档案服务企业白名单制度

PAGE档案服务企业白名单制度一、总则（一）目的为加强档案服务行业管理，规范档案服务市场秩序，保障档案信息安全，促进档案服务企业健康发展，特制定本白名单制度。（二）适用范围本制度适用于在中华人民共和国境内从事档案整理、档案数字化、档案寄存、档案鉴定、档案修复等各类档案服务业务的企业。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理、市场监管等法律法规和行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.公平公正原则：对白名单企业的认定、管理等过程坚持公平公正，不偏袒、不歧视任何企业，营造良好的市场竞争环境。3.动态管理原则：白名单实行动态调整，根据企业经营状况、诚信记录等因素及时更新，激励企业不断提升服务质量。4.服务导向原则：以促进档案服务行业高质量发展为导向，引导企业增强服务意识，提高服务水平，更好地满足社会对档案服务的需求。二、白名单企业认定标准（一）企业资质与人员要求1.具有独立法人资格：企业应依法注册登记，取得合法有效的营业执照，能够独立承担民事责任。2.具备相应的专业资质：从事档案整理业务的企业，应具备档案管理相关专业知识和技能，有一定数量熟悉档案业务的专业人员。档案数字化企业需拥有满足数字化工作要求的设备、软件，以及经过专业培训的技术人员，确保数字化成果符合相关标准。档案寄存企业应具备安全可靠的寄存场所，配备完善的安全防护设施和管理人员，保障档案寄存期间的安全。档案鉴定、修复企业应拥有专业的鉴定、修复人员和必要的设备、工具，能够按照科学的方法和标准开展工作。3.专业人员资质：企业主要业务人员应具备档案专业知识和技能，其中档案整理、鉴定、修复等关键岗位人员应具有档案专业学历背景或相关职业资格证书。（二）企业经营与管理要求1.经营状况良好：企业近年度财务状况正常，无重大亏损记录，具有稳定的经营收入和良好的盈利能力，能够保证业务的持续开展。2.内部管理制度健全：建立完善的质量管理体系，制定明确的业务流程和操作规范，确保档案服务质量符合相关标准。具备健全的安全管理制度，包括档案信息安全、实体安全等方面的措施，防止档案丢失、损坏、泄露等事故发生。拥有有效的人员培训制度，定期对员工进行业务培训和职业道德教育，提高员工素质。建立规范的档案管理制度，对业务过程中形成的档案进行妥善保管，便于查询和追溯。3.诚信经营记录：企业在经营活动中无违法违规行为，无不良信用记录，近[X]年内未受到相关部门的行政处罚或行业通报批评。（三）服务质量与业绩要求1.服务质量：客户满意度较高，近年度客户投诉率低于[X]%，对客户投诉能够及时、有效地处理，整改措施到位，客户反馈良好。服务过程符合相关行业标准和规范，档案整理、数字化等工作成果质量达标率达到[X]%以上。2.业绩表现：企业在档案服务领域具有一定的市场份额和业务规模，近年度完成的档案服务项目数量、金额等指标在同行业中处于较好水平，能够提供具有代表性的成功案例。三、白名单认定程序（一）企业申请1.符合认定标准的档案服务企业，可向所在地档案行政管理部门提出白名单认定申请。申请材料应包括企业基本情况介绍、资质证明文件、人员情况说明、经营业绩证明、管理制度文件、诚信记录证明等。2.企业应如实填写《档案服务企业白名单认定申请表》，并对申请材料的真实性、完整性负责。（二）初审1.所在地档案行政管理部门收到企业申请后，对申请材料进行初审。初审内容包括材料的完整性、真实性，企业是否符合认定标准等。2.初审通过的，档案行政管理部门将申请材料报送上级档案行政管理部门；初审不通过的，应及时通知企业并说明理由。（三）实地考察1.上级档案行政管理部门组织对初审通过的企业进行实地考察。实地考察内容包括企业办公场所、设备设施、人员配备、业务开展情况、管理制度执行情况等。2.实地考察可采取听取汇报、查阅资料、现场查看、人员访谈等方式进行，全面了解企业实际情况。（四）专家评审1.上级档案行政管理部门组织专家评审组，对实地考察情况进行综合评审。专家评审组由档案管理、法律、经济等领域的专家组成。2.专家评审组根据企业申请材料、实地考察情况以及相关标准，对企业进行评分。评分结果作为是否列入白名单的重要依据。（五）公示与公告1.根据专家评审结果，上级档案行政管理部门对拟列入白名单的企业进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间接受社会监督，对公示有异议的，档案行政管理部门应进行调查核实。2.公示无异议的，由上级档案行政管理部门发布白名单公告，正式确定白名单企业名单，并向社会公布。四、白名单企业管理（一）信息管理1.建立白名单企业信息库，收录白名单企业的基本信息、资质情况、经营业绩、诚信记录等内容，实现信息的动态更新和共享。2.档案行政管理部门应定期对白名单企业信息进行维护，确保信息的准确性和完整性。同时，应向社会提供白名单企业信息查询服务，方便社会各界了解企业情况。（二）监督检查1.档案行政管理部门对白名单企业进行定期或不定期的监督检查。监督检查内容包括企业资质保持情况、经营管理状况、服务质量、安全措施落实情况等。2.监督检查可采取书面检查、实地检查、专项检查等方式进行。对发现的问题，档案行政管理部门应责令企业限期整改；整改不到位的，可取消其白名单资格。（三）激励措施1.对白名单企业在政策扶持、项目推荐、宣传推广等方面给予一定的激励。例如，在政府购买档案服务项目中，同等条件下优先考虑白名单企业；对表现优秀的白名单企业进行表彰和奖励，提高其社会知名度和美誉度。2.鼓励白名单企业之间开展交流合作，分享经验和技术，共同推动档案服务行业发展。同时，支持白名单企业参与行业标准制定、技术创新等活动，发挥其示范引领作用。（四）退出机制1.白名单企业如有下列情形之一的，档案行政管理部门应取消其白名单资格：企业资质条件发生变化，不再符合认定标准的。存在违法违规行为，受到相关部门行政处罚或行业通报批评的。服务质量严重下降，客户投诉率较高且整改不力的。发生档案安全事故，造成严重后果的。其他不符合白名单企业条件的情形。2.被取消白名单资格的企业，[X]年内不得再次申请列入白名单。五、白名单制度的实施与保障（一）组织实施1.各级档案行政管理部门负责本地区档案服务企业白名单制度的组织实施。要明确职责分工，加强协调配合，确保制度的有效执行。2.档案行政管理部门应定期对制度实施情况进行总结分析，及时发现问题并加以解决，不断完善白名单制度。（二）宣传培训1.加强对白名单制度的宣传，通过多种渠道向档案服务企业、社会公众等宣传制度的目的、意义、认定标准、程序以及管理要求等内容，提高制度的知晓度和透明度。2.组织开展针对档案服务企业的培训，帮助企业了解白名单制度，掌握认定标准和申请流程，引导企业积极参与白名单认定，提升自身管理水平和服务质量。（三）部门协作1.档案行政管理部门应与市场监管、税务、公安等相关部门建立协作机制，加强信息共享和联合监管。对档案服务企业的违法违规行为，各部门应依法依规进行处理，形成监管合