图库档案管理制度

PAGE图库档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图库档案的管理，确保图库档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及图库档案管理的部门和人员，包括但不限于设计部门、市场营销部门、项目管理部门等。（三）定义1.图库档案：指公司在业务活动中形成的，以图片、图像等形式存在的，具有保存价值的各类资料，包括但不限于产品图片、宣传图片、设计草图、摄影作品等。2.电子图库：利用电子存储设备存储的图库档案集合，通过计算机系统进行管理和查询。3.实体图库：以纸质或其他实物形式保存的图库档案集合，通常存放在专门的档案柜或存储场所。二、管理职责（一）图库档案管理部门职责1.负责制定和完善图库档案管理制度，并监督执行。2.负责图库档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管和维护等工作。3.负责建立电子图库和实体图库的索引目录，确保档案的快速检索和利用。4.负责对图库档案的借阅、使用和归还进行登记和管理，确保档案的安全。5.定期对图库档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门产生的图库档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.按照公司图库档案管理制度的要求，配合图库档案管理部门进行档案的管理和利用工作。3.在使用图库档案时，应遵守相关规定，不得擅自修改、删除或泄露档案内容。三、图库档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在产品研发、设计、生产、销售、宣传等业务活动中产生的各类图片、图像资料。2.公司参加各类展会、活动、会议等所获取的与公司相关的图片、图像资料。3.公司员工个人创作的，与公司业务相关的摄影作品、设计草图等。4.其他具有保存价值的图库档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责图库档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集到公司。2.收集的图库档案应具有真实性、完整性和准确性，不得收集虚假、篡改或不完整的档案。3.对于重要的图库档案，应同时收集相关的文字说明、背景资料等，以便更好地理解和利用档案。（三）整理原则1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.对于电子图库档案，应按照文件格式、文件名、日期等进行命名和分类，便于管理和查询。3.对于实体图库档案，应按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的索引目录。（四）整理方法1.电子图库档案的整理：将收集到的电子图片、图像资料按照分类要求进行文件夹创建和命名，然后对每个文件夹内的文件进行编号和编目，建立电子索引目录。2.实体图库档案的整理：对收集到的纸质或其他实物形式的图库档案进行分类、编号、编目，然后按照档案的类别和保管期限进行装订和存放，建立实体索引目录。四、图库档案的分类与编目（一）分类标准1.产品类：包括公司各类产品的图片、设计图纸、效果图等。2.宣传类：包括公司宣传册、海报、广告片等所使用的图片、图像资料。3.活动类：包括公司参加展会、会议、促销活动等所拍摄的图片、图像资料。4.设计类：包括公司员工的设计草图、创意作品等。5.其他类：包括上述类别以外的其他图库档案。（二）编目要求1.对分类后的图库档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。2.为每个图库档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、名称、来源、日期、内容简介、保管期限等信息。3.建立电子索引目录和实体索引目录，电子索引目录应与电子图库档案相对应，实体索引目录应与实体图库档案相对应，确保索引目录的准确性和完整性。五、图库档案存储与保管（一）存储方式1.电子存储：建立电子图库服务器，将图库档案存储在服务器上，并进行定期备份。备份存储介质应采用磁带、光盘、移动硬盘等多种形式，分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。2.实体存储：设立专门的图库档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，将实体图库档案分类存放。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全。（二）保管期限1.根据图库档案的重要性和使用频率，确定不同档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：短期：保管期限为13年，主要包括一些临时性的宣传图片、活动照片等。中期：保管期限为310年，主要包括一些一般性的产品图片、设计资料等。长期：保管期限为10年以上，主要包括公司的核心产品图片、重要的宣传资料等。2.对于超过保管期限的图库档案，应按照公司档案销毁制度的规定进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.定期对电子图库档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。检查内容包括文件的存储位置、文件名、文件格式等是否正确，是否存在数据丢失或损坏等情况。2.定期对实体图库档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和完整性。清查内容包括档案的存放位置、编号、目录等是否正确，是否存在档案丢失、损坏或霉变等情况。3.对图库档案的存储环境进行定期检查和维护，确保存储环境的温度、湿度、通风等条件符合要求。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，避免档案受到潮湿、高温、虫害等影响。六、图库档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅图库档案时，应填写《图库档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.《图库档案借阅申请表》应经部门负责人签字批准后，提交给图库档案管理部门。（二）借阅审批1.图库档案管理部门收到《图库档案借阅申请表》后，应进行审核。审核内容包括借阅申请的真实性、合理性、借阅期限是否符合规定等。2.对于重要的图库档案，借阅申请应经公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。（三）借阅登记1.图库档案管理部门根据审核批准后的《图库档案借阅申请表》，对借阅档案进行登记。登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记本上签字确认，领取借阅的档案。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的图库档案，不得擅自转借、复印、修改、删除或泄露档案内容。2.借阅人在使用图库档案时，应按照规定的用途使用，不得将档案用于其他非工作目的。3.借阅人如需对借阅的档案进行数字化处理或其他形式的复制，应事先征得图库档案管理部门的同意，并按照相关规定进行操作。（五）归还手续1.借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅的图库档案。如需延长借阅期限，应提前向图库档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。2.借阅人归还档案时，应将档案整理完好，交还给图库档案管理部门。图库档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或其他问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.图库档案管理部门在确认档案归还无误后，应在借阅登记本上注明归还日期，并注销借阅记录。七、图库档案的保密与安全（一）保密措施1.图库档案管理部门应建立严格的保密制度，对图库档案的内容、存储位置、借阅情况等进行保密。2.图库档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在工作中，应采取必要的安全措施，如设置密码、限制访问权限等，防止档案信息被非法获取。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的图库档案，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）安全管理1.图库档案管理部门应加强对图库档案存储场所的安全管理，确保档案的安全。档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，防止档案被盗、被破坏。2.定期对图库档案的存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。对于电子存储设备，应定期进行杀毒、备份等操作，防止数据丢失或被病毒感染。3.加强对图库档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。制定应急预案，针对可能出现的火灾、水灾、盗窃等突发事件，制定相应的应对措施，确保在突发事件发生时能够及时、有效地保护档案安全。八、图库档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司的业务发展和档案管理的需要，定期对图库档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、科学合理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立图库档案鉴定小组，由图库档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对图库档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁建议。（三）鉴定方法1.对图库档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.参考公司的业务发展规划、档案管理规定等，结合实际情况，确定档案是否需要继续保存。3.对于一些重要的图库档案，可组织相关专家进行评估，听取专家的意见和建议。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的图库档案，应填写《图库档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《图库档案销毁申请表》应经公司分管领导