企业许可档案管理制度

PAGE企业许可档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业许可档案的管理，规范许可档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保许可档案的完整、准确、系统和安全，为企业生产经营活动提供有效支持，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各类许可档案的管理，包括但不限于营业执照、生产许可证、经营许可证、资质证书、认证文件等涉及企业经营资格和能力的相关档案资料。（三）管理原则1.集中统一原则企业许可档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则许可档案应如实反映企业取得许可的全过程，保证档案内容的真实性、完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案资料。3.安全保密原则加强许可档案的安全保护措施，确保档案的安全存储和保密，防止档案信息泄露，维护企业的合法权益。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为企业各部门及相关人员提供便捷、高效的档案查询和借阅服务，满足企业生产经营活动的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善企业许可档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业各类许可档案，建立档案目录和数据库，实现档案的信息化管理。3.负责许可档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确和安全。4.按照规定的程序和要求，为企业各部门及相关人员提供档案查询、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。5定期对许可档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高企业员工的档案意识和管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门涉及许可事项的文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.在办理许可事项过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和积累，确保档案质量。3.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查询、借阅等申请，并配合做好相关工作。4.协助档案管理部门做好许可档案的鉴定和销毁工作，提供相关意见和建议。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握相关法律法规和行业标准，认真履行档案管理职责。2.负责许可档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案存放有序、查找方便。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和记录，及时催还到期档案，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.企业在申请各类许可过程中形成的文件材料，包括申请书、申请表、审批文件、证书副本等。2.与许可相关的合同、协议、章程、决议等文件。3.许可事项变更、延续、注销等过程中产生的文件材料。4.政府部门对企业许可事项的监督检查记录、整改报告等。5.其他与企业许可档案相关的文件材料。获取渠道1.业务部门在办理许可事项过程中，负责及时收集相关文件材料，并按照档案管理要求进行整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门通过与政府部门、行业协会等相关机构沟通协调，获取企业许可档案的补充材料和相关信息。3.对于涉及企业许可的外部文件，如政府公告、政策文件等，档案管理部门应及时收集并归档。整理要求1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照许可类别和时间顺序进行分类整理，同一许可类别的文件材料集中存放。3.每份文件材料应齐全完整，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。4.对文件材料进行编号、编目，编制档案目录，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和检索。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施等，确保档案存放环境安全、适宜。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准，定期进行检查和维护。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并建立电子档案目录和索引，确保电子档案的安全存储和有效利用。2.对重要的许可档案应进行备份，备份介质应异地存放，以防止自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.根据国家法律法规和行业标准，结合企业实际情况，确定许可档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的许可文件，如临时许可证件、一次性审批文件等；中期保管期限为[X]年，适用于重要的许可文件，如主要经营许可证、资质证书等；长期保管期限为[X]年以上，适用于企业核心许可文件、涉及企业重大权益的档案等。3.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定，对确无保存价值的档案进行销毁。五、档案利用（一）利用方式1.档案查询：企业各部门及相关人员因工作需要，可以向档案管理部门提出档案查询申请，档案管理人员应根据申请内容，及时提供相应的档案资料。2.档案借阅：对于确需借阅档案的，借阅人应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应严格按照借阅期限进行跟踪管理，及时催还借阅档案。3.档案复制：根据利用者的需求，档案管理部门可以提供档案资料的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并做好登记记录。使用权限1.企业内部人员在履行工作职责范围内，具有查询、借阅本企业许可档案的权限。2.涉及企业商业秘密、敏感信息的许可档案，未经企业授权，不得对外提供或泄露。3.外部单位或个人因工作需要查阅企业许可档案的，应按照国家有关规定和企业相关制度，办理审批手续，并在档案管理部门指定的场所查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。利用记录1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查询、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用记录进行统计分析，了解档案利用情况，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对到期许可档案进行鉴定。鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应鉴定为可以销毁；对于仍有一定参考价值，但保管期限已满且利用率较低的档案，可以鉴定为暂存或降密保管。销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经企业分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立企业许可档案管理信息系统，实现许可档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。系统功能1.档案录入：实现许可档案的电子化录入，包括文件材料的扫描、数据录入等，确保档案信息的准确完整。2.档案检索：提供多种检索方式，如按许可类别、时间、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、跟踪等功能，提高借阅管理的规范化和信息化水平。4.统计分析：对档案利用情况、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等功能，确保档案信息系统的安全稳定运行。数据维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.及时更新档案管理信息系统中的数据，确保档案信息与实际情况一致。对于档案的变更、补充等信息，应在系统中及时录入和更新。3.加强对档案管理信息系统的维护和管理，定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和问题，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督机制1.企业内部审计部门定期对许可档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性和准确性等。2.档案管理部门定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。3.接受政府部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合并落实相关整改要求。检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集整理、保管利用、鉴定销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全完整，内容是否真实准确，编目是否规范。3.档案保管环境和安全措施的落实情况，包括档案库房的温湿度控制、防火防潮防虫防盗设施的运行等。4.档案信息化管理系统的运行情况，检查系统数据的准确性、完整性和安全性，以及系统功能的使用情况。5.档案利用记录和统计分析情况，检查档案利用登记是否完整，统计分析是否准确及时。问题整改1.对于监督