设备档案资料管理制度

PAGE设备档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司设备档案资料的管理，确保设备档案资料的完整性、准确性和系统性，为设备的维护、维修、改造、更新以及资产的管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备档案资料的管理，包括生产设备、办公设备、运输设备等各类设备从购置、安装、使用、维护、维修、改造、更新直至报废全过程中形成的各种文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则设备档案资料由公司指定的部门统一管理，确保档案资料的完整性和一致性。2.真实性与准确性原则设备档案资料应如实反映设备的实际情况，数据准确可靠，文字表述清晰。3.完整性原则涵盖设备全生命周期内的各类文件资料，保证档案资料的全面性。4.及时性原则随着设备管理活动的开展，及时收集、整理和归档相关资料，确保档案资料的时效性。5.保密性原则对于涉及公司机密的设备档案资料，严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善设备档案资料管理制度，并监督执行。2.集中收集、整理、分类、编号、装订、存储和保管公司设备档案资料。3.建立设备档案资料检索系统，方便查询和利用。4.定期对设备档案资料进行检查、核对，确保档案资料的安全和完整。5.按照规定向有关部门和人员提供设备档案资料的借阅服务，并做好借阅登记和归还工作。6.负责设备档案资料的鉴定、销毁工作，并按规定办理相关手续。（二）设备使用部门职责1.负责本部门设备档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好设备档案资料的归档、借阅等工作。3.在设备使用过程中，及时记录设备运行、维护、维修等情况，并形成相应的资料提交给档案管理部门。4.对本部门保管的设备档案资料进行妥善保管，防止丢失、损坏。（三）设备管理部门职责1.参与设备档案资料管理工作，提供设备技术资料和相关信息。2.指导设备使用部门做好设备档案资料的收集和整理工作。3.根据设备管理需要，提出对设备档案资料管理的改进意见和建议。（四）其他部门职责各相关部门按照各自职责，配合做好设备档案资料管理工作，提供与设备相关的文件资料。三、设备档案资料的分类与编号（一）分类1.设备前期文件包括设备购置合同、技术协议、招投标文件、设备选型报告、设备开箱验收记录等。2.设备安装调试文件设备安装图纸、安装说明书、调试记录、验收报告等。3.设备运行维护文件设备操作规程、维护保养计划、维修记录、运行日志、润滑记录等。4.设备技术改造文件技术改造方案、改造图纸、改造记录、验收报告等。5.设备报废文件设备报废申请、鉴定报告、报废审批文件等。6.设备技术资料设备说明书、技术手册、原理图、电路图、结构图、零部件清单等。（二）编号设备档案资料编号采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和系统性。编号应包含设备类别代码、设备编号、资料类别代码、顺序号等信息。例如：设备类别代码：根据公司设备分类标准，用两位大写字母表示，如“SC”表示生产设备，“BG”表示办公设备等。设备编号：按照公司设备管理台账中的设备编号填写。资料类别代码：用一位大写字母表示，如“Q”表示前期文件，“A”表示安装调试文件，“Y”表示运行维护文件等。顺序号：用三位数字表示，从001开始依次编号。例如：SC001Q001表示生产设备001的前期文件中的第一份资料。四、设备档案资料的收集与整理（一）收集1.设备档案资料形成部门应在设备管理活动开展过程中及时收集相关资料，并确保资料的真实性和完整性。2.设备购置合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关技术协议提交给档案管理部门。3.设备到货后，设备使用部门应在规定时间内完成设备开箱验收工作，并将验收记录、随机资料等提交给档案管理部门。4.设备安装调试过程中，安装调试人员应做好记录，形成安装调试文件，调试完成后及时移交档案管理部门。5.设备运行维护过程中，使用部门应按照规定填写运行日志、维护保养记录、维修记录等，并定期整理提交给档案管理部门。6.设备进行技术改造时，技术改造部门应将改造方案、图纸、记录、验收报告等资料及时归档。7.设备报废时，使用部门应提出报废申请，经审批后将报废相关文件提交给档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到设备档案资料后，应及时进行整理。按照分类和编号规则，对资料进行分类、排序、编号。2.对纸质资料进行装订，确保资料整齐、牢固，便于查阅和保存。装订时应去除资料中的金属物，采用A4纸规格的档案封面和封底。3.对电子资料进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件名应与编号一致，并注明资料名称、日期等信息。同时，应定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。4.整理过程中，应对资料进行审核，确保资料内容准确、完整，签字盖章齐全。对于不符合要求的资料，应及时返回形成部门进行补充或修正。五、设备档案资料的归档与存储（一）归档1.整理后的设备档案资料应及时归档，建立档案台账，记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。3.对于重要的设备档案资料，应建立副本，并分别存储在不同的地点，以防丢失或损坏。（二）存储1.纸质设备档案资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止资料受潮、发霉、虫蛀。2.电子设备档案资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以确保数据的安全性。3.档案存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全。六、设备档案资料的借阅与利用（一）借阅1.因工作需要借阅设备档案资料的部门或人员，应填写《设备档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，对于符合规定的申请，予以批准，并办理借阅登记手续。借阅登记应记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案编号、资料名称等信息。3.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（二）利用1.公司各部门应充分利用设备档案资料，为设备的管理、维护、维修、改造等工作提供支持。2.档案管理部门应定期对设备档案资料的利用情况进行统计分析，了解各部门对档案资料的需求，以便更好地提供服务。3.对于涉及公司机密的设备档案资料，应严格按照公司保密制度进行管理，限制借阅范围和使用方式，防止信息泄露。七、设备档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对设备档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同设备管理部门、使用部门等相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据设备的重要性、使用情况、历史价值等因素，对档案资料进行综合评估，确定保管期限。3.对于已超过保管期限且无保存价值的设备档案资料，应填写《设备档案资料鉴定销毁申请表》，经鉴定小组审核通过后，报公司领导批准。（二）销毁1.经批准销毁的设备档案资料，应按照规定的程序进行销毁。纸质资料应采用焚烧或粉碎等方式进行销