银行营业部档案归档制度

PAGE银行营业部档案归档制度一、总则（一）目的为加强银行营业部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行营业部各部门及全体员工在业务活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指银行营业部在办理各项业务过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、凭证、信函、录音、录像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则银行营业部的档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映银行营业部的业务活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应涵盖银行营业部业务活动的各个方面，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及银行商业秘密、客户隐私等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善银行营业部档案归档制度，并组织实施。2.集中统一管理银行营业部的各类档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等日常管理工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作，严格执行档案利用审批制度。7.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各业务部门1.指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.配合综合管理部门做好档案的整理、编目、上架等工作，提供必要的档案信息。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，在规定的范围内使用档案，并及时归还。4.负责对本部门形成的电子档案进行备份和管理，确保电子档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类业务文件，包括业务操作规程、业务审批文件、业务统计报表等。2.客户资料，如开户申请书、客户身份证明文件、客户交易记录等。3.合同协议，如借款合同、担保合同、合作协议等。4.财务资料，如会计凭证、账簿、财务报表等。5.内部管理文件，如工作计划、工作总结、规章制度等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案资料，并定期移交综合管理部门。2.档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章齐全，不得缺页、破损。3.电子档案应与纸质档案同步收集，并确保电子档案的格式规范、内容完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为业务档案、财务档案、行政档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订将零散的文件资料进行整理装订，确保文件的整齐和牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.业务类档案按照业务种类进行分类，如公司业务、个人业务（储蓄、贷款、信用卡等）、金融市场业务等。2.财务类档案按照会计科目和财务报表种类进行分类，如资产类、负债类、所有者权益类、损益类等。3.行政类档案按照文件的性质和用途进行分类，如行政管理、人力资源管理、后勤管理等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的格式。2.年度：采用公元纪年，如“20XX”。3.类别代码：根据档案分类标准，用大写字母表示，如“YW”表示业务类档案，“CW”表示财务类档案，“XZ”表示行政类档案等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用阿拉伯数字依次编号，位数根据档案数量确定。例如：2023YW001表示2023年形成的业务类档案第1号。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管凡是反映银行营业部主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如银行的重要规章制度、年度财务决算报表、重大业务项目资料等。2.定期保管定期保管的档案期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。具体保管期限根据档案类型和重要程度确定。一般业务档案保管期限为5年。财务凭证、账簿等保管期限为15年。客户开户资料、交易记录等保管期限为20年。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案保管期限表，对到期档案进行逐一审查，确定档案的存毁。2.审查档案的内容是否涉及银行的重要业务、商业秘密、法律纠纷等，以及是否还有继续保存的价值。（三）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字确认后，报银行分管领导审批。3.审批通过后，由综合管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本行员工因工作需要查阅档案的，可在综合管理部门指定的地点查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，须经银行分管领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.本行员工查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅档案时，应提交单位介绍信、查阅人身份证明文件等资料，经银行分管领导批准后，填写《档案查阅申请表》，交综合管理部门办理查阅手续。3.综合管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。（三）借阅范围1.本行员工因工作需要借阅档案的，可在规定的期限内借阅。2.外部单位因工作需要借阅档案的，须经银行分管领导批准，并办理借阅手续。（四）借阅手续1.本行员工借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案时，应提交单位介绍信、查阅人身份证明文件等资料，经银行分管领导批准后，填写《档案借阅申请表》，交综合管理部门办理借阅手续。3.综合管理部门根据借阅申请，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（五）归还要求1.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期归还，应提前向综合管理部门说明原因，并办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整、整洁，无缺页、破损、涂改等情况。3.综合管理部门在收到归还的档案后，应进行认真核对，如发现问题，应及时与借阅人联系解决。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及银行商业秘密、客户隐私等重要档案，应严格保密，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自查阅、复制、传播档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）