企业职工档案销毁制度

PAGE企业职工档案销毁制度一、总则（一）目的为加强企业职工档案管理，确保职工档案的安全与完整，规范职工档案销毁工作，依据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的销毁管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案销毁工作合法合规。2.安全保密原则：确保档案销毁过程中的信息安全，防止档案信息泄露。3.规范操作原则：明确档案销毁的流程和要求，保证销毁工作规范有序进行。二、档案销毁范围（一）已过保管期限且无继续保存价值的档案1.职工入职、离职相关的一般性文件，如入职登记表、离职申请等，保管期限届满后，经评估无后续利用价值的。2.定期考核、绩效评估等形成的阶段性资料，在规定保管期限结束后，可予销毁。（二）重复、冗余或错误的档案1.因工作失误或系统录入问题产生的重复档案，经核实后可进行销毁。2.明显错误且已无修正必要的档案，如信息严重不符的职工基本信息表等。（三）已完成历史使命或失去保存意义的专项档案1.特定项目结束后，与之相关的项目策划、实施、总结等档案，在项目验收且相关责任明确后，可按规定销毁。2.因企业战略调整、业务转型等原因，不再具有参考价值的专项业务档案。三、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，成员包括人力资源部门负责人、档案管理部门负责人、相关业务部门代表及法务人员等。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，梳理出可能需要销毁的档案清单，并提交至鉴定小组。2.鉴定小组根据档案销毁范围及公司实际情况，对提交的档案清单进行逐一审核。3.对于拟销毁的档案，鉴定小组应详细查阅档案内容，结合档案形成时间及公司业务发展情况，综合判断其是否具有继续保存价值。4.鉴定小组在审核过程中，可向相关业务部门或个人了解档案的利用情况及后续需求，确保鉴定结果准确合理。5.经鉴定小组审核通过的档案，方可进入销毁程序。四、销毁审批（一）审批流程1.档案管理部门将经鉴定小组审核通过的拟销毁档案清单及销毁申请，提交至人力资源部门负责人。2.人力资源部门负责人对销毁申请进行初审，审核档案销毁的必要性及合规性，签署初审意见后提交至公司分管领导。3.公司分管领导对销毁申请进行终审，审批通过后签署意见，并将审批结果反馈至档案管理部门。（二）审批材料1.销毁申请报告，应详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限、销毁原因等信息。2.档案鉴定小组出具的鉴定意见，明确档案已无继续保存价值。3.相关业务部门或个人对档案销毁的确认意见（如有需要）。五、销毁实施（一）销毁方式1.采用粉碎、焚烧等物理方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行多次覆盖擦除，确保数据彻底清除。（二）销毁场所选择安全、保密的场所进行档案销毁，如公司内部专门的档案销毁室或委托具有资质的专业销毁机构进行销毁。（三）销毁人员1.档案销毁工作应由专人负责，销毁人员应经过严格的背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.销毁过程中，应安排两人以上同时在场监督，确保销毁工作真实、完整、彻底。（四）销毁记录1.详细记录档案销毁的时间、地点、方式、数量、销毁人员等信息，形成销毁记录清单。2.销毁记录清单应妥善保存，保存期限与档案保管期限一致，以备日后查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对档案销毁工作进行监督检查，核实销毁档案是否经过审批、销毁过程是否合规、销毁记录是否完整等。2.档案管理部门应定期对档案销毁情况进行自查，及时发现并纠正存在的问题。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合提供档案销毁工作的相关资料和信息。七、保密与安全（一）保密措施1.参与档案销毁工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案销毁过程中，严格限制无关人员进入销毁场所，防止档案信息泄露。3.对销毁过程中产生的废弃物等，应进行妥善处理，防止残留信息被恢复或利用。（二）安全保障1.选择具备安全保障条件的销毁场所，确保销毁过程中的人员安全和环境安全。2.销毁设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行，避免因设备故障引发安全事故。八、附则（一