医院护理部档案管理制度

PAGE医院护理部档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院护理部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在护理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院护理部及各护理单元形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：护理部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映护理工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及患者隐私、医院机密等内容的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案分类与编号（一）档案分类1.护理行政管理档案：包括护理部工作计划、总结、会议记录、规章制度、人员任免、奖惩等文件。2.护理业务档案：涵盖护理常规、护理质量标准、护理病历、护理科研项目、护理培训资料等。3.护理人力资源档案：包含护士个人档案、排班表、考勤记录、绩效考核等。4.护理教学档案：如教学计划、教案、实习带教记录、学生考核成绩等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.护理行政管理档案编号：以“HLXG”开头，后面依次为年份、月份、流水号，如HLXG202305001。3.护理业务档案编号：“HLYW”+年份+月份+流水号，例如HLYW202305002。4.护理人力资源档案编号：“HLRL”+年份+月份+流水号，如HLRL202305003。5.护理教学档案编号：“HLJX”+年份+月份+流水号，如HLJX202305004。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各护理单元应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交护理部。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片等各种形式的资料。3.对于重要的、具有保存价值的临时文件，应及时收集归档。（二）整理方法1.按照档案分类标准对收集的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制目录。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并与纸质文件建立对应关系。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案收集整理完毕后，由档案管理人员进行审核。2.审核无误的档案按照编号顺序放入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、年份、月份等信息。3.建立档案归档登记册，记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等内容。（二）保管期限1.护理行政管理档案：重要文件永久保存，一般文件保存10年。2.护理业务档案：护理常规、质量标准等长期保存，护理病历等保存期限按照国家相关规定执行。3.护理人力资源档案：保存期限为10年。4.护理教学档案：保存期限为5年。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应存放在专用的档案柜中，避免阳光直射和受潮。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在科室负责人签字同意后，到护理部档案管理室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经护理部主任签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及患者隐私、医院机密等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施。3.在档案查阅和借阅过程中，如发现档案有泄露风险，应立即采取措施进行处理。（二）安全管理1.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。2.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取应急措施，保护档案安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定方法1.由档案管理人员会同相关业务人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经护理部主任审核签字后，报医院主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立护理部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.通过信息化手段提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅和利用。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和编辑，支持多种格式文件的上传。2.档案检索：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为护理管理决策提供支持。