竣工档案管理制度

PAGE竣工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司竣工档案管理，确保竣工档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的工程建设、运营管理、维护维修以及项目竣工验收、审计等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目竣工档案的管理，包括但不限于新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程、市政基础设施工程、设备安装工程等各类项目。（三）管理原则1.统一领导，分级管理公司档案管理部门负责对竣工档案管理工作进行统一领导和指导，各工程项目建设单位、施工单位、监理单位等按照各自职责，分级负责竣工档案的收集、整理、归档和保管工作。2.同步管理，过程控制竣工档案管理工作应与工程项目建设进度同步进行，从项目策划、设计、施工到竣工验收的全过程，都要确保档案资料的真实、准确、完整，做到随工程进度及时收集、整理、归档。3.确保质量，规范标准严格按照国家和地方有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司内部规定，对竣工档案进行整理、编目、装订和保管，确保档案质量符合要求，管理工作规范有序。二、管理职责（一）公司档案管理部门职责1.制定和完善公司竣工档案管理制度，并监督执行。2.对各工程项目竣工档案管理工作进行指导、检查和考核。3.负责接收、保管和提供利用公司所有工程项目的竣工档案。4.组织竣工档案的整理、编目、数字化等工作，确保档案的规范化管理。5.参与工程项目竣工验收，对竣工档案的完整性、准确性进行审核。（二）工程项目建设单位职责1.负责组织、协调本工程项目竣工档案的收集、整理、归档工作，对档案质量负总责。2.明确本单位竣工档案管理工作的分管领导和具体责任人，确保档案管理工作落到实处。3.督促施工单位、监理单位等相关参建单位按照合同要求和档案管理规定，及时做好各自职责范围内的档案工作。4.对本工程项目竣工档案进行初审，合格后向公司档案管理部门移交。（三）施工单位职责1.负责收集、整理本单位施工过程中形成的各类档案资料，包括施工技术资料、工程质量保证资料、施工安全资料、竣工图等，确保档案资料真实、准确、完整。2.按照国家和地方有关档案管理标准以及公司要求，对收集的档案资料进行分类、组卷、编目、装订等整理工作。3.在工程竣工后，及时向建设单位移交完整的竣工档案，并协助建设单位做好档案的审核、整改等工作。（四）监理单位职责1.负责对施工单位档案资料的形成、积累、整理过程进行监督检查，确保档案资料符合工程实际和档案管理要求。2.审核施工单位报送的竣工档案，签署审核意见，并对档案的真实性、完整性负责。3.收集、整理监理过程中形成的档案资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，在工程竣工后向建设单位移交。三、档案收集（一）收集范围1.工程项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工过程文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.工程质量保证资料与试验检测报告，包括原材料、构配件、设备的质量检验报告，混凝土、砂浆试块试验报告，结构实体检测报告等。5.施工安全资料，包括安全生产许可证、安全技术措施、安全教育培训记录、安全检查记录、安全事故应急预案及处理记录等。6.竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图，应与工程实际相符，加盖竣工图章。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时、全面地收集本单位工作中形成的各类档案资料，确保档案资料不遗漏。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水、纸质档案等，禁止使用易褪色的书写材料和载体。3.对于电子文件，应采用通用格式进行存储，并确保其真实性、完整性和可读性，同时应注明文件的形成时间、来源、保管期限等信息。四、档案整理（一）整理原则竣工档案应按照工程建设项目的专业分类和形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照工程项目前期文件、工程设计文件、施工过程文件、工程质量保证资料、施工安全资料、竣工图等类别进行分类。2.组卷（1）工程项目前期文件按照文件性质和时间顺序组卷。（2）工程设计文件按照专业、阶段分别组卷。（3）施工过程文件按照施工阶段、分部工程、分项工程等进行组卷，同一分部工程或分项工程的文件应集中组卷。（4）工程质量保证资料与试验检测报告按照材料、构配件、设备类别和试验检测项目组卷。（5）施工安全资料按照安全管理类别组卷。（6）竣工图按照专业分类，一个专业的图纸集中组卷，不同专业图纸之间应保持清晰的区分。3.编目（1）编制卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等内容，序号应按照卷内文件排列顺序编写。（2）编制案卷封面，包括档号、档案馆代号（本公司可不填）、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容，案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容。（3）编制卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等，备考表应放置在卷尾。4.装订案卷应采用线装或胶装方式进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。五、档案归档（一）归档流程1.施工单位在工程竣工后，按照档案整理要求，将本单位形成的竣工档案整理完毕，向建设单位提交档案移交清单，并附档案目录。2.建设单位对施工单位提交的竣工档案进行初审，如发现问题，及时通知施工单位进行整改，整改合格后，建设单位在档案移交清单上签字确认。3.建设单位将初审合格的竣工档案连同监理单位提交的监理档案，一并向公司档案管理部门移交，填写档案移交登记表，注明档案名称、数量、移交日期、移交单位等信息。4.公司档案管理部门对接收的竣工档案进行审核，审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等，审核合格后办理归档手续，将档案存入档案库房。（二）归档要求1.归档的竣工档案应齐全、完整、准确，符合整理要求和档案管理标准。2.档案移交清单、档案目录等应与档案内容一致，字迹清晰、签字盖章齐全。3.档案移交应按照规定的时间和程序进行，不得拖延或擅自更改移交内容。六、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、项目等进行分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，分别存放在不同地点，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。3.档案库房应建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行管理和查询。（三）保管期限竣工档案的保管期限应根据国家和地方有关规定以及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为10年以下，中期保管期限为10年至30年，长期保管期限为30年以上。具体保管期限如下：1.工程项目前期文件、工程设计文件、施工过程文件、工程质量保证资料、施工安全资料等，保管期限为长期。2.竣工图，保管期限为长期。（四）档案清查1.公司档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现档案保管过程中存在的问题，并采取相应措施进行处理。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管状况等，对清查中发现的档案缺损、丢失等情况，应及时查明原因，进行补充或修复，并做好记录。3.根据档案清查结果，对档案保管台账进行更新，确保台账信息与实际档案情况一致。七、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工程建设、运营管理、维护维修、项目竣工验收、审计等工作需要，可以查阅、借阅竣工档案。外部单位因工作需要查阅公司竣工档案的，应按照国家有关规定和公司相关程序办理审批手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅竣工档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并指定专人负责协助查阅，确保查阅过程规范有序。2.借阅公司内部人员借阅竣工档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还时应确保档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和管理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定、确保安全的原则，对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织与程序1.公司档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等。2.档案鉴定小组按照档案保管期限和鉴定标准，对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组将鉴定意见提交公司分管领导审批，经批准后，方可进行档案销毁。（三）销毁要求1.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，一