酒店旅社档案管理制度

PAGE酒店旅社档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店旅社档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在酒店旅社经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店旅社各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：酒店旅社档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映酒店旅社的经营管理活动和历史面貌。3.保密性原则：对涉及酒店旅社机密和敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置酒店旅社设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善酒店旅社档案管理制度。2.负责酒店旅社各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.对档案的利用情况进行登记和统计，及时了解档案的利用需求，为酒店旅社的经营管理提供服务。6.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.参与酒店旅社重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的齐全和完整。三、档案分类与编号（一）档案分类酒店旅社档案分为以下几大类：1.行政管理档案：包括酒店旅社的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、证照文件等。2.经营管理档案：涵盖酒店旅社的市场调研报告、营销策划方案、客户资料、预订记录、财务报表、合同协议等。3.服务质量档案：包含客户投诉处理记录、服务质量检查报告、员工培训记录、服务案例分析等。4.工程技术档案：涉及酒店旅社的建筑图纸、设备设施档案、维修保养记录、工程改造资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别+顺序号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表行政管理档案，“B”代表经营管理档案，“C”代表服务质量档案，“D”代表工程技术档案。4.顺序号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，2023年形成的第一份行政管理档案编号为“2023A0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作完成后及时将档案移交档案管理部门，移交时应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。3.对于重要活动和项目，档案管理部门应提前介入，指导相关部门做好档案的收集工作。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。4.对电子档案应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的安全和可利用。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完成后，档案管理人员应及时将档案归档入库，按照档案编号顺序排列存放。2.建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息，便于快速查找档案。（二）档案保管1.档案管理室应具备良好的保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。4.对电子档案应定期进行备份，并存储在不同的介质上，防止数据丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自涂改、销毁档案，不得泄露档案机密信息。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.酒店旅社内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及酒店旅社机密和敏感信息的档案，查阅人员需经酒店旅社高层领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经酒店旅社总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅登记档案管理部门应对档案查阅情况进行详细登记，记录查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。（三）档案利用1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，及时提供档案资料，并协助查阅人员做好档案的复印、摘录等工作。2.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案的内容和价值，按照国家有关规定和酒店旅社的实际情况，确定档案的保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后，按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁清单》，注明档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息，并报酒店旅社总经理审批。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立酒店旅社档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案内容录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案检索查询：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查询所需档案信息。3.档案借阅审批：通过档案管理信息系统实现档案借阅的在线审批，提高审批效率。4.档案统计分析：对档案管理信息系统中的数据进行统计分析，为酒店旅社的经营管理提供决策支持。（三）信息化安全管理1.建立健全档案管理信息系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露和被篡改。2.