典当档案管理制度范本

PAGE典当档案管理制度范本一、总则1.目的为加强典当档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本典当行所有档案的管理，包括但不限于业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。3.档案定义典当档案是指典当行在业务经营、财务管理、人事管理、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、安全保密、方便利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责典当行档案的集中管理工作。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。对档案的安全保管负责，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。按照规定的期限和程序对档案进行鉴定、销毁等处置工作。积极为各部门提供档案利用服务，根据需要及时提供档案资料。3.各部门职责负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。按照规定的权限和程序查阅、利用档案。三、档案的收集与整理1.收集范围业务档案：包括当票、续当凭证、质押合同、抵押合同、评估报告、鉴定证书、客户资料等与典当业务相关的文件资料。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训档案等。行政档案：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、营业执照、税务登记证、各类行政文件等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。对重要档案应进行备份，以防丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。4.整理方法分类：按照档案的类别进行分类，如业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。装订：对零散的文件进行装订，确保文件的整齐和牢固。四、档案的分类与编号1.分类方法业务档案：按照典当业务类型分为动产质押典当档案、不动产抵押典当档案、财产权利质押典当档案等。财务档案：按照会计科目分为资产类档案、负债类档案、所有者权益类档案、成本类档案、损益类档案等。人事档案：按照员工类别分为管理人员档案、业务人员档案、后勤人员档案等。行政档案：按照文件性质分为证照类档案、文件类档案、会议类档案等。2.编号规则档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的形式。年份：用四位数字表示，如“2023”。类别代码：根据档案分类，用两位字母表示，如“YW”表示业务档案，“CW”表示财务档案，“RS”表示人事档案，“XZ”表示行政档案等。顺序号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如：2023年业务档案中的第一份档案编号为“2023YW0001”。五、档案的保管1.保管期限业务档案：根据典当业务的性质和风险程度，保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。财务档案：会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年，报表保管期限为10年等。人事档案：员工档案自员工离职后保管期限为5年。行政档案：重要文件长期保管，一般性文件保管期限为510年。2.保管条件档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。档案应存放在专用的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.档案的借阅与归还内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、编号等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。外部人员因工作需要查阅档案，需持有单位介绍信，经典当行负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。4.档案的保密档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。3.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。《档案销毁清册》经典当行负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.信息化管理系统功能档案录入：将纸质档案信息录入系统，建立电子档案数据库。检索查询：通过系统提供的多种检索方式（如按编号、名称、日期等）快速查询档案信息。借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。3.数据备份与恢复定期对