哪些档案管理制度要上墙

PAGE哪些档案管理制度要上墙公司档案管理制度上墙规范一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责组织档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。6.负责提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。7.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和妥善保管。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作，并报综合管理部门备案。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案整理归档，确保档案的质量和完整性。3.严格遵守档案保密制度，对涉及本部门机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。4.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，接受综合管理部门的指导、监督和检查，按时完成档案管理工作任务。5.根据工作需要，向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请，按照规定办理相关手续，并在使用完毕后及时归还档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、资质证书、荣誉证书等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。3.财务审计类：包括财务预算、决算、报表、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：包括市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等。5.技术研发类：包括研发项目文档、技术方案、专利证书、软件著作权等。6.生产管理类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等。7.物资采购类：包括采购合同、供应商资料、物资库存等。8.文件资料类：包括公司内部文件、外来文件、宣传资料、出版物等。9.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告、项目进度报告、项目验收报告等。10.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，每类档案赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01人力资源类：02财务审计类：03市场营销类：04技术研发类：05生产管理类：06物资采购类：07文件资料类：08项目管理类：09其他类：104.流水号：按照档案形成的先后顺序，从三位数开始依次编号，如“001”“002”……例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“202301001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人工作记录、报告、总结等，也应按照规定及时归档。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集责任人应按照档案分类要求，对收集到的档案进行初步分类，剔除重复、无效的文件资料。3.对于重要活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集，确保档案的完整性和准确性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对档案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.每份档案应编制页号，页号编写位置在文件正面的右上角、背面左下角。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类进行整理，如通知、报告、请示等，分别装订成册，并编制目录。2.人力资源类档案：按照员工类别进行整理，如招聘档案、培训档案、考核档案等，每份档案单独装订，并编制目录。3.财务审计类档案：按照会计年度和档案类别进行整理，如会计凭证、账簿、报表等，分别装订成册，并编制目录。4.市场营销类档案：按照项目或客户进行整理，如市场调研项目档案、客户档案等，每份档案单独装订，并编制目录。5.技术研发类档案：按照研发项目进行整理，如项目文档、技术方案、测试报告等，分别装订成册，并编制目录。6.生产管理类档案：按照生产环节进行整理，如生产计划档案、工艺流程档案、质量控制档案等，每份档案单独装订，并编制目录。7.物资采购类档案：按照采购项目进行整理，如采购合同档案、供应商档案、物资库存档案等，每份档案单独装订，并编制目录。8.文件资料类档案：按照文件的来源和性质进行整理，如公司内部文件、外来文件、宣传资料等，分别装订成册，并编制目录。9.项目管理类档案：按照项目阶段进行整理，如项目立项档案、可行性研究报告档案、项目进度报告档案、项目验收报告档案等，每份档案单独装订，并编制目录。10.其他类档案：根据档案的具体内容，按照上述类似方法进行整理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，满足档案保管的需要。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保档案数量与档案目录一致。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。（三）档案保管期限1.公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、公司年度财务报告、重要合同协议、公司发展规划等具有重要历史价值和法律依据的档案。3.长期保管的档案：保管期限为10年至50年，主要包括公司一般性业务文件、重要项目档案、员工人事档案等。4.短期保管的档案：保管期限为1年至10年，主要包括公司日常工作中形成的临时性文件、一般性报表等。（四）档案鉴定与销毁1.公司定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对失去保存价值的档案进行销毁处理。2.档案鉴定工作由综合管理部门组织，各部门负责人及相关业务人员参加，组成档案鉴定小组，对档案进行逐卷鉴定。3.档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，结合公司实际情况，确定档案的保管期限和价值，提出销毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，经公司领导审批后，按照规定进行销毁。5.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行记录，由监销人员签字确认。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供档案查阅服务，并在《档案查阅登记簿》上做好记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称及内容等信息。3.查阅档案应在档案库房内进行，查阅人员不得擅自将档案带出库房。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经公司领导审批同意后，到综合管理部门办理查阅手续。5.外部查阅人员查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅范围和方式应严格按照公司领导审批意见执行。查阅过程中不得对档案进行拍照、录像、复制等操作，如需特殊情况需进行上述操作，应另行申请并经公司领导批准。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.综合管理部门档案管理人员根据《档案借阅申请表》，对借阅人员的借阅资格进行审核，审核通过后，为借阅人员提供档案借阅服务，并在《档案借阅登记簿》上做好记录，记录借阅时间、借阅人员、借阅档案名称及内容、借阅期限等信息。3.借阅档案应严格按照规定的借阅期限归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公司档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为公司各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，建立档案信息检索数据库，方便档案的查询和利用。3.档案信息化管理系统功能：档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、分类、编目、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。4.数据安全管理：加强档案信息化管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，按照规定的流程和方法进行档案信息的录入、存储、检索、利用等操作。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性、完整性。3.加强对档案信息化管理系统用户的管理，设置不同的用户权限，严格控制用户对档案信息的访问范围和操作权限，防止档案信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。2.监督检查可采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立公司档案管理工作考核评价机制，