单位档案归档保管制度

PAGE单位档案归档保管制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为单位各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的归档与保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性与完整性原则档案应如实反映本单位各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容完整无缺，维护档案的原始性和真实性。3.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足单位各项工作对档案信息的需求。二、档案归档范围与分类（一）归档范围1.行政管理类包括单位制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、大事记、统计报表、人事档案、印章管理、文件收发、公文处理等方面形成的文件材料。2.业务工作类涵盖本单位各业务部门在开展业务活动过程中形成的各类文件、合同、协议、项目资料、业务报表、技术资料、科研成果等。3.财务审计类包含会计凭证、账簿、报表、财务预决算、审计报告、财务文件等。4.基本建设类涉及单位基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收资料等。5.设备仪器类包括单位购置的各类设备仪器的申购审批文件、合同、说明书、操作手册、维修记录等。6.声像电子类如照片、录音、录像、电子文件、数据库等反映单位工作活动的声像资料和电子信息。（二）档案分类1.按年度分类将档案按形成年度进行划分，便于按年度顺序排列和检索。2.按机构（部门）分类根据本单位内部机构设置，将档案分为各部门形成的档案，明确责任主体，便于查找和管理。3.按问题分类结合档案内容所反映的问题，进一步细分档案类别，如行政管理类可分为制度建设、会议管理、人事管理等问题类别。4.按保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）三种保管期限。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.在工作活动中形成的各类文件材料，应及时收集，不得积压或散失。3.对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料应按照分类方案进行整理，遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.对纸质文件材料应进行分类、编号、装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。3.电子文件应按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理，确保文件格式规范、元数据齐全、存储载体安全。（三）文件材料的归档1.整理好的文件材料应及时向综合档案室归档，归档时应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.综合档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案质量符合要求。对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]℃，相对湿度控制在[适宜湿度范围]%。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应标注清晰的档案类别、年度、保管期限等标识，便于查找和管理。（三）档案存放1.档案应按照分类方案和保管期限进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对珍贵档案和易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限的划分1.永久保管的档案凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本单位制定的重要规章制度、规范性文件；本单位的年度工作计划、总结、统计报表；本单位的重大决策、重要会议记录、纪要；本单位的机构演变、人事任免文件；本单位的财务预决算、审计报告；本单位的基本建设项目、设备仪器购置等重要文件资料；本单位获得的重要荣誉证书、奖牌等。2.长期保管的档案凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。主要包括：本单位一般性的规章制度、文件；本单位的一般性会议记录、纪要；本单位的业务工作文件、报表；本单位的人事档案、工资档案；本单位的设备仪器维修记录、保养资料。3.短期保管的档案凡是反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。主要包括：本单位临时性的工作文件、通知；本单位一般性的事务性文件；本单位短期的业务报表、统计资料。（五）档案的定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全防护设施等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，填写《档案检查记录》，并存档备查。（六）档案的鉴定与销毁1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责鉴定工作。2.档案鉴定小组应根据档案的实际价值，提出存毁意见，报单位领导审批。3.对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经单位领导批准后，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。五、档案利用服务（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.本单位员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。3.外单位人员查阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经单位主要领导批准。（二）利用方式1.查阅利用者可在综合档案室查阅档案原件，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按规定办理复印手续。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，填写《档案利用登记表》，记录利用者姓名、单位、查阅（借阅）时间、档案名称、数量、用途等信息。利用登记应长期保存，以备查考。六、档案信息化管理文件材料的电子归档1.各部门应按照电子文件归档的要求，及时将本部门形成的电子文件进行整理、归档，并移交综合档案室。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保文件的可读性和可利用性。同时，应建立电子文件元数据，对电子文件的背景信息、内容信息等进行详细记录。3.综合档案室应配备必要的电子档案管理设备，如服务器、存储设备等，确保电子档案的安全存储和有效管理。档案信息系统建设1.本单位应建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化服务。档案信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理的工作效率和服务水平。2.档案信息系统应与单位内部其他信息系统进行有效集成，实现档案信息的共享和互通，为单位各项工作提供有力支持。3.档案信息系统应设置严格的用户权限管理，确保档案信息的安全和保密。不同用户根据其工作需要，只能访问和操作其权限范围内的档案信息。电子档案的备份与恢复1.综合档案室应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放。备份周期一般为[具体周期]，确保电子档案数