慈善组织善款规范管理使用制度

PAGE慈善组织善款规范管理使用制度一、总则（一）目的为加强本慈善组织善款的规范管理与使用，确保善款使用合法、透明、高效，切实保障捐赠人的合法权益，推动慈善事业健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本慈善组织所接收的各类善款，包括但不限于定向捐赠款、非定向捐赠款以及专项慈善项目资金等。（三）基本原则1.合法性原则：善款管理使用必须严格遵守国家法律法规以及相关慈善行业标准，确保每一笔资金的运作都在法律框架内进行。2.透明性原则：建立健全信息公开机制，及时、准确地向社会公众披露善款的募集、管理和使用情况，接受社会监督。3.专款专用原则：根据捐赠人的意愿或慈善项目的宗旨，将善款专项用于特定的慈善项目或受益人，不得挪作他用。4.高效性原则：优化善款使用流程，提高资金使用效率，确保慈善项目能够及时、有效地实施，达到预期的慈善效果。二、善款募集管理（一）募集渠道与方式1.本慈善组织通过多种渠道进行善款募集，包括但不限于网络募捐平台、线下募捐活动、合作机构推荐等。2.在开展各类募集活动前，需提前向相关部门报备，并确保活动符合法律法规和慈善行业规范要求。（二）捐赠协议签订1.对于每一笔捐赠，无论金额大小，均应与捐赠人签订书面捐赠协议。协议应明确捐赠金额、捐赠用途、捐赠方式、双方权利义务等内容。2.捐赠协议应符合法律法规规定，语言表述清晰、准确，避免歧义。对于定向捐赠，应在协议中明确指定的受益对象或慈善项目。（三）善款入账管理1.设立专门的善款账户，用于接收和管理各类善款。该账户应具备独立的银行账号，并按照银行相关规定进行管理。2.善款到账后，财务人员应及时进行核对和入账处理。入账时应注明捐赠人姓名、捐赠金额、捐赠日期、捐赠用途等详细信息，并确保账目清晰、准确。3.定期对善款账户进行清查盘点，确保账实相符。如发现账目不符或其他异常情况，应及时查明原因并进行处理。三、善款使用管理（一）使用计划制定1.根据慈善项目的规划和实施进度，制定详细的善款使用计划。使用计划应明确各项支出的具体金额、用途、时间节点等内容。2.善款使用计划应经过严格的审核程序，确保其合理性和可行性。审核通过后的使用计划应作为善款支出的依据，不得随意变更。（二）支出审批流程1.善款支出应按照规定的审批流程进行操作。一般情况下，由项目负责人提出支出申请，填写支出审批表，详细说明支出事由、金额、支付方式等信息。2.支出审批表应依次提交部门负责人、财务负责人、分管领导、主要领导进行审批。各级审批人员应认真审核支出内容，确保其符合善款使用计划和相关规定。3.对于重大支出项目或特殊情况，需经过组织内部的集体决策程序，确保决策的科学性和公正性。（三）资金支付管理1.财务部门根据审批通过的支出审批表进行资金支付。支付方式应根据实际情况选择合适的银行转账、支票、现金等方式，并确保支付过程的安全、准确。2.在资金支付过程中，应严格遵守银行相关规定和财务管理制度，确保资金流向清晰、可追溯。对于大额资金支付，应实行双人操作制度，确保资金安全。3.支付完成后，财务人员应及时进行账务处理，更新善款使用台账，确保账目与实际支出相符。（四）物资采购管理1.如果善款用于物资采购，应按照相关法律法规和组织内部的采购制度进行操作。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保物资质量和价格合理。2.建立物资采购供应商名录，对供应商进行评估和选择。采购前应对供应商的资质、信誉、产品质量等进行调查和审核，确保采购物资符合慈善项目要求。3.物资采购应签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应作为物资验收和支付货款的依据。（五）项目实施监督1.建立慈善项目实施监督机制，对善款使用情况和项目实施进度进行全程跟踪监督。项目负责人应定期向组织内部报告项目进展情况，及时反馈项目实施过程中出现的问题和困难。组织内部审计部门或指定的监督人员应定期对慈善项目进行实地检查和审计，核实善款使用情况和项目实施效果。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、信息公开与披露（一）公开内容1.本慈善组织应定期通过官方网站、社交媒体平台等渠道向社会公众公开善款的募集情况，包括捐赠人姓名、捐赠金额、捐赠时间等信息。2.及时公开善款的使用情况，包括慈善项目名称、实施进度、资金支出明细、受益对象等信息。对于重大慈善项目，应进行专项信息公开，详细披露项目实施过程和效果。3.公开组织的财务状况，包括年度财务报告、审计报告等，确保社会公众能够全面了解组织的财务收支情况和善款管理使用情况。（二）公开频率1.对于善款募集情况，应在每次募集活动结束后[X]个工作日内进行公开。2.善款使用情况应按照慈善项目实施进度进行定期公开，一般每月或每季度公开一次。对于项目周期较短的慈善项目，应在项目结束后[X]个工作日内公开项目实施情况。3.年度财务报告和审计报告应在每年结束后[X]个月内公开。（三）公开方式1.主要通过本慈善组织官方网站设立的善款信息公开专栏进行公开，确保信息发布的及时性和稳定性。2.同时，应在社交媒体平台上发布善款信息公开链接，方便公众查阅和监督。对于重要信息，还可通过新闻媒体等渠道进行发布，扩大信息公开的覆盖面。五、监督与审计（一）内部监督1.设立内部监督机构，如监事会或审计委员会，负责对善款管理使用情况进行监督检查。内部监督机构应定期召开会议，对善款管理使用中的重大事项进行审议和决策。2.组织内部审计部门应定期对善款管理使用情况进行审计，审计内容包括善款募集、入账、使用、信息公开等环节。审计报告应及时提交给组织管理层和内部监督机构，并作为改进善款管理工作的重要依据。3.建立健全内部举报机制，鼓励组织内部员工和社会公众对善款管理使用中的违规行为进行举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，并依法依规处理。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查，按照要求及时提供善款管理使用情况的报告和资料。对于政府部门提出的整改意见，应认真落实，及时反馈整改情况。2.主动接受社会公众的监督，通过设立举报电话、邮箱等方式，及时回应公众关切的问题。对于社会公众的意见和建议，应认真研究，合理采纳，并将处理结果向社会公开。3.邀请第三方专业机构对慈善组织的善款管理使用情况进行审计和评估，借助专业力量提高善款管理的规范化水平和透明度。六、档案管理（一）档案内容1.善款管理使用过程中形成的各类文件、资料、凭证等均应作为档案进行管理。档案内容包括捐赠协议、支出审批表、财务凭证、采购合同、项目实施报告、信息公开记录等。2.建立善款管理使用档案目录，对档案内容进行分类整理，便于查阅和管理。（二）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.按照档案管理的相关规定，确定档案保管期限。一般情况下，善款管理使用档案应保管[X]年以上，重要档案应长期保管。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时采取补救措施，并查明原因进行处理。（三）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确档案查阅的流程和权限。组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案保管场所的规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。查阅结束后，应及时归还档案，