机关档案制度上墙模板

PAGE机关档案制度上墙模板一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实完整原则。确保档案内容真实、准确、完整，如实反映机关工作活动的全过程。3.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。4.安全保密原则。采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是本机关档案管理的职能部门，负责对机关档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁失去保存价值的档案。5.积极开发档案信息资源，为机关各项工作提供档案信息服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识。（二）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助综合档案室做好档案管理的相关事宜。其主要职责包括：1.负责本部门日常工作中文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门的文件材料进行分类、装订，定期移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供所需档案资料。4.协助综合档案室开展档案清查、统计等工作，如实反映本部门档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各种文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本机关下属单位报送的重要文件、资料等。4.其他与本机关工作有密切关系的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。2.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，纸张质量符合要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序装订成册，编写页码。2.科技档案按照项目、专业进行分类。对项目文件材料进行编号、编目，建立项目档案卷内目录。绘制项目图纸，编制图纸目录，与文字材料一起归档。3.会计档案按照会计年度、保管期限进行分类。对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订，填写会计档案目录。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。建立档案材料目录，对档案材料进行分类、排序、装订。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施。（二）档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，便于通风和查找。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、起止日期等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案本机关制定的法规性文件材料。本机关召开的重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.定期保管的档案本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性的往来文件材料。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（四）档案清点与检查1.综合档案室应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放有序。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性，档案装具的完好情况，库房的温湿度等环境条件等。五、档案的利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要可以查阅、借阅本机关的档案。外单位因特殊情况需要查阅本机关档案的，须经本机关分管领导批准。（二）利用手续1.本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、利用目的等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本机关档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本机关分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需摘抄、复制、拍照的，须经综合档案室同意。3.查阅、借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需带出档案室的，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。（三）利用登记综合档案室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅的日期、人员、档案名称、数量、利用目的、归还日期等信息。登记册应妥善保管，以备查考。（四）档案保密1.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。3.未经综合档案室同意，任何人不得擅自公布档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关规定和本机关档案保管期限表，结合档案的实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，确定档案的保存价值。（三）鉴定程序1.综合档案室定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。3.对确定失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经本机关分管领导批准后进行销毁。（四）销毁方法档案销毁应采用焚烧、粉碎等符合保密要求的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本机关档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等，提高图像质量。3.建立数字化档案数据库，对档案的目录信息和全文信息进行录入，实现档案信息的计算机管理。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入功能。能够录入档案的基本信息、目录信息和全文信息，支持批量录入和单个录入。2.档案检索功能。提供多种检索方式，如按年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案借阅管理功能。能够记录档案的借阅情况，包括借阅日期、借阅人员、归还日期等，实现对档案借阅的全程跟踪。4.档案统计功能。能够对档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析，生成统计报表。5.系统安全管理功能。设置用户