城建局档案管理制度

PAGE城建局档案管理制度一、总则（一）目的为加强城建局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在城市建设和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城建局机关各科室、下属各事业单位以及本局参与的各类城市建设项目相关档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则城建局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作的统筹协调，各科室、事业单位明确专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映城市建设和管理活动的实际情况，数据准确，手续完备，严禁虚假和伪造档案。3.完整系统原则全面收集和整理城市建设各方面的档案资料，保持档案的完整性和系统性，使档案能够完整地记录城市建设发展的历程。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案工作的组织协调和监督检查，对各科室、事业单位的档案管理工作进行指导和考核。3.集中统一管理本局各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。4.负责档案管理设施设备的配备和维护，确保档案保管条件符合要求。5.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全局人员的档案意识和业务水平。（二）各科室、事业单位职责1.负责本科室、本单位在城市建设和管理活动中形成的各类档案的收集、整理和初步保管，并定期向局办公室移交。2.明确专人负责档案管理工作，严格按照档案管理制度的要求，做好档案的日常管理和安全保密工作。3.在项目建设和管理过程中，及时将形成的档案资料整理归档，确保档案的真实、完整和及时。4.积极配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，确保档案的安全和完整。4.熟悉档案内容，为档案的查阅利用提供准确、快捷的服务，严格执行档案查阅利用制度，做好查阅登记和手续办理。5.负责档案管理信息化建设，及时将档案信息录入档案管理系统，实现档案的数字化管理和资源共享。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序做好档案的处置工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括局机关及下属单位在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结等。2.业务档案涵盖城市规划、建设工程管理、市政设施维护、环境卫生管理、园林绿化管理、房地产管理等业务领域形成的档案，如规划设计文件、工程招投标文件、施工图纸、竣工验收资料、工程质量监督记录、市政设施巡查记录、环境卫生检查记录、绿化养护档案、房地产产权登记资料等。3.声像档案记录城市建设重大活动、重要工程建设过程、城市风貌等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、图纸等，包括通过计算机系统生成、接收、处理的电子文件以及数字化的纸质档案。（二）收集要求1.各科室、事业单位应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.对重要会议、重大活动、重点工程项目等形成的档案，要实行跟踪收集，确保档案资料的及时、准确和完整。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁，确保档案的真实性和可靠性。4.对于外单位移交或接收的档案，要认真核对，办理交接手续，明确双方责任。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确，确保档案整理的标准化和规范化。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将每年形成的文件材料按保管期限分为永久、定期（30年、10年），然后按机构（问题）进行分类，同一机构（问题）内的文件按时间顺序排列，编制卷内文件目录，装订成册，填写案卷封面、卷脊、备考表等，最后按照分类方案进行编号、上架。2.业务档案根据不同业务类型，分别制定分类方案。如建设工程档案可按项目阶段分为项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等，再按照单项工程进行组卷；市政设施档案可按设施类型分为道路、桥梁、排水、照明等，按设施名称或区域进行组卷。整理过程中要编制详细的档案目录，注明每份文件的题名、日期、来源等信息。3.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类整理。照片档案应按照拍摄时间、地点、事件等顺序编号，注明照片说明、拍摄者等信息；录音、录像档案要编写详细的内容摘要、录制时间、地点、人物等，制成光盘或磁带保存，并建立相应的目录索引。4.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。对电子文件要进行元数据著录，确保电子档案的可读性和可追溯性。同时，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，保证库房环境符合档案保管要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应坚固耐用，能够满足档案长期保管的需要，避免因装具损坏导致档案受损。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的文书档案主要包括：本局制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、向上级机关报送的重要请示和报告、本局召开的重要会议文件、涉及本局重大权益和重要历史事件的文件等。保管期限为30年的文书档案主要包括：本局一般性的文件材料、业务工作中形成的重要文件、下级机关报送的重要文件等。保管期限为10年的文书档案主要包括：本局日常工作中形成的一般性文件、临时性文件等。2.业务档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般建设工程档案应从工程竣工验收合格之日起保管不少于5年，重要工程档案应永久保管；市政设施、环境卫生、园林绿化等业务档案的保管期限根据实际情况确定，一般为10年至永久不等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，报经批准后进行处理。对需要销毁的档案，要严格按照规定程序进行登记造册，经批准后在指定地点监销，并留存销毁记录。4.做好档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地记录档案的收进、移出、保管数量、利用情况等信息，定期向上级主管部门报送档案统计报表。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本局档案管理制度为依据，对档案的价值进行客观、准确的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从城市建设和管理的整体需要出发，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，避免随意销毁档案，确保档案的齐全完整。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各相关科室、事业单位的档案管理人员和业务骨干为成员。鉴定工作小组负责对全局档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、重要程度、历史价值等，直接判断其保存价值。2.分析比较法将档案与本局其他相关档案、同类型档案以及国家有关规定进行分析比较，确定其相对价值。3.效益评估法从档案对城市建设和管理工作的现实利用价值和潜在利用价值出发，评估档案的效益，确定其保存必要性。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制档案销毁清册，清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等详细信息。2.档案销毁清册经局办公室负责人审核后，报局领导审批。3.经批准销毁的档案，在指定地点由两人以上监销，监销人员要确保档案销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。4.销毁记录应妥善保存，与档案销毁清册一并归档，以备查考。六、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，须持有单位介绍信，经局办公室负责人批准后，方可查阅相关档案。查阅重要档案或涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，须经局领导批准。3.公民、法人或其他组织因特殊原因需要查阅本局档案的，按照国家有关法律法规和本局相关规定办理查阅手续。（二）查阅利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、抽取、污损等行为。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。复印件、摘录件应注明出处，并加盖档案管理部门印章。4.查阅利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员要认真核对档案数量和完整性，确保档案无缺失或损坏。（三）利用反馈1.鼓励查阅利用档案的人员对档案利用情况进行反馈，提出意见和建议，以便档案管理部门不断改进工作，提高档案服务质量。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用范围及利用效果等，为档案的优化管理提供依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的城建局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享，为城市建设和管理工作提供便捷的信息支持。（二）数字化档案采集1.对已有的纸质档案、声像档案等进行数字化处理，按照档案整理要求进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，确保数字化档案的质量和准确性。2.在档案形成过程中，同步推进电子文件的归档工作，确保电子文件的格式规范、元数据完整，实现电子文件的实时归档和有效管理。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入与存储功能能够准确录入档案的基本信息、文件内容、保管期限等，实现档案的数字化存储，并支持多种格式文件的上传和管理。2.检索查询功能提供全面、灵活的检索方式，可根据档案的题名、文号、日期、关键词、分类等进行快速检索，满足用户多样化的查询需求。3.借阅管理功能记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现对档案借阅流程的全程跟踪和管理。4.统计分析功能对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全保密功能设置严格的用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。采用数据加密、备份恢复等技术手段，保障档案信息