收养档案管理制度及流程

PAGE收养档案管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范收养档案管理，确保收养档案的真实、完整、安全和有效利用，保障收养当事人的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的收养业务档案管理工作，包括收养申请受理、审核、审批、登记等全过程形成的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：收养档案应如实反映收养业务的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理与收养业务相关的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保收养档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及收养当事人隐私的信息严格保密，未经授权不得擅自披露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率，满足业务需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善收养档案管理制度及流程，并组织实施。2.集中统一管理收养档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、保管和统计等工作。3.建立收养档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对收养档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案质量。5.为公司/组织内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。（二）业务部门职责1.负责本部门收养业务档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整和真实。2.在规定时间内将整理好的收养业务档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的交接工作。3.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅等申请，并配合档案管理部门做好相关工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责，确保收养档案管理工作的规范、有序进行。2.负责收养档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、保管、统计、查阅、借阅等具体操作。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力，为档案管理工作提供优质服务。三、收养档案的收集与整理（一）档案收集范围1.收养申请书，包括收养人、送养人基本情况及收养意愿等内容。2.收养人的身份证明、户口簿、结婚证等相关证件复印件。3.送养人的身份证明、户口簿、与被收养人的关系证明等相关证件复印件。4.被收养人的身份证明、户口簿、出生证明等相关证件复印件。5.收养人所在单位或村（居）民委员会出具的收养人婚姻状况、有无子女和抚养教育被收养人的能力等情况的证明。6.县级以上医疗机构出具的未患有在医学上认为不应当收养子女的疾病的身体健康检查证明。7.收养登记机关要求提供的其他材料，如收养协议、公证文书等。（二）档案收集要求1.业务部门应在收养业务办理过程中同步收集相关档案资料，确保档案资料的及时性和准确性。2.档案资料应使用A4纸打印或复印，内容清晰、完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）档案整理1.档案管理部门收到业务部门移交的收养档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。2.按照收养业务流程，将档案分为收养申请、审核、审批、登记等类别，再根据档案内容的不同性质进行细分。3.为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息，便于查询和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容一一对应。5.将整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。四、收养档案的保管（一）保管期限收养档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.涉及收养当事人重要权益、具有长期查考利用价值的档案，列为永久保管。2.对收养业务办理过程中具有一定查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.对收养业务办理过程中形成的一般性文件材料，列为短期保管，保管期限为10年。（二）保管场所1.设立专门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案存放方式1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于快速查找档案。2.采用密集架等存储设备存放档案，提高空间利用率。（四）档案保管要求1.定期对收养档案进行检查和盘点，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮等工作，定期对档案库房进行清洁和消毒，防止档案受到损坏。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，确保数据安全。五、收养档案的利用（一）查阅与借阅1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅收养档案的，应填写《收养档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.外单位因工作需要查阅收养档案的，应持单位介绍信，填写《收养档案查阅申请表》，经公司/组织相关部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门审批通过后，查阅人员应在档案管理部门工作人员的陪同下查阅档案。4.因特殊情况需要借阅收养档案的，应填写《收养档案借阅申请表》，注明借阅期限和归还日期等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长的，应办理续借手续。5.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等，不得擅自复制、拍摄档案内容。（二）档案出具证明1.根据收养当事人的申请，档案管理部门可以依据收养档案出具相关证明材料，如收养关系证明等。2.出具证明应严格按照档案记载内容进行，确保证明内容真实、准确。证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明出具日期。六、收养档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立收养档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，业务部门相关人员及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对到期的收养档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据保管期限规定，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从真实性、完整性、准确性等方面进行审核，确保档案确无继续保存必要。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见书，明确档案存毁意见。2.对确定需要销毁的档案，编制《收养档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.将《收养档案销毁清册》报公司/组织负责人审批，经批准后实施销毁。4.销毁档案时，