医保经办业务档案管理制度

PAGE医保经办业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强医保经办业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内医保经办业务档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医保经办业务档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映医保经办业务的实际情况，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、调阅和利用，提高工作效率和服务质量。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善医保经办业务档案管理制度。2.负责医保经办业务档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员档案意识。（二）业务部门职责1.负责本部门医保经办业务档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理要求，规范本部门业务操作流程，确保档案的真实、完整。4.积极支持和配合档案管理部门开展档案信息化建设，提供必要的数据和资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，按照规定提供档案信息，确保档案利用安全、高效。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁档案进行清点、造册，并提出鉴定意见。6.积极推进档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案收集（一）收集范围医保经办业务档案主要包括医保参保登记、缴费申报、待遇审核、费用结算、医疗救助、异地就医备案等业务过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录、报表、票据等。（二）收集要求1.业务部门应按照档案管理要求，及时将办理医保经办业务过程中产生的各类文件材料进行收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.收集的档案应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.业务部门应在每月末或每季度末将当月或当季度办理完毕的医保经办业务档案进行整理后移交档案管理部门。2.对于临时性或紧急性医保经办业务，业务部门应在业务办结后及时将档案移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照医保经办业务的类别和时间顺序，将档案分为参保登记类、缴费申报类、待遇审核类、费用结算类、医疗救助类、异地就医备案类等若干类别。2.组卷：将同一类别的档案按照业务流程、时间顺序等进行组卷，每卷厚度应适中，一般不超过200页。3.编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。4.装订：将编目后的档案进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。（三）整理要求1.整理后的档案应分类明确、组卷合理、编目规范、装订整齐，便于查阅和保管。2.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。3.对于破损、褪色等档案应进行修复或复制后再进行整理。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照档案管理信息系统的要求进行分类、存储和管理，确保电子档案的可读性和完整性。3.对于特殊载体档案，如光盘、磁带等，应按照相关规定进行保管，定期进行检查和维护。（三）保管期限医保经办业务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年两类。具体保管期限按照以下规定执行：1.参保登记、缴费申报、待遇审核、费用结算、医疗救助、异地就医备案等业务中形成的具有重要保存价值的文件材料，如参保人员基本信息表、缴费记录、待遇审批表、费用结算清单、医疗救助申请表等，保管期限为永久。2.其他一般性业务文件材料，如业务报表、通知、函件等，保管期限为10年或30年。具体保管期限根据文件材料的重要程度和实际需要确定。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对到期档案应及时进行鉴定，确定档案的存毁，并按照规定进行处理。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品等。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得擅自将档案带出库房或转借他人。六、档案利用（一）利用范围医保经办业务档案主要用于医保经办机构内部的业务查询、审核、统计分析等工作，以及为参保人员、用人单位、相关部门等提供档案查阅、证明出具等服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应按照规定为利用者提供档案查阅服务，利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。查阅档案时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、损毁档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。3.出具证明：根据利用者的需求，档案管理部门可以为其出具医保经办业务档案相关证明，证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密。2.档案管理人员应热情服务，及时为利用者提供档案信息，提高工作效率。3.对于涉及个人隐私或商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理，不得泄露档案内容。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.具有重要历史价值、现实利用价值和保存价值的档案，应予以永久保存。2.具有一定历史价值、现实利用价值，但保存价值相对较低的档案，可保管30年。3.历史价值、现实利用价值和保存价值都较低的档案，可保管10年。4.已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，注明档案的名称、保管期限、形成时间、数量等信息。2.鉴定工作小组对档案鉴定清册进行审核，逐卷逐件对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。3.档案管理部门根据鉴定工作小组的意见，对拟销毁档案进行登记造册，报公司/组织主管领导审批。4.经批准销毁的档案，应按照规定进行销毁，并做好销毁记录。八、档案销毁（一）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除或物理销毁等方式进行处理。（二）销毁程序1.档案管理部门根据批准的销毁清单，组织实施档案销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁过程的真实性和准确性。2.销毁人员应在销毁记录上签字，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息。3.档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查考。（三）销毁要求1.销毁档案应严格按照审批意见进行，不得擅自扩大或缩小销毁范围。2.销毁过程中应注意安全，防止发生火灾、泄密等事故。3.销毁记录应完整、准确，保存期限与档案保管期限相同。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医保经办业务档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案信息系统建设：开发或选用适合医保经办业务档案管理的信息系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案数字化应保证扫描