供用电合同档案管理制度

PAGE供用电合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强供用电合同档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有供用电合同档案的管理，包括但不限于高压供用电合同、低压供用电合同、临时供用电合同等各类与电力供应相关的合同档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则供用电合同档案由公司档案管理部门统一负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.全程管理原则对供用电合同从签订、履行到终止的全过程进行档案管理，全面记录合同的各项信息，为公司决策和业务开展提供依据。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保合同档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善供用电合同档案管理制度，并组织实施。2.负责供用电合同档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立供用电合同档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对供用电合同档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.负责供用电合同档案的鉴定、销毁工作，按照档案保管期限的规定，对已过保管期限且无保存价值的档案进行清理和销毁。（二）业务部门职责1.负责本部门供用电合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好供用电合同档案的整理、核对等工作，提供必要的业务支持和信息反馈。3.根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门申请查阅、借阅供用电合同档案。（三）合同承办人员职责1.负责供用电合同的具体起草、谈判、签订等工作，确保合同内容符合法律法规和公司要求。2.在合同签订后，及时将合同文本及相关资料整理齐全，移交本部门负责人审核后，再移交档案管理部门。3.对合同履行过程中的变更、解除等情况进行记录，并及时将相关资料移交档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.供用电合同文本及附件，包括合同正副本、补充协议、技术协议、图纸、清单等。2.合同签订过程中形成的相关文件，如立项申请、可行性研究报告、审批文件、招投标文件、评标报告、中标通知书、谈判记录、会议纪要等。3.合同履行过程中产生的各类文件，如用电申请、用电变更记录、电费结算凭证、停电通知、送电通知、故障处理记录、安全检查记录、用户投诉处理记录等。4.合同终止或解除后形成的文件，如终止协议、解除通知、资产交接清单、费用结算清单等。（二）收集要求1.及时性业务部门和合同承办人员应在合同签订、履行、终止等环节完成后及时将相关档案资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.完整性移交的档案资料应齐全、完整，包括合同文本及所有相关附件、文件，不得遗漏重要信息。3.准确性档案资料应真实、准确，与实际情况相符，不得篡改、伪造相关内容。（三）收集流程1.合同承办人员在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料整理成册，填写《供用电合同档案移交清单》，经本部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。2.业务部门在合同履行过程中产生的各类文件，应定期（每月/每季度）整理后移交档案管理部门，并填写《供用电合同档案移交清单》。3.合同终止或解除后，业务部门应在[X]个工作日内将相关文件资料整理移交档案管理部门，并填写《供用电合同档案移交清单》。4.档案管理部门收到移交的档案资料后，应进行认真核对，如发现问题及时与业务部门沟通，要求补充或更正。核对无误后，在《供用电合同档案移交清单》上签字确认，并将档案资料纳入档案管理系统进行管理。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类供用电合同档案按照合同类型、电压等级、用户类别等进行分类。具体分类如下：高压供用电合同低压供用电合同临时供用电合同其他供用电合同（如趸售合同、转供电合同等）每类合同再按照电压等级（如10kV、35kV、110kV等）、用户类别（如工业用户、商业用户、居民用户等）进行细分。2.编号对每份供用电合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：年份+合同类型代码+电压等级代码+用户类别代码+顺序号。例如：2023GY10GY001，表示2023年签订的高压供用电合同，电压等级为10kV，用户类别为工业用户，顺序号为001。3.编目编制供用电合同档案目录，目录应包括档案编号、合同名称、签订日期、用户名称、电压等级、合同金额、履行期限、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对整理好的合同档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订顺序为：合同封面、目录、合同正文、附件、相关文件。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管方式1.纸质档案应存放在档案密集架上，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式，确保数据的安全性和可靠性。3.对重要的供用电合同档案，可采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，以满足不同的查阅需求。（三）保管期限1.供用电合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度、涉及金额等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一些临时性、金额较小、对公司影响较小的供用电合同。中期保管期限为[X]年，适用于一般的供用电合同，如普通工业用户、商业用户的供用电合同等。长期保管期限为[X]年以上，适用于重要的供用电合同，如大型工业用户、重点项目的供用电合同等，以及涉及公司重大利益、具有重要历史价值或法律意义的合同档案。2.具体保管期限参照国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况确定，并在档案目录中注明。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对供用电合同档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部盘点。2.清查和盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查和盘点结束后，应填写《供用电合同档案清查盘点表》，对清查和盘点结果进行记录，并上报档案管理部门负责人。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅供用电合同档案。2.外部单位（如政府部门、司法机关、合作伙伴等）因履行法定职责或合作需要，按照规定程序查阅、借阅供用电合同档案。（二）利用流程1.内部查阅公司内部各部门如需查阅供用电合同档案，应填写《供用电合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，对查阅申请进行审核，符合条件的，安排专人负责提供查阅服务，并在档案查阅登记本上记录查阅情况，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。2.内部借阅公司内部各部门如需借阅供用电合同档案，应填写《供用电合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还日期等，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。档案管理部门收到申请表后，对借阅申请进行审核，符合条件的，报档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。3.外部查阅与借阅外部单位如需查阅、借阅供用电合同档案，应出具单位介绍信、查阅或借阅申请函等相关文件，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容、查阅或借阅时间等，经公司相关部门审核同意后，报公司分管领导批准。档案管理部门收到批准文件后，按照内部查阅或借阅流程办理相关手续，并在档案查阅登记本或借阅登记本上记录查阅或借阅情况。外部查阅或借阅人员应遵守公司档案管理制度和保密规定，不得擅自将档案带出公司，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅或借阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的供用电合同档案，未经公司批准，不得对外提供查阅、借阅。2.对重要的供用电合同档案，如需对外提供查阅、借阅，应报公司分管领导批准，并采取必要的保密措施，确保档案信息安全。3.档案利用过程中，如发现档案内容可能对公司利益造成损害或存在法律风险的，应及时停止利用，并报告公司相关部门。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对供用电合同档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。3.严格履行鉴定程序，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织成立供用电合同档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表、法律专业人员等。鉴定工作小组负责对供用电合同档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实、准确。2.档案的保管期限，根据档案的性质、重要程度、涉及金额等因素，判断档案是否已过保管期限。3.档案的现实利用价值，评估档案对公司当前和未来工作的参考价值和利用需求。4.档案的历史价值和法律意义，考量档案在公司发展历程中的作用以及是否具有法律凭证作用。（四）鉴定程序1.每年年初，档案管理部门提出供用电合同档案鉴定计划，明确鉴定范围、时间安排等。2.鉴定工作小组按照鉴定计划，对拟鉴定的档案进行逐卷审查，查阅档案内容，结合档案保管期限规定和公司实际情况，提出鉴定意见。3.对鉴定为已过保管期限且无保存价值的档案，填写《供用电合同档案销毁申请表》，注明档案编号、合同名称、保管期限、销毁原因等，经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领