施工资料档案管理制度

PAGE施工资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司施工资料档案管理，确保施工资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目的施工资料档案管理工作，包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（三）管理原则1.真实性原则：施工资料应如实反映工程建设的实际情况。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各项资料，不得遗漏。3.准确性原则：资料内容准确无误，数据真实可靠。4.及时性原则：随工程进度同步整理，及时归档。5.规范性原则：符合国家及行业相关标准和规范要求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善施工资料档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门的施工资料收集、整理和归档工作。3.负责施工资料档案的集中统一管理，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对施工资料档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目施工资料的收集、整理和归档工作，确保资料的完整性和准确性。2.对项目施工资料的质量负责，督促项目各部门按照规定及时完成资料的编制和移交。3.协调解决项目施工资料管理过程中出现的问题，配合档案管理部门做好档案管理工作。（三）项目各部门职责1.负责本部门职责范围内施工资料的收集、整理和保管工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.确保所提供资料的真实性、准确性和完整性，对资料的质量负责。3.配合档案管理部门和项目负责人做好施工资料的管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。三、施工资料的分类与编号（一）分类施工资料分为工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件三大类，每大类下再细分若干小类，具体分类如下：1.工程前期文件项目立项文件可行性研究报告环境影响评价报告建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证其他相关文件2.施工过程文件施工管理文件施工技术文件施工物资资料施工测量记录施工记录隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录工程质量事故处理记录其他施工过程文件3.竣工验收文件单位工程竣工验收报告工程竣工验收备案表工程质量保修书竣工图其他竣工验收文件（二）编号施工资料编号采用分类编号法，按照资料类别、年份、顺序号进行编制。编号格式如下：[资料类别代码][年份][顺序号]例如：QT2023001，表示工程前期文件类别下2023年的第1份文件。四、施工资料的收集与整理（一）收集要求1.项目各部门应指定专人负责施工资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的施工资料应真实、完整、有效，符合国家及行业相关标准和规范要求。3.对于外来文件，如设计变更通知、监理指令等，应及时签收，并进行登记和编号。（二）整理要求1.施工资料应按照分类标准进行整理，做到分类清晰、组卷合理。2.每份资料应编制目录，注明资料名称、编号、日期、编制单位等信息。3.资料应采用A4纸打印或复印，签字盖章齐全，字迹清晰。4.对于图纸资料，应折叠成A4大小，并在右下角加盖竣工图章。五、施工资料的归档与保管（一）归档要求1.项目各部门应在每月底前将当月整理好的施工资料移交档案管理部门。2.档案管理部门应按照编号顺序对施工资料进行归档，建立档案目录清单，便于查找和利用。3.归档的施工资料应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应采用光盘或移动硬盘存储，并按照档案目录进行分类存储。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、变质的档案，应及时进行修复和复制。4.施工资料档案的保管期限应按照国家及行业相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。六、施工资料的查阅与利用（一）查阅要求1.公司内部人员因工作需要查阅施工资料档案时，应填写《施工资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应按照申请表的要求提供资料，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅记录应保存至少三年。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在资料上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。如需复印或摘录资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.施工资料档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得用于与工程建设无关的目的。2.如需对外提供施工资料档案，应按照国家及公司相关规定办理审批手续，并签订保密协议，确保资料的安全和保密。3.档案管理部门应定期对施工资料档案的利用情况进行统计和分析，为公司的决策提供参考依据。七、施工资料的保密与安全（一）保密要求1.施工资料档案涉及公司的商业秘密和技术秘密，档案管理人员和查阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对于机密级以上的施工资料档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保资料的安全。3.在对外交流、合作等活动中，如需提供施工资料档案，应按照规定进行审批，并对提供的资料进行保密审查，确保资料不被泄露。（二）安全要求1.档案管理部门应加强对施工资料档案的安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保档案的安全存储和利用。2.档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等设施，并定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。3.档案管理人员应定期对档案进行备份，防止数据丢失。同时应做好档案的防病毒工作，确保电子档案的安全。4.在发生自然灾害、突发事件等紧急情况时，档案管理人员应按照应急预案的要求，及时采取措施保护档案资料的安全，并向上级主管部门报告。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各项目的施工资料档案管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅等情况。2.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司将施工资料档案管理工作纳入对各项目及部门的绩效考核体系，考核内容包括制度执行情况、资料质量、档案管理水平等