企业档案室规章制度

PAGE企业档案室规章制度一、总则（一）目的为加强企业档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高企业管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本企业各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.服务企业发展原则：充分发挥档案的服务功能，为企业的决策、生产、经营等各项工作提供有力支持。4.信息化管理原则：积极推进档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和质量。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本企业档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定本企业各类档案，确保档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。4.按照规定向国家综合档案馆和有关部门移交档案，并做好档案的利用服务工作。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求定期向档案室移交档案。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失。4.熟练掌握档案信息管理系统的操作，及时录入和更新档案信息，为档案利用提供准确、便捷的服务。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为企业提供有价值的参考资料。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.企业各部门及员工在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应作为档案进行管理。2.档案形成过程中，应确保文件材料的真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体符合要求。（二）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，定期将本部门形成的档案收集整理，移交档案室。移交时间为每年[具体时间]前。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[规定时间]内及时收集整理，移交档案室。3.档案室应主动收集企业外部有关单位发来的与本企业相关的文件、资料等档案。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于企业的档案材料全部移交档案室。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案整理的基本原则和方法，对收集到的档案进行系统整理。2.整理档案时，应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的质量。（二）分类方法1.企业档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行分类。3.机构（问题）：按照企业内部的组织机构或业务职能进行分类。4.保管期限：根据档案的价值确定保管期限，分为永久保管、定期保管（[具体年限1]年、[具体年限2]年等）。（三）编号与编目1.档案整理完成后，应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查找。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或其他存储设备中，确保排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，并有明显标识。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。(三)档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：根据档案的重要程度和利用价值，确定不同的保管期限。定期保管期限一般分为[具体年限1]年、[具体年限2]年等。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和企业实际情况进行，确保档案的价值得到充分体现。（四）档案检查与清点1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.每年应对档案进行一次全面清点，确保档案账实相符。清点结果应记录在案，并向上级领导报告。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.采用先进的档案保护技术和材料，对重要档案进行特殊保护，延长档案的使用寿命。六、档案的利用（一）利用范围1.本企业员工因工作需要，可查阅、借阅本企业档案。2.外单位因工作需要查阅本企业档案，须经企业相关领导批准，并办理查阅手续。3.涉及国家机密、企业商业秘密的档案，严格按照国家有关保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用手续1.本企业员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理手续。2.外单位查阅本企业档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等，经企业分管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅档案一般不得超过[规定期限]，如需延期，应办理续借手续。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案室进行，如需借出，应严格履行借阅手续，并按时归还。2.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。3.利用档案过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或转为永久保管的处理。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告，报企业分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和质量，为企业提供便捷、高效的档案服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立准确、完整的电子档案数据库。（三）信息系统管理1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足企业档案管理的实际需求。2.加强对档案信息管理系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（四）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。2.对电