机构分类法档案管理制度

PAGE机构分类法档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本机构分类法档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部人员及外部相关单位查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部，作为档案管理的专门机构，负责统筹规划、组织实施公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，建立健全档案管理体系。3.指导和监督各部门的档案收集、整理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（三）各部门职责1.各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作。2.兼职档案员应按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门档案，确保档案的齐全完整，并定期向档案管理部门移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、鉴定、统计等工作，积极提供档案利用线索。三、档案分类及编号（一）机构分类法根据公司/组织的机构设置，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、质量管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、法务合规类等十大类。（二）分类编号规则1.每大类档案按照二级类目进行细分，二级类目根据实际工作需要设置。2.档案编号采用“大类代码+二级类目代码+流水号”的方式，如行政管理类中的行政事务档案编号为“XZ01001”，其中“XZ”为行政管理类代码，“01”为行政事务二级类目代码，“001”为流水号。3.大类代码和二级类目代码采用两位数字表示，流水号根据档案形成时间顺序依次编排，位数根据档案数量确定。（三）档案分类示例1.行政管理类行政事务：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。公文管理：涵盖公司/组织对外发布的各类公文、函件、报告等的起草、审核、印发及归档管理。机要保密：涉及公司/组织机要文件的收发、传递、保管，以及保密工作制度、保密检查记录等。证照管理：包括公司/组织的营业执照、资质证书、许可证等各类证照的办理、年检、保管及使用记录。2.党群工作类党组织建设：包含党组织的工作计划、总结、会议记录，党员发展、教育、管理等方面的文件材料。宣传工作：涉及公司/组织的宣传报道、企业文化建设、思想政治工作等方面的资料。工会工作：包括工会组织建设、会员管理、职工活动、权益维护等方面的档案。共青团工作：涵盖共青团组织的工作计划、活动记录、团员管理等相关文件。3.经营管理类战略规划：包括公司/组织的发展战略、中长期规划、年度经营计划等文件。投资管理：涉及投资项目的立项、可行性研究、投资决策、实施与监控等方面的档案。合同管理：包含公司/组织各类合同的签订、履行、变更、终止等环节的文件材料。风险管理：包括风险评估报告、风险应对措施、内部控制制度等相关档案。4.生产技术类生产管理：涵盖生产计划、调度、组织、协调等方面的文件，生产现场管理记录等。工艺技术：涉及产品生产工艺流程图、操作规程、技术标准、工艺改进等方面的资料。设备管理：包括设备购置、安装、调试、维护、维修、报废等环节的文件及设备档案。安全环保：包含安全生产管理制度、应急预案、安全检查记录、环保监测报告等档案。5.产品研发类项目立项：包括新产品研发项目的立项申请、可行性研究报告、项目批复等文件。设计开发：涉及产品设计图纸、技术文档、开发过程记录等资料。测试验证：包含产品测试计划、测试报告、验证记录等相关档案。知识产权：涵盖产品专利申请、商标注册、著作权登记等方面的文件材料。6.质量管理类质量体系：包括质量管理体系文件、质量手册、程序文件、质量记录等。质量控制：涉及质量检验计划、检验报告、不合格品处理记录等资料。质量改进：包含质量改进项目计划、实施记录、效果评估等相关档案。7.人力资源类人员招聘：涵盖招聘计划、招聘信息、应聘人员简历、面试记录、录用通知等文件。培训与开发：包括培训计划、培训教材、培训记录、员工培训档案等资料。绩效管理：涉及绩效管理制度、考核指标、考核记录、绩效反馈与改进等相关档案。薪酬福利：包含薪酬体系文件、工资核算表、福利发放记录等档案。员工档案：包括员工个人基本信息、劳动合同、岗位变动记录、奖惩情况等资料。8.财务管理类财务预算：涵盖年度财务预算编制、执行情况分析、预算调整等文件。会计核算：涉及会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。资金管理：包括资金收支计划、资金调度记录、银行账户管理等相关档案。审计监督：包含内部审计计划、审计报告及相关整改记录等资料。9.市场营销类市场调研：涵盖市场调研报告、市场分析数据、竞争对手信息等文件。营销策划：包括营销活动策划方案、促销计划、广告宣传资料等资料。客户管理：涉及客户信息档案、客户关系维护记录、客户投诉处理等相关档案。销售管理：包含销售合同、销售报表、销售业绩统计等资料。10.法务合规类法律事务：包括法律咨询记录、法律纠纷处理文件、诉讼案件档案等。合规管理：涵盖合规管理制度、合规检查记录、违规行为处理等相关档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照机构分类法和编号规则进行分类、编号。2.纸质档案应进行装订、编页、编目，确保档案的整齐、规范。电子档案应进行分类存储，建立清晰的目录结构，并进行元数据著录。3.照片、录音、录像等特殊载体档案应进行编号、标注说明，并与相关纸质或电子档案建立对应关系。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。鉴定小组根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案进行综合评估，确定保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应填写档案鉴定意见书，提出销毁或继续保存的意见。（二）档案销毁1.根据档案鉴定意见书，对需要销毁的档案编制档案销毁清册，经公司/组织主管领导审批后进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案。外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位查阅档案的，应提前向档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。如需借阅档案，应按照公司/组织对外提供档案的相关规定办理手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。2.如需复印、复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅、借阅档案人员应在规定的时间内归还档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化录入工作，按照档案整理的要求，将纸质档案及电子档案的相关信息录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全与保密1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权人员访问系统。2.对系统数据进行定期备份，确保数据安全。严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息在信息化管理过程中泄露。九、监督与检查（一）监督机制公司/组织建立档案管理监督机制，由档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查和指导，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作是否符合本制度要求。2.档案管理部门与各部门之间的档案交接手续是否完备。3.档案利用工作是否规范，是否存在违规查阅、借阅、使用档案的情况。4.档案信息化管理工作是否正常