单位采购档案管理制度

PAGE单位采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位采购档案管理，确保采购活动的合法性、规范性和可追溯性，维护单位利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动形成的档案管理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.真实性原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖采购活动各个环节产生的文件资料，保证档案的全面性。3.规范性原则：档案的整理、归档、保管和利用应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及商业秘密、敏感信息等的采购档案严格保密。二、采购档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善采购档案管理制度，并监督执行。2.指导采购部门及相关人员做好采购文件资料的收集、整理和初步归档工作。3.集中统一管理采购档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和便捷查询。4.定期对采购档案进行检查、清点和维护，保证档案的安全和完整。5.按照规定提供采购档案的查阅、借阅服务，并做好记录。（二）采购部门职责1.负责采购项目执行过程中各类文件资料的产生、收集和整理，确保资料的真实、准确和完整。2.在采购活动结束后，及时将整理好的采购档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好采购档案的查阅、借阅等相关工作。（三）其他相关部门职责1.涉及采购活动的其他部门，应按照各自职责，协助采购部门做好相关文件资料的收集和整理工作，并及时移交采购部门。2.在采购档案管理工作中，配合档案管理部门和采购部门完成各项工作任务。三、采购档案的内容（一）采购前期文件1.采购计划：包括年度采购计划、专项采购计划等，明确采购项目的名称、数量、预算、时间要求等。2.需求申请：由使用部门提交的采购需求申请文件，详细说明采购物品或服务的规格、型号、技术参数、质量要求等。3.市场调研资料：对采购项目相关市场情况的调查分析报告，包括供应商信息、产品价格、市场趋势等。（二）采购过程文件1.采购文件：招标文件：包括招标公告、招标文件正文、投标文件格式等，明确采购项目的招标要求、评标标准等。谈判文件：用于与供应商进行谈判的文件，记录谈判的过程和结果。询价文件：向供应商发出的询价函及供应商的报价文件。2.投标/响应文件：供应商提交的投标文件或响应文件，包括商务部分、技术部分、价格部分等。3.开标/谈判/询价记录：详细记录开标、谈判、询价过程中的各项情况，如开标时间、地点；谈判参与人员、内容；询价供应商报价等。4.评标/定标文件：评标委员会出具的评标报告、定标决策文件等，确定中标供应商的依据。（三）采购合同文件1.采购合同：与中标供应商签订的正式采购合同，明确双方的权利和义务，包括合同条款、标的、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等。2.合同变更文件：采购合同履行过程中发生的合同变更协议、补充合同等。（四）验收文件1.验收申请：采购部门提交的验收申请文件，说明验收的项目、时间、要求等。2.验收报告：由验收小组出具的验收报告，记录验收的过程和结果，包括验收标准、验收情况、验收结论等。3.质量检验报告：对采购物品进行质量检验的相关报告，证明物品符合质量要求。（五）付款文件1.付款申请：采购部门提交的付款申请文件，包括付款金额、付款依据、收款单位信息等。2.付款凭证：银行付款回单、支票存根等付款证明文件。（六）其他文件1.与采购活动相关的会议纪要、往来信函、电子邮件等。2.采购活动中产生的其他有保存价值的文件资料。四、采购档案的收集与整理（一）收集要求1.采购部门及相关人员应在采购活动进行过程中同步收集各类文件资料，确保资料的及时性和完整性。2.对于重要的文件资料，如采购合同、评标报告等，应收集原件，并妥善保管。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。（二）整理原则1.按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，同一项目的文件资料集中存放。2.每份文件资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。3.对文件资料进行分类，可分为采购前期文件、采购过程文件、采购合同文件、验收文件、付款文件等类别，再在每个类别下细分具体的文件类型。（三）整理方法1.对文件资料进行排序，按照文件的重要性和时间先后顺序排列。2.去除文件资料中的无关附件，如重复的复印件、宣传资料等，但保留与采购活动直接相关的附件。3.对文件资料进行装订，采用统一的装订方式，确保文件的整齐和牢固。4.编制文件目录，目录应包含文件编号、文件名、日期、页数等信息，便于快速查找文件。五、采购档案的归档（一）归档时间采购活动结束后，采购部门应在[X]个工作日内完成采购档案文件资料的整理，并移交档案管理部门归档。（二）归档流程1.采购部门填写《采购档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后在《采购档案移交清单》上签字。3.档案管理部门按照档案整理要求对采购档案进行进一步整理和归档，将档案存入专门的档案柜或存储设备中，并建立相应的电子档案目录。六、采购档案的保管（一）保管期限1.采购档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性采购项目的档案。中期保管期限为[X]年，适用于重要采购项目或涉及一定金额的采购档案。长期保管期限为[X]年以上，适用于重大采购项目、涉及单位核心利益的采购档案或法律法规规定需长期保存的档案。2.对于超过保管期限的采购档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风，温度和湿度适宜。2.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。3.采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式保管，电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储设备中，并异地存放。（三）档案保管检查1.档案管理部门应定期对采购档案进行检查，检查内容包括档案的存放情况、保管状况、完整性等。2.每月至少进行一次库房巡查，每季度进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。七、采购档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的采购档案，并在查阅现场进行监督。（二）借阅权限1.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.借阅申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅人员应爱护采购档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.查阅和借阅人员应在规定的地点进行查阅和借阅，不得将档案带出档案库房或转借他人。3.查阅和借阅结束后，查阅和借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。八、采购档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及单位商业秘密、敏感信息等的采购档案，档案管理部门应严格保密，限制查阅和接触范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，如对查阅和借阅人员进行保密提醒、对查阅和借阅的档案进行登记等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。九、采购档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、采购部门及相关业务专家组成的采购档案鉴定小组，负责对超过保管期限的采购档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期的采购档案，编制《采购档案鉴定清单》，提交鉴定小组。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据档案的重要性、历史价值、现实用途等因素，确定档案的存毁。3.鉴定小组出具《采购档案鉴定意见书》，明确鉴定结果和销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的采购档案，由档案管理部门填写《采购档案销毁申请表》，报单位负责人审批。2.审批通过后，档案管理部门会同采购部门等相关部门，在指定地