车管所档案归档制度

PAGE车管所档案归档制度一、总则（一）目的为加强车管所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车管所各类业务档案的归档管理，包括机动车登记、驾驶证管理、业务受理等相关档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映车管所业务办理的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息准确无误，避免错误记录。4.规范性原则：档案整理、归档符合统一的标准和规范。5.保密性原则：对涉及个人隐私、商业机密等档案信息严格保密。二、档案分类及归档范围（一）机动车登记档案1.注册登记档案机动车注册、转移、注销登记/转入申请表。机动车所有人身份证明复印件。购车发票等来历证明。国产机动车的整车出厂合格证明或者进口机动车的进口凭证。车辆购置税完税证明或者免税凭证副联。机动车交通事故责任强制保险凭证。法律、行政法规规定应当在机动车注册登记时提交的其他证明、凭证。车辆识别代号拓印膜。机动车查验记录表。2.变更登记档案机动车变更登记/备案申请表。机动车所有人身份证明复印件。机动车登记证书。属于变更车身颜色、更换发动机、更换车身或者车架的，还应当提交机动车安全技术检验合格证明。变更证明材料（如更换发动机的相关证明等）。机动车查验记录表。3.转移登记档案机动车转移登记申请表。现机动车所有人身份证明复印件。机动车所有权转移的证明、凭证（如二手车交易发票等）。机动车登记证书。机动车行驶证。属于海关监管的机动车，还应当提交《中华人民共和国海关监管车辆解除监管证明书》或者海关批准的转让证明。属于超过检验有效期的机动车，还应当提交机动车安全技术检验合格证明和交通事故责任强制保险凭证。机动车查验记录表。4.抵押登记档案机动车抵押登记/质押备案申请表。机动车所有人和抵押权人身份证明复印件。机动车登记证书。主合同和抵押合同。5.注销登记档案机动车注销登记申请表。机动车登记证书。机动车行驶证。属于报废解体的，还应当提交《报废机动车回收证明》副本。属于灭失的，还应当提交灭失证明。（二）驾驶证管理档案1.初次申领档案机动车驾驶证申请表。申请人身份证明复印件。县级或者部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件的证明。申请人免冠一寸白底彩色照片。考试成绩证明。2.增驾档案机动车驾驶证申请表。申请人身份证明复印件。县级或者部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件的证明。原机动车驾驶证。考试成绩证明。3.换证档案机动车驾驶证申请表。申请人身份证明复印件。机动车驾驶证。县级或者部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件的证明。4.补证档案机动车驾驶证申请表。申请人身份证明复印件。5.注销档案机动车驾驶证注销申请表。机动车驾驶证。（三）业务受理档案1.业务受理凭证：包括受理单、缴费凭证等。2.相关证明材料：根据具体业务要求提交的各类证明文件。三、档案整理（一）整理要求1.档案应按照业务类别和时间顺序进行整理，确保条理清晰。2.每份档案应编制页码，页码应连续、准确。3.去除档案中的金属物、订书钉等，保持档案整洁。（二）分类装订1.机动车登记档案按照注册登记、变更登记、转移登记、抵押登记、注销登记等类别分别装订成册。2.驾驶证管理档案按照初次申领档案增驾档案、换证档案、补证档案、注销档案分别装订。3.业务受理档案按照业务类型和时间顺序进行装订。（三）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、业务类型、档案内容、日期等信息。2.档案编号应具有唯一性，便于查询和管理。四、档案归档流程（一）收集1.各业务岗位在业务办理完毕后，应及时将相关档案资料收集齐全。2.收集的档案资料应确保真实、完整、准确。（二）初审1.档案管理人员对收集的档案资料进行初步审核，检查资料是否齐全、完整，内容是否符合要求。2.对不符合要求的档案资料，应及时退回业务岗位补充完善或修正。（三）整理装订1.初审合格的档案资料按照整理要求进行分类整理、装订成册。2.在装订过程中，应确保档案资料的顺序正确，无遗漏、无损坏。（四）编目上架（入档）1.整理装订后的档案进行编目，编制档案目录。2.按照档案类别和编号顺序，将档案上架（入档）存放，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.机动车登记档案、驾驶证管理档案等永久保存。2.业务受理档案根据业务性质和相关规定确定保管期限，一般为[X]年。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的完整性、准确性和保管状况。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（四）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对档案进行数字化存储。2.电子档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的安全性和可查阅性。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.车管所内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.公安、司法等机关因办案需要查阅档案的，应出具相关证明文件，经车管所负责人批准后，按照规定程序查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应经车管所负责人批准，并办理相关手续。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅档案的类别、内容、目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找相应档案。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所。查阅过程中应保持档案整洁，不得涂改、污损档案。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需复印、拍照档案资料的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行操作。3.利用档案过程中形成的相关记录，应妥善保存。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复的。3.经相关部门批准需要销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理人员提出档案销毁申请，并填写档案销毁申请表，注明销毁档案的类别、数量、保管期限等信息。2.申请表经车管所负责人审核批准后，组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，并记录销毁情况。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁申请表上