开发部档案管理制度

PAGE开发部档案管理制度一、总则（一）目的为加强开发部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发部各项工作的开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于开发部全体员工在项目开发过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：开发部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映项目开发的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善开发部档案管理制度，并组织实施。2.负责开发部各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案信息数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。5.为开发部各项工作提供档案查询、借阅等服务。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案的整齐、有序。3.严格遵守档案管理规定，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.按照规定及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。5.积极为开发部员工提供档案查询、借阅等服务，解答相关问题。（三）各项目组职责1.负责本项目组在项目开发过程中形成的各类档案资料的收集、整理和移交工作。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集。3.协助档案管理部门做好档案的整理、归档和保管工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目文档类：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目开发计划、需求规格说明书、设计文档、测试文档、项目总结报告等。2.技术资料类：包括技术方案、技术图纸、技术规范、技术标准、技术手册等。3.合同协议类：包括项目开发合同、采购合同、技术合作协议、保密协议等。4.会议纪要类：包括项目开发过程中的各类会议纪要、讨论记录等。5.其他类：包括与项目开发相关的其他文件、资料、图表等。（二）档案编号1.档案编号采用“项目编号分类代码流水号”的形式。2.项目编号：按照公司统一的项目编号规则进行编制。3.分类代码：根据档案分类设置相应的代码，如项目文档类为“WD”，技术资料类为“JS”，合同协议类为“HT”，会议纪要类为“JY”，其他类为“QT”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编制。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各项目组应指定专人负责档案资料的收集工作，确保项目开发过程中形成的各类档案资料及时、准确收集。2.档案收集范围包括项目开发过程中产生的纸质文件、电子文件、图表、数据等。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，确保档案的安全性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类和编号规则，对收集到的档案资料进行分类整理。2.整理过程中，应检查档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料及时进行补充、修正或完善。3.对于纸质档案，应进行装订、编页、编目等处理，确保档案的整齐、有序；对于电子档案，应进行分类存储，并建立相应的索引目录。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完成后，应及时进行归档。归档时，应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。2.将归档的档案资料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案名称、编号、日期等信息。3.按照档案分类，将档案盒或档案袋存放在档案柜中，并建立档案存放索引目录，便于查找。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于重要的档案资料，应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案的安全性。六、档案查询与借阅（一）档案查询1.开发部员工因工作需要查询档案时，应填写档案查询申请表，注明查询目的、档案名称、编号等信息。2.档案管理人员应根据档案查询申请表，对档案进行查询，并提供相应的档案资料。3.查询过程中，档案管理人员应做好记录，注明查询时间、查询人、查询内容等信息。（二）档案借阅1.开发部员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息。2.档案管理人员应根据档案借阅申请表，对档案进行审核，经批准后方可借阅。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人发放档案借阅登记表，注明档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、复印、涂改、损坏档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理部门批准，并在档案管理人员的监督下进行。5.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案资料。如需延期借阅，应重新填写档案借阅申请表，经批准后方可延期。6.档案管理人员应定期对借阅的档案资料进行催还，确保档案资料按时归还。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关项目负责人和档案管理人员组成的鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限。3.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是具有重要历史价值、法律价值和经济价值的档案；长期保管的档案保管期限一般为10年以上；短期保管的档案保管期限一般为10年以下。（二）档案销毁1.对于保管期限已满且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并报公司领导批准。3.档案销毁工作应由档案管理部门负责人、相关项目负责人和档案管理人员组成的销毁小组进行。销毁小组应在指定的地点对档案进行销毁，并做好记录，注明销毁时间、销毁人、销毁档案名称、编号、数量等信息。4.档案销毁后，应将档案销毁申请表、档案销毁登记表等相关资料归档保存。八、档案保密与安全（一）档案保密1.开发部员工应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案信息。2.档案管理人员应妥善保管档案资料，不得将档案资料带出档案库房或借给无关人员。3.对于涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施加强保密管理。4.在档案查询、借阅等过程中，档案管理人员应严格控制档案资料的使用范围，防止档案信息泄露。（二）档案安全1.档案管理部门应加强档案安全管理，采取有效措施确保档案的安全。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时