乡镇扶贫档案工作制度

PAGE乡镇扶贫档案工作制度一、总则（一）目的为加强乡镇扶贫档案工作的规范化、科学化管理，确保扶贫档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥扶贫档案在脱贫攻坚中的重要作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇在扶贫工作中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：扶贫档案应如实反映扶贫工作的全过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集扶贫工作中产生的各种文件材料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照国家和行业规定的档案整理标准和方法进行整理、归档，确保档案格式规范、分类准确。4.安全性原则：采取有效措施确保扶贫档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：充分发挥扶贫档案的作用，为扶贫工作决策、监督检查、经验总结等提供有力支持和服务。二、档案管理职责（一）乡镇扶贫工作领导小组1.加强对扶贫档案工作的领导，将档案工作纳入扶贫工作整体规划，定期研究解决档案工作中的重大问题。2.监督检查扶贫档案工作制度的执行情况，确保档案工作规范有序开展。（二）乡镇扶贫办1.负责组织实施扶贫档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定年度档案工作计划，明确工作任务和要求，并组织实施。3.指导本乡镇各扶贫工作相关部门和村（社区）做好扶贫档案工作，开展档案业务培训和检查。（三）各扶贫工作相关部门1.负责本部门扶贫工作文件材料的收集、整理，并定期移交乡镇扶贫办归档。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案工作与业务工作同步进行。（四）村（社区）1.做好本村（社区）扶贫工作文件材料的收集、整理和保管工作，建立健全村级扶贫档案。2.按照乡镇扶贫办的要求，及时将村级扶贫档案整理归档，并向乡镇扶贫办移交。（五）档案管理人员1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案工作制度，确保档案工作质量。2.负责档案的日常收集、整理、装订、编目、上架等工作，做好档案的保管和保护。3.积极开展档案利用工作，为扶贫工作提供及时、有效的档案信息服务。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。三、档案收集（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门关于扶贫工作的文件、指示、通知、决定等。2.本乡镇扶贫工作规划、计划、总结、报告、统计报表等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、实施方案、招投标文件、合同协议、验收报告等。4.贫困对象识别、帮扶、退出等环节的相关材料，如贫困户申请书、家庭情况调查表、帮扶手册、脱贫认定书等。5.扶贫资金管理方面的文件材料，包括资金分配方案、资金使用计划、财务报表、审计报告等。6.扶贫工作中的会议记录、纪要、简报、宣传资料等。7.其他与扶贫工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门和村（社区）应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制，确保档案质量。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保其真实性、完整性和可读性，并做好备份存储。（三）收集时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的扶贫工作文件材料整理后移交乡镇扶贫办。2.村（社区）应在每季度末将本季度形成的扶贫工作文件材料整理后移交乡镇扶贫办。3.对于重大扶贫项目或突发事件，应在项目结束或事件处理完毕后及时收集相关文件材料并移交。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照扶贫工作的不同阶段和内容，分为综合管理类、贫困对象管理类、项目管理类、资金管理类、监督考核类等类别。2.综合管理类：主要包括上级文件、本级文件、会议材料、工作计划与总结、统计报表等。3.贫困对象管理类：包括贫困对象识别、帮扶、退出等环节的相关材料。4.项目管理类：涵盖扶贫项目申报、实施、验收等全过程的文件材料。5.资金管理类：涉及扶贫资金的分配、使用、监管等方面的文件材料。6.监督考核类：包括扶贫工作的监督检查、考核评估等相关材料。（三）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、排序，剔除重复、无用的文件。2.按照文件材料的类别，编制目录，填写卷内文件目录表。3.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.将文件材料按照编号顺序依次排列，采用装订或装盒等方式进行固定。5.编制备考表，注明卷内文件材料的数量、缺损情况、整理人及日期等。6.填写案卷封面，包括案卷题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数、全宗号、目录号、案卷号等内容。（四）整理要求1..整理后的档案应符合国家和行业规定的档案整理标准，做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。2.档案整理过程中应保持文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、伪造或销毁文件。3.电子文件应按照纸质文件的整理要求进行整理，建立相应的电子目录和索引，便于查询和利用。五、档案归档（一）归档范围经整理后的各类扶贫档案均应及时归档。（二）归档时间每年上半年完成上一年度扶贫档案的归档工作。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整、整理规范，符合归档要求。2.档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案质量。3.将归档的档案按照类别和保管期限分别存放，建立档案台账，记录档案的归档情况。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、温湿度计、灭火器、吸尘器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案保管期限1.扶贫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括上级重要文件、扶贫工作重大决策、重要项目资料、贫困对象基础信息等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般性扶贫工作文件、项目实施过程中的重要材料等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性扶贫工作文件、一般性统计报表等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，归档保存。（五）档案销毁1.对保管期满且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前应编制档案销毁清册，列出销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等内容，经乡镇扶贫工作领导小组审核批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案利用（一）利用范围1.为扶贫工作决策提供参考依据。2.用于扶贫工作的监督检查和考核评估。3.为总结扶贫工作经验、推广典型做法提供资料支持。4.为贫困对象的精准帮扶和动态管理提供信息服务。5.满足其他与扶贫工作相关的查阅需求。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅扶贫档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人或村（社区）负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.借阅：确需借阅扶贫档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经乡镇扶贫办负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据查阅或借阅人员的需求，档案管理人员可提供档案复制服务。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和出处。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.档案利用完毕后，查阅、借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。4.档案管理人员应对档案利用情况进行登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、日期、内容、用途等信息。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现扶贫档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质扶贫档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的电子目录进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化管理系统1.建立扶贫档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、统计分析等功能。2.系统应具备用户权限管理、数据安全保密等功能，确保档案信息安全。3.定期对信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（四）数据安全1.加强对扶贫档案电子数据的安全管理，采取加密、防火墙技术等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.制定数据备份和恢复方案，定期对电子数据进行备份，并进行数据恢复演练，确保数据安全。3.对涉及扶贫档案信息化建设的工作人员进行安全保密教育，提高安全意识。九、监督检查（一）检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（二）检查方式1.定期检查：乡镇扶贫办每年组织一次对本乡镇扶贫档案工作的全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或村（社区）的扶贫档案工作