市残联档案管理制度

PAGE市残联档案管理制度一、总则（一）目的为加强市残联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为市残联各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市残联机关各部门、直属事业单位以及下属各分支机构在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：市残联档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的综合管理，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，全面反映市残联各项工作的历史面貌。3.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立市残联档案管理领导小组，由理事长担任组长，各副理事长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审定档案管理工作规划、制度和标准，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室办公室作为市残联档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善市残联档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管市残联各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务能力。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。（三）各部门各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并指定专人作为兼职档案员，负责将本部门在工作中形成的各类文件材料及时收集、整理，定期移交办公室归档。兼职档案员应接受办公室的业务指导和培训，熟悉档案管理的基本知识和技能，做好本部门档案的日常管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围市残联档案收集范围包括但不限于以下几类：1.上级文件：包括党和国家领导人、上级机关颁发的与市残联工作相关的文件、指示、决定等。2.本级文件：市残联制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、统计报表等。3.业务档案：涉及残疾人康复、教育、就业、扶贫、维权等业务工作的文件材料、项目资料、服务记录等。4.人事档案：干部职工调配、任免、考核、奖惩、工资福利、教育培训等方面的文件材料。5.财务档案：财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。6.声像档案：反映市残联重要活动、会议、工作场景等的照片、录音、录像等资料。7.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料收集的及时性和完整性。2.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理和核对，发现问题及时处理。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。（四）分类方法市残联档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行划分。2.机构：按照市残联内部机构设置进行分类，如办公室、康复部、教育就业部等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（五）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查询。编号方法如下：1.全宗号：市残联档案全宗号为“[市残联名称首字母缩写][年份]”，例如“SC2023”。2.目录号：根据档案分类情况，每一类档案编制一个目录号，用三位数字表示，如“001”表示办公室档案目录。3.案卷号：每一卷档案编制一个案卷号，按照流水号顺序编写，用四位数字表示，如“0001”。4.件号：对于不装订的档案，每一份文件编制一个件号，用四位数字表示，如“0001”。（六）编目要求1.编制档案目录：档案目录应包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目，按照分类顺序依次排列。2.编制卷内文件目录：卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，逐份填写卷内文件的相关信息。3.编制备考表：备考表应置于卷末，说明本卷档案的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项。（七）装订要求1.归档文件应按照件号顺序进行装订，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于纸张规格不一致、破损或小于A4的文件材料，应进行托裱、修补或折叠处理，使其规格统一。3.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的保管（一）保管场所市残联应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.声像档案：照片应冲洗成标准规格，装册并注明拍摄时间、地点、人物、事由等；录音、录像带应标注内容、日期、时长等信息，分类存放于专门的音像档案盒中。3.电子档案：应进行备份存储，采用光盘、磁带或硬盘等存储介质，一式多套异地存放。同时，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类管理和检索。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映市残联主要职能活动和历史面貌的，对市残联工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的数据材料，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映市残联一般工作活动，在较长时间内对市残联工作有查考利用价值的数据材料，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对市残联工作有参考价值的数据材料，列为短期保管。（四）档案定期清查1.办公室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限是否符合规定等，发现问题及时进行整改。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，并提出改进措施。五、档案的利用（一）查阅利用原则1.档案查阅利用应遵循合法、合规、合理的原则，严格按照规定办理查阅手续。2.查阅档案应在指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）查阅利用手续1.本单位工作人员查阅档案，需填写《市残联档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。查阅内容涉及多个部门的，需分别经相关部门负责人签字同意。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间等，填写《市残联档案查阅申请表》。经市残联办公室负责人审核，报分管领导批准后，方可办理查阅手续，并由办公室工作人员陪同查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经市残联主要领导批准。（三）查阅利用登记办公室应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员姓名、单位名称、查阅时间、查阅内容、批准人等信息进行详细登记。查阅人员归还档案时，应在登记册上注明归还时间，并签字确认。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《市残联档案借阅申请表》，经所在部门负责人和办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因特殊情况需要复制档案材料，须经办公室负责人批准，并注明用途。4.借阅人员归还档案时，应确保档案完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织及职责1.成立市残联档案鉴定小组，由办公室负责人担任组长，各部门兼职档案员和档案管理人员为成员。2.鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限划分标准，结合市残联工作实际，综合考虑档案的重要性、完整性、时效性等因素，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.永久保管的档案：反映市残联主要职能活动和历史面貌的重要文件、会议记录、统计报表等。涉及残疾人重大权益保障、重要项目实施、重要政策出台等方面的文件材料。具有历史研究价值的声像档案、实物档案等。2.长期保管的档案：反映市残联一般工作活动的文件、资料、记录等。一般性业务档案，如残疾人康复服务记录、教育教学资料、就业培训档案等。人事档案中除永久保管部分以外的其他档案。3.短期保管的档案：在较短时间内对市残联工作有参考价值，但已失去查考利用价值的文件材料。临时性、事务性的文件材料，如一般性通知、简报等。（三）鉴定程序1.每年定期对到期档案进行清理，由兼职档案员对本部门的档案进行初步审查，提出存毁意见，填写《市残联档案鉴定审批表》。2.档案鉴定小组对各部门提交的档案鉴定审批表进行集中审核，逐卷逐件地对档案进行分析研究，确定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.经鉴定小组审核通过的档案鉴定审批表，报市残联分管领导审批。4.对拟销毁的档案，应进行造册登记，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息，经市残联主要领导批准后，方可组织销毁。（四）销毁工作要求1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保销毁过程的安全和保密。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，不得将档案出售或赠送他人。3.销毁档案过程中，应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立市残联档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为市残联各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案图像进行分类存储，并录入档案目录信息，实现档案信息的电子化管理。（三）档案信息系统功能1.档案检索功能：提供多种检索方式，如按全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限等进行检索，方便快速查找所需档案信息。2.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。3.档案统计分析功能：对档案的数量分布、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.安全管理功能：设置用户权限