科技局档案工作制度

PAGE科技局档案工作制度一、总则（一）目的为加强科技局档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在科技管理和决策中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技局机关各科室、下属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则科技局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实有效原则档案内容必须真实反映科技局各项工作的实际情况，确保档案的真实性和有效性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以科技局局长为组长，各分管副局长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责研究决定档案工作中的重大事项，指导档案管理工作，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室办公室作为科技局档案管理的综合部门，负责档案工作的日常管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管、防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.负责档案信息的开发利用，编制各类档案检索工具，为科技局各项工作提供档案信息服务。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识。6.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。（三）各科室及下属事业单位职责1.各科室及下属事业单位负责本科室（单位）文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向办公室移交归档。2.各科室及下属事业单位应指定专人负责档案工作，配合办公室做好档案管理的各项工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与科技局工作相关的文件、指示、通知等。2.科技局在履行职能过程中形成的各类文件、报告、计划、总结、统计报表等。3.科技项目申报、立项、实施、验收等过程中形成的文件、资料、数据、图表等。4.科技成果鉴定、奖励申报等工作中形成的文件、证书、奖牌等。5.各类会议记录、纪要、决议等。6.干部人事档案、工资档案、财务档案等专门档案。7.其他具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应及时收集本科室（单位）工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料，保持文件材料的真实性和有效性。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类档案按年度机构（问题）保管期限进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：按照科技局内部机构设置或问题性质进行分类。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等；卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设档案库房应符合国家有关档案保管的标准要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。（二）档案装具档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，不同年度、机构（问题）、保管期限的档案应分开存放。2.档案应排列有序，按照编号顺序依次上架，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案库房温湿度符合国家标准要求。一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。5.加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源等。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等。查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅本局工作人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应向档案管理人员当面点清档案数量和状况，并在规定期限内归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应查明原因，追究借阅人的责任。（三）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）目的、归还日期等。档案利用登记应长期保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，以维护科技局档案的完整与安全，便于档案的管理和利用为原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查对每一卷档案进行详细审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保存价值。2.综合分析结合科技局的工作实际和档案的利用情况，对档案进行综合分析，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、年度、保管期限、数量等内容，并经档案管理领导小组审核批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立科技局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化档案扫描对库存档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。2.检索查询通过档案管理信息系统，实现对档案的快速检索查询，可按年度、机构（问题）、保管期限、题名、文号等多种条件进行检索。3.借阅管理在档案管理信息系统中办理档案借阅手续，记录借阅情况，实现对档案借阅的全程跟踪管理。4.统计分析利用档案管理信息系统对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理建立档案管理信息系统的安全防护机制，确保档案数