生源地贷款档案管理制度

PAGE生源地贷款档案管理制度一、总则（一）目的为加强生源地贷款档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，规范贷款业务操作流程，防范贷款风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的生源地贷款业务所涉及的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映生源地贷款业务的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖贷款业务从申请受理到本息回收全过程的各类文件、记录，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：严格按照相关法律法规、行业标准以及本制度规定的格式、内容和流程进行档案管理，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及借款人个人隐私、商业机密等信息严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善生源地贷款档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理生源地贷款业务档案，确保档案资料的安全存放和有序整理。3.定期对档案进行检查、盘点，及时发现并解决档案管理中存在的问题。4.负责档案的借阅、查阅、归还等工作的登记和管理，严格按照规定办理相关手续。（二）业务部门1.在贷款业务办理过程中，负责收集、整理本部门产生的各类档案资料，并及时移交档案管理部门。2.对移交的档案资料的真实性、完整性负责，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.根据业务需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定用途使用档案资料。（三）信贷审批部门1.参与贷款档案中涉及审批环节相关资料的审核工作，确保审批依据充分、准确。2.对审批过程中形成的各类文件、记录进行整理归档，及时移交档案管理部门。（四）信息技术部门1.提供档案管理信息化系统的技术支持和维护，确保系统稳定运行，满足档案管理工作的信息化需求。2.协助档案管理部门做好电子档案的存储、备份、安全防护等工作，保障电子档案数据的安全。三、档案内容及分类（一）借款人基本信息档案1.借款人身份证、户口簿等身份证明材料复印件。2.借款人家庭经济情况证明材料，如低保证、残疾证、特困证明等。3.借款人录取通知书或学生证复印件。4.借款人联系方式及家庭住址信息。（二）贷款申请及审批档案1.生源地贷款申请表，详细记录借款人基本情况、贷款金额、贷款期限等信息。2.共同借款人身份证明材料复印件及相关关系证明。3.贷款审批过程中形成的调查评估报告、审批意见、会议纪要等文件。（三）合同档案1.生源地贷款借款合同，明确借贷双方权利义务、贷款金额、利率、还款方式、还款期限等条款。2.合同变更协议（如有），记录合同履行过程中发生的变更事项及相关约定。（四）放款及还款档案1.贷款发放凭证，证明贷款已足额发放至借款人指定账户。2.还款记录，包括借款人每期还款金额、还款时间、还款方式等信息。3.提前还款申请及相关审批文件（如有）。（五）贷后管理档案1.贷后跟踪检查记录，包括对借款人学习、生活情况及还款能力变化的跟踪调查。2.逾期贷款催收记录，如催收通知书、催收电话记录、上门催收记录等。3.不良贷款处置档案，包括不良贷款认定、处置方案、处置过程记录等。（六）其他档案1.与生源地贷款业务相关的政策文件、法规依据、行业标准等资料。2.业务培训资料、宣传资料等。3.其他在贷款业务办理过程中形成的有保存价值的文件、记录。四、档案收集与整理（一）收集要求1.业务部门应在贷款业务办理完毕后的规定时间内，将各自产生的档案资料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，签字盖章等手续齐全。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保数据的准确性和可读性。（二）整理规范1.档案管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类标准，对各类档案进行分类、编号。2.每份档案应编制页码，确保页码连续、准确。3.对于纸张破损、字迹模糊的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的完整性和清晰度。4.电子档案应进行备份存储，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。五、档案归档与保管（一）归档流程1.整理后的档案资料应按照类别和时间顺序进行排列，装入档案盒或档案袋，并在封面和脊背处填写档案名称、类别、年度、保管期限等信息。2.编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、保管期限等内容，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册保存。3.将归档后的档案资料移交至专门的档案库房进行存放，并办理交接手续。（二）保管期限1.生源地贷款档案的保管期限根据档案内容的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为5年，主要包括贷款申请过程中的一般性文件、短期贷后跟踪记录等。中期档案保管期限为10年，涵盖贷款合同、放款及还款记录、部分贷后管理文件等。长期档案保管期限为15年及以上，包括借款人基本信息档案、不良贷款处置档案等重要资料。2.保管期限自贷款结清或终止之日起计算。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全存放。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找和管理。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅生源地贷款档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的档案资料，并安排专人负责陪同查阅，确保查阅过程符合规定，档案资料不被损坏、涂改或丢失。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案查阅室，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅生源地贷款档案的，除填写《档案查阅申请表》并经审批外，还应与档案管理部门签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤换档案内容。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如无问题，办理归还手续。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书，明确保密责任。2.对涉及借款人个人隐私、商业机密等敏感信息的档案资料，严格限制查阅和使用范围，未经授权不得泄露。3.在档案管理信息化系统中，设置不同的用户权限，确保只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息。4.档案管理人员在工作中接触到的档案资料，应妥善保管，不得在非工作场所谈论或传播档案内容。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，制定安全应急预案，定期开展安全检查和应急演练，确保档案安全。2.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房24小时有人值守。3.对电子档案的存储设备进行定期维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，采取数据加密、访问控制等技术手段，保障电子档案数据的安全。4.严格执行档案出入库登记制度，对档案的调入、调出、查阅、借阅等情况进行详细记录，便于跟踪和查询。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且确认该档案已无继续保存价值的，可按照规定程序进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续使用且无留存必要的，经相关部门批准后可予以销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对超过保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等