广告审批档案管理制度

PAGE广告审批档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告审批档案的管理，确保广告审批档案的完整、准确、系统和安全，便于查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及广告审批的档案管理工作，包括但不限于各类广告投放申请、审批流程记录、相关文件及资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则广告审批档案由专门的档案管理部门或岗位进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映广告审批过程和实际情况，数据准确无误，相关文件和资料齐全有效。3.安全保密原则严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保广告审批档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订广告审批档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理负责收集、整理广告审批过程中产生的各类文件、资料、记录等，按照规定的分类方法和编号规则进行整理和归档。3.档案保管与维护妥善保管广告审批档案，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或变质。4.档案检索与利用建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。按照规定的程序办理档案借阅手续，对借阅情况进行登记和跟踪。5.档案鉴定与销毁定期对广告审批档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。（二）广告审批部门职责1.文件资料产生与提交负责在广告审批过程中产生各类文件、资料和记录，并及时提交给档案管理部门。确保提交的文件资料真实、准确、完整。2.协助档案管理工作协助档案管理部门进行档案的整理、检索和利用工作，提供必要的信息和支持。3.遵守档案管理制度严格遵守公司广告审批档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或转移档案。（三）其他部门职责1.配合档案管理工作在各自职责范围内，配合档案管理部门做好广告审批档案的收集、整理和利用工作。2.提供相关信息及时向档案管理部门提供与广告审批相关的信息和资料，确保档案内容的全面性。三、档案分类与编号（一）档案分类1.广告投放申请类包括各类广告投放的书面申请文件，详细记录广告投放的目的、内容、形式、时间、地点、预算等信息。2.审批流程记录类记录广告审批过程中各个环节的审批意见、审批时间、审批人员等信息，以流程图或文字描述的形式呈现。3.相关文件资料类与广告审批相关的各类文件和资料，如广告创意方案、市场调研报告、法律法规文件、合同协议等。4.反馈与评估类广告投放后的反馈信息、效果评估报告等，用于总结经验教训，为后续广告审批和投放提供参考。(二)编号规则1.编号结构采用“年份+类别代码+流水号”的编号结构。例如：2023AD001，其中“2023”表示年份，“AD”表示广告审批档案类别代码，“001”表示流水号。2.类别代码广告投放申请类：ADA审批流程记录类：ADB相关文件资料类：ADC反馈与评估类：ADD四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时收集广告审批过程中产生的各类文件、资料和记录，相关部门和人员应在规定时间内及时提交给档案管理部门。2.完整收集确保收集的档案内容完整，包括申请文件、审批意见、相关附件等，不得遗漏重要信息。3.真实准确收集收集的档案必须真实反映广告审批的实际情况，数据准确，签字盖章齐全。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，同类档案集中在一起。2.编号标注对每一份档案进行编号标注，确保编号的唯一性和准确性。3.编目装订编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。五、档案保管（一）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。将纸质广告审批档案分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子广告审批档案进行分类存储。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。（二）保管期限1.短期档案保管期限为13年的广告审批档案，主要包括一般性的广告投放申请和审批记录等。2.中期档案保管期限为35年的档案，如重要广告投放项目的审批档案、相关合同协议等。3.长期档案保管期限为5年以上的档案，包括具有重要历史价值或法律意义的广告审批档案，如涉及重大品牌推广活动的档案等。（三）档案库房管理1.环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案库房的安全。定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。3.人员出入管理严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应进行登记。六、档案检索与利用（一）检索工具1.纸质目录检索编制纸质档案目录，按照档案分类顺序排列，便于快速查找所需档案。2.电子检索系统利用电子档案管理系统，建立强大的检索功能。可通过档案编号、名称、日期、关键词等多种方式进行检索，提高检索效率。（二）利用流程1.申请公司内部人员因工作需要查阅广告审批档案时，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称或编号等信息。2.审批申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司高层领导批准。3.查阅审批通过后，档案管理人员按照规定的程序为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，需另行申请并经批准。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、广告审批部门负责人及相关专业人员组成。负责对广告审批档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。（二）鉴定方法1.内容鉴定审查档案内容是否具有历史价值、法律价值、业务参考价值等，判断其对公司未来发展和业务活动的重要性。2.时间鉴定根据档案保管期限的规定，结合档案形成时间，确定档案是否已达到保管期限。3.利用频率鉴定统计档案的查阅利用频率，对于长期未被查阅利用且无保存价值的档案，可考虑提前鉴定销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组根据鉴定结果，编制广告审批档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期等信息。2.审批销毁清单经公司领导批准后生效。3.销毁实施档案管理部门按照销毁清单组织实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。4.监