红黄黑档案管理制度

PAGE红黄黑档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的规范化管理，确保各类信息的准确记录、有效存储和安全使用，特制定本红黄黑档案管理制度。本制度旨在通过对不同类型档案进行分类管理，明确档案的建立、使用、更新及销毁流程，保障公司/组织运营的合法性、合规性和高效性，维护公司/组织的利益和形象。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的所有与公司/组织运营相关的文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、业务数据、技术文档、行政文件等。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理工作必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案内容合法、合规，不得违反任何法律规定。2.真实性原则：档案记录应如实反映公司/组织的实际业务活动和历史情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案资料，确保档案内容完整，涵盖公司/组织运营的各个方面，避免重要信息缺失。4.保密性原则：根据档案内容的敏感程度，对涉及公司/组织机密、商业秘密、个人隐私等信息的档案进行严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：档案管理应具备清晰的记录和索引体系，以便在需要时能够快速准确地追溯相关信息，为公司/组织决策、业务处理、问题调查等提供有力支持。二、红黄黑档案分类及定义（一）红色档案1.定义：红色档案主要用于记录公司/组织核心业务流程、关键决策过程、重大项目进展以及涉及公司/组织生存与发展的重要信息。这些档案具有高度的敏感性和重要性，对公司/组织的战略规划、运营管理和风险控制起着关键作用。2.涵盖范围：公司/组织年度战略规划、长期发展规划等重要文件。重大投资决策、并购重组项目相关的文件资料，包括可行性研究报告、决策会议纪要、交易协议等。核心业务流程文档，如产品研发流程、生产工艺流程、销售与客户服务流程等详细记录。涉及公司/组织商业秘密、技术秘密的文件，如未公开的技术方案、产品配方、客户名单等。董事会、股东会等重要会议的决议、记录及相关文件。（二）黄色档案1.定义：黄色档案包含公司/组织日常运营过程中的一般性业务文件和资料，对公司/组织的正常运转起到重要支持作用，但敏感性相对较低。这些档案是公司/组织业务活动的常规记录，用于业务流程的执行、监控和评估。2.涵盖范围：各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。财务报表、会计凭证、税务申报资料等财务相关档案。人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核资料等。业务部门的工作汇报、统计报表、市场调研报告等。行政文件，如公司规章制度、通知公告、会议记录、办公用品采购记录等。（三）黑色档案1.定义：黑色档案主要记录公司/组织违反法律法规、行业规范或内部管理制度的不良行为及相关信息。这些档案对于警示公司/组织内部人员遵守规则，防范法律风险和声誉风险具有重要意义。2.涵盖范围：公司/组织受到的行政处罚决定书、司法判决书等法律文书。内部审计发现的违规违纪问题报告及相关证据材料。员工违反公司规章制度的处分记录，如警告、记过、辞退等决定及相关调查材料。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司/组织档案管理工作，建立档案管理体系，明确档案分类标准、编号规则、存储方式等。3.负责档案的集中收集、整理、归档、存储和保管工作，确保档案的完整性和安全性。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.按照规定的流程，为公司/组织内部各部门及人员提供档案查阅、借阅服务，并做好记录。6.根据档案的保存期限和实际情况，提出档案销毁申请，并组织实施档案销毁工作。（二）各部门1.负责本部门产生档案的日常收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.在档案管理部门的指导下，明确本部门兼职档案管理人员，负责协助做好本部门档案的日常管理工作。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并严格按照规定使用档案，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。（三）档案管理人员1.具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.负责档案的具体整理、编目、上架、存储等日常管理工作，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，及时跟踪档案的归还情况，防止档案丢失或损坏。4.协助档案管理部门开展档案清查、盘点工作，发现问题及时报告并协助处理。5.保守档案机密，不得擅自向无关人员透露档案内容。四、档案建立与收集（一）档案建立1.各部门在开展业务活动过程中，应根据工作需要及时建立相应的档案。档案建立应遵循真实记录、规范整理、便于查询的原则。2.对于重要业务活动或项目，应在活动启动初期明确档案管理责任人，制定档案收集计划，确保档案资料的同步记录和收集。3.档案建立过程中，应使用统一的格式和标准进行记录和整理，确保档案内容的规范性和一致性。（二）档案收集1.各部门兼职档案管理人员应定期对本部门产生的档案资料进行收集、整理，确保档案资料齐全、完整。2.对于外来文件、资料，如政府部门文件、合作伙伴提供的资料等，相关部门应及时签收，并按照档案管理要求进行登记和整理。3.在档案收集过程中，应注意核对档案资料的真实性、准确性和完整性，发现问题及时与相关人员沟通核实。