价机制，对档案及图书管理部门和相关责任人的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案