吉林省低保档案管理制度

PAGE吉林省低保档案管理制度一、总则（一）目的为加强吉林省低保档案管理，确保低保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在低保工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省各级民政部门及相关工作人员在低保工作中形成的各类档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：低保档案应如实反映低保对象的申请、审核、审批及动态管理等全过程信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理低保工作中产生的各类文件、资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照国家和吉林省有关档案管理的规范和标准进行整理、分类、编号、装订等操作，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：低保档案涉及低保对象的个人隐私和敏感信息，必须严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）民政部门职责1.吉林省民政厅负责全省低保档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。制定全省低保档案管理的规章制度、业务标准和工作流程；组织开展档案管理业务培训；对全省低保档案管理工作进行检查、评估和考核。2.市（州）民政部门负责本地区低保档案管理工作的组织实施和具体指导。制定本地区低保档案管理工作的实施细则；组织开展档案整理、归档、保管等工作；定期对本地区低保档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。3.县（市、区）民政部门负责本辖区内低保档案的具体管理工作。负责低保档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查阅、利用等日常工作；建立健全低保档案管理制度，明确档案管理人员职责；确保低保档案的安全和完整。（二）档案管理人员职责1.收集职责：负责低保档案的日常收集工作，及时将各类文件、资料收集齐全，确保档案的完整性。2.整理职责：按照档案管理的规范和标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作，使其系统化、规范化。3.保管职责：妥善保管低保档案，确保档案的安全。做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作；定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。4.查阅职责：严格按照档案查阅规定，为合法查阅人员提供档案查阅服务。做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。5.利用职责：积极开发利用低保档案资源，为低保工作决策、政策研究、监督检查等提供依据和支持。三、档案的分类与编号（一）分类1.申请审批类：包括低保对象的申请材料、审核审批表、公示材料等。2.动态管理类：涵盖低保对象的定期核查材料、收入变化情况记录、停保退保材料等。3.资金发放类：包含低保金发放凭证、银行对账单等。4.政策文件类：收集国家和吉林省有关低保工作的政策法规、规范性文件等。5.其他类：如与低保工作相关的会议记录、统计报表、调研报告等。（二）编号1.按照分类方法，对每一类档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。2.编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”的形式。例如，2023年申请审批类档案的编号为“2023SQ001”，其中“2023”表示年份，“SQ”表示申请审批类，“001”为流水号。四、档案的收集与整理（一）收集1.各级民政部门在低保工作过程中形成的文件、资料，应及时收集齐全，移交档案管理人员。2.档案管理人员应定期对各业务科室的档案收集情况进行检查，确保档案收集工作的及时性和完整性。3.对于低保对象提交的申请材料，应要求其提供齐全、真实、有效的证明材料，并按照规定进行审核和签收。（二）整理1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类，同类档案集中存放。2.材料排序：对每一类档案中的材料，按照其形成时间、重要程度等进行排序，确保材料顺序合理。3.编号装订：对整理好的档案进行编号，并按照规定的装订方式进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编制目录：为每一份档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数等信息，便于查阅。五、档案的保管（一）保管场所1.各级民政部门应设立专门的低保档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（二）保管期限1.低保档案的保管期限分为长期和短期。长期档案保管期限为10年以上，短期档案保管期限为310年。2.申请审批类、动态管理类、资金发放类等重要档案应列为长期保管；政策文件类、其他类等档案可根据实际情况确定保管期限。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.对超过保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.民政部门内部工作人员因工作需要查阅低保档案的，应填写查阅申请表，经所在科室负责人批准后，方可查阅。2.纪检监察、审计等部门因工作需要查阅低保档案的，应出具正式的查阅函，经民政部门分管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅低保档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，经民政部门主要领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表或查阅函，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表或查阅函经批准后，档案管理人员根据查阅要求，提供相应的档案。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.民政部门应积极开发利用低保档案资源，为低保工作决策提供依据。通过对档案数据的分析，了解低保对象的基本情况、分布状况、需求变化等，为制定和调整低保政策提供参考。2.利用低保档案开展政策研究和监督检查。通过对档案中反映的问题进行分析研究，总结经验教训，不断完善低保工作制度和流程；同时，利用档案对低保工作的执行情况进行监督检查，确保政策落实到位。3.为社会提供相关信息服务。在符合法律法规和保密规定的前提下，可根据社会公众的合理需求，提供部分低保档案信息，增强低保工作的透明度。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.各级民政部门应定期对保管期限已满的低保档案进行鉴定。成立由档案管理人员、业务骨干等组成的鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组应根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）销毁1.销毁清册应经民政部门分管领导审核批准