五、档案整理与归档（一）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行详细整理。整理工作包括对档案资料进行分类、编号、编目、装订等。2.对纸质档案，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，确保页面整齐；对电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中。3.档案整理过程中，应编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和管理。（二）档案归档1.整理好的档案应及时进行归档，按照档案分类顺序依次上架存放。档案存放应遵循便于查找、安全保管的原则，确保档案存放有序，易于识别。2.对于红色档案，应设置专门的存储区域，采取加密存储、专人保管等措施，确保档案的安全性和保密性。3.建立档案索引系统，通过电子目录、纸质索引等方式，方便快速查找所需档案。索引信息应与档案实际存放位置相对应，确保索引的准确性和实用性。六、档案存储与保管（一）存储方式1.公司/组织应根据档案的性质、数量和保存期限，选择合适的存储方式。对于纸质档案，应采用档案柜、档案架等进行存放；对于电子档案，应采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式进行存储。2.存储介质应具备良好的稳定性和耐久性，定期进行检查和维护，防止存储介质损坏导致档案丢失。3.建立异地备份机制，对于重要档案，应在异地存储一份副本，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.安装必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全保管。3.对档案存储场所进行定期巡查，及时发现和处理安全隐患，确保档案存储环境的安全性。（三）保管期限1.根据国家法律法规、行业标准及公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限一般为15年，适用于一些时效性较强、对公司/组织运营影响较小的档案。中期保管期限一般为510年，适用于一般性业务档案和具有一定参考价值的文件资料。长期保管期限一般为10年以上，适用于涉及公司/组织核心业务、重要决策、历史记录等具有长期保存价值的档案。2.在档案保管期限届满后，档案管理部门应根据档案的实际情况进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案应根据其工作需要和职责范围，按照规定的权限进行申请。查阅红色档案，需经公司/组织高层领导审批，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅黄色档案，一般由部门负责人审批，可在档案管理部门指定的场所自行查阅，但不得擅自复印或带出。查阅黑色档案，需经公司/组织纪检监察部门或相关负责人审批，查阅过程应严格记录，查阅人员不得擅自传播档案内容。2.外部单位或个人查阅公司/组织档案，必须经过公司/组织法定代表人或授权代表批准，并签订保密协议，按照规定的程序进行查阅。（二）借阅流程1.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息，并按照查阅权限进行审批。2.档案管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，向借阅人员发放档案，并登记借阅时间、借阅人、档案名称等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失档案。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记册上注明归还时间。八、档案更新与维护（一）更新流程1.当档案所涉及的业务活动发生变化、相关信息需要修改或补充时，档案产生部门应及时对档案进行更新。2.更新后的档案应按照档案建立与收集、整理与归档的流程进行操作，确保更新后的档案与原档案具有连续性和关联性。3.档案管理部门应定期对档案进行清查，发现档案内容存在错误或不完整时，及时通知档案产生部门进行更新。（二）维护措施1.定期对档案进行检查和维护，确保档案的存储介质、装订等处于良好状态，防止档案损坏。2.对电子档案，应定期进行数据备份和系统维护，防止数据丢失或损坏。同时，要及时更新电子档案管理系统，确保系统功能的正常运行。3.根据档案保管期限和实际情况，对超过保管期限或已失去保存价值的档案进行清理和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。九、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.档案管理部门应定期组织对到期档案进行销毁鉴定，成立由档案管理部门、相关业务部门及法务部门等人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、时效性等因素，对档案进行逐一审查，确定是否需要销毁。对于仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限并继续保存。（二）销毁流程1.经鉴定小组批准同意销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清单，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁清单应经相关负责人签字确认后，按照规定的方式进行销毁。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.销毁过程应进行现场监督，确保销毁工作彻底、合规。销毁完成后，销毁人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档保存。十、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